В данной статье рассматривается использование XML на примере автономной работы с документами из системы электронного документооборота (СЭД), без постоянного подключения к ней.
Для поддержки автономной работы с документами можно включать в документы определенный объем сведений из СЭД с помощью XML-части. Подобный внедренный в документ «контекст документооборота» может отображаться и изменяться при работе с документом в автономном режиме, с последующей загрузкой изменений в систему.

В чем суть

В документ MS Office добавляется XML-часть с контекстом документооборота. Содержимое XML-части может формироваться программой при выгрузке документа, а также может создаваться и изменяться клиентом в автономном режиме. При импорте документа XML-часть извлекается и удаляется. Записанные в автономном режиме действия с задачами могут импортироваться под контролем пользователя.

Содержимое XML-документа

Для автономной работы в документ MS Office может включаться контекст документооборота (КД) в виде XML-части. Он может содержать полную информацию о состоянии документа, в том числе:

• регистрационную карточку;
• контрольную карточку;
• список присоединенных файлов;
• описание маршрутов и задач;
• ход исполнения задач с комментариями участников;
• сведения обо всех упомянутых в документе участниках.

В автономном режиме в КД могут вноситься записи о действиях клиента с задачами:

• изменение состояния задачи;
• комментарии клиента к задаче;
• новые задачи с выбором исполнителей.

Контекст документооборота может быть создан не только в документе, выгруженном из СЭД, но и в первичном документе MS Office. В таком документе КД инициализируется при создании первой задачи по документу. В дальнейшем, документ может быть присоединен в качестве файла к новому или существующему документу системы.
Записанные в КД действия с задачами могут учитываться при импорте документа в систему документооборота.

Сценарии автономной работы c документами с использованием XML-файлов

Сценарий исполнения задач по документу в автономном режиме

1. Документ с присоединенным офисным файлом регистрируется, и в нем, как обычно, создаются задачи.
2. Исполнитель задачи выгружает документ из системы документооборота.
3. В выгруженный файл включается XML-часть со сведениями о документе, о задачах и обо всех участниках документа, включая исполнителей задач.
4. Далее исполнитель задачи может продолжать работу с офисным файлом в автономном режиме в среде MS Office.
5. Исполнитель вносит в документ необходимые изменения.
6. Исполнитель указывает на панели задач свое решение по задаче и сохраняет файл.
7. В результате в документ загружается новая версия файла, а также выполняются записанные в офисном файле и подтвержденные текущим пользователем действия с задачами.

Сценарий создания новых задач по документу в автономном режиме

1. Автор задач открывает или создает документ MS Office
2. Автор создает новые задачи: поручения, согласования и ознакомления, которые сохраняются в XML-части офисного документа.
3. Дальнейшие действия совершаются в клиентском приложении системы документооборота.
4. В итоге офисный файл прикрепляется к новому или существующему документу системы.
5. При загрузке файла в систему документооборота пользователь может подтвердить создание каждой новой задачи, из которых формируется маршрут движения документов.