Новая работа — это всегда страшно. Много новых знакомств, много обязанностей и очень много вопросов. А если тебя еще и резко выводят на какой-то проект, чувство растерянности только удваивается. Помочь сориентироваться на новом месте обычно помогают эйчар, наставник и линейный руководитель. Но что, если в компании не один новичок, а сразу тысяча? И все они живут в разных городах, работают в разных подразделениях и обладают разной квалификацией? Как уделить всем равное внимание? Как своевременно и подробно объяснить все правила, процессы, особенности и задачи?

Привет! Меня зовут Андрей Степанов, я руковожу проектами в IBS и выступаю лидером проекта по разработке системы цифрового онбординга в компании — системы, которая не просто существенно сократила текучесть и повысила удовлетворенность сотрудников, но и помогла нам выиграть в этом году премию HeadHunter, а также заинтересовала внешних заказчиков. Но обо всем по порядку…

С чего все начиналось

Предпосылок для создания нового продукта было много: широкая география, большая численность команды, высокие темпы роста компании. При этом процесс онбординга был выстроен неэффективно, вовлекал большое количество ресурсов — не только HR, с которым новичок был на связи с первого дня, но и руководителей/коллег из бизнес-подразделений. Плюс вся накопленная история и информация о компании были не структурированы, и общее качество адаптационных материалов от этого страдало. Сказывалось отсутствие цифрового сервиса и в том, что ни эйчар, ни руководитель не могли в моменте оценить прогресс нового сотрудника, оперативно получить обратную связь о ходе онбординга.

Очевидно, что подход нужно было менять. Так у нас возникла идея создания цифрового онбординга — автоматизированной системы, которая была бы одинаково удобна всем — новым сотрудникам, HR-партнерам, наставникам и линейным руководителям (иногда наставник и ЛР — это два разных человека). Самое первое, с чего все началось, — это изучение рынка. Не хотелось изобретать велосипед, набивать шишки, если это уже сделали за тебя. Долгая проработка и поиск внешних решений не привели к нужному результату. Изученные предложения в полном объеме наш запрос не закрывали, и было принято решение о собственной разработке. Функциональным заказчиком выступил HR-отдел IBS, он же разрабатывал всю методологию. В проектную команду вошло 13 человек: я как руководитель проекта, 6 разработчиков, 3 дизайнера, функциональный архитектор, технический архитектор и бизнес-аналитик. Вместе мы приступили к разработке системы.

При выборе платформы, на базе которой будет реализован онбординг, мы исходили из следующих факторов: доступность для сотрудника системы в первый день (это должен быть уже используемый на корпоративном уровне ресурс), а также быстрота и низкая стоимость доработки. Всем этим факторам отвечало решение «1С-Битрикс: Корпоративный портал».

Разработка велась по той же схеме, что и разработка любого крупного веб-проекта:

1. Использование трех контуров разработки: стенды разработки и тестирования, предпрод и боевой сервер.

2. Работа над каждой декомпозированной задачей — в отдельной ветке git’а.

3. Обязательный этап прохождения код-ревью — внимание к KISS, DRY и PSR-12.

4. Деплой с помощью GitLab CI.

5. Хранение данных в ORM-сущностях и выборка данных с помощью методов класса Query.

Система онбординга с точки зрения эйчара, наставника и руководителя

В основе системы лежат шаблоны адаптационных планов. Чтобы создать шаблон, мы выбираем подразделение, должность, грейд, специализацию и набираем соответствующие им задачи по адаптации. Как только на работу выходит новый сотрудник с такими параметрами, он начинает автоматически двигаться по своему адаптационному плану. Если вдруг на определенного сотрудника пока не заведен шаблон, то об этом будет тут же оповещен ответственный HR-партнер, который создаст индивидуальный план специально под сотрудника. Таким образом, мы можем быть уверены в том, что ни один человек не останется предоставленным сам себе.

Как линейный руководитель в новой системе я сразу вижу всех сотрудников, которые одновременно проходят адаптацию в моем отделе. Я могу посмотреть, какие задачи стоят у каждого конкретного сотрудника в рамках его адаптации и когда он должен их выполнить. Как и HR-партнер, я могу гибко работать с адаптационным планом: при необходимости добавлять в него любые задачи (сотруднику придет оповещение), удалять старые, актуализировать описания или подключать дополнительных респондентов для сбора обратной связи (по умолчанию в системе собирается фидбэк от линейного руководителя, HR-партнера, наставника и самого сотрудника).

На общем мониторе адаптации я также могу посмотреть статистику по всем новичкам и увидеть, например, что адаптацию в данный момент проходит 258 человек, а 35 из них находятся в «зоне риска». Чтобы разобраться, в чем дело, я могу отсортировать сотрудников по проблемам и раскрыть детальную информацию по каждому. HR-партнер, которому доступна та же информация, может встретиться с сотрудником и проговорить проблему.

Может быть, сотрудник элементарно не успевает закрыть часть адаптационных задач в связи с высокой нагрузкой у себя на проекте, и при этом мы видим по нему замечательную обратную связь, а может быть, например, он явно «не тянет» проект, и руководитель подсвечивает это в системе. Цифровой онбординг позволяет выявлять такие истории на ранней стадии и существенно снижать риски для проекта и потери сотрудников.

Благодаря системе HR-партнер, наставник и линейный руководитель могут оперативно реагировать на любые проблемные ситуации. Если, например, сотрудник не справляется с выполнением задач в срок или оставил обратную связь, требующую особого внимания, система автоматически оповещает об этом все заинтересованные стороны.

Еще один плюс: в системе можно закрывать испытательные сроки за пару кликов. В целом отличительной особенностью цифрового онбординга является то, что за счет интеграции с системами и сервисами компании весь процесс адаптации проходит бесшовно с первого дня до завершения испытательного срока. Мы закрыли вопрос всех дублирующих функций и напоминаний. Руководитель может в любой момент просмотреть предложенный сотруднику оффер, оценить прогресс по адаптации, прочитать всю обратную связь и принять решение. Дальше это решение автоматически улетает во все наши другие внутренние системы, в частности в «1С:ЗУП», чтобы сотруднику назначили положенный ДМС или провели изменения по итогам испытательного срока.

По совокупности всех реализованных возможностей для линейных руководителей, наставников и HR-партнеров система цифрового онбординга повышает эффективность адаптации, а на стратегическом уровне позволяет снизить текучесть в компании и повысить удовлетворенность и лояльность сотрудников.

Система онбординга с точки зрения нового сотрудника

Для проходящего адаптацию специалиста система также максимально удобна. На одном экране собрана вся информация по задачам в рамках адаптационного плана, контакты коллег, к которым можно обратиться за помощью, время до окончания испытательного срока и прогресс выполнения. Здесь важно отметить, что адаптационный трек персонализирован, учитывает должность, подразделение и прочие особенности нового сотрудника. Прямо в системе можно изучить всю необходимую информацию о своем дивизионе и подразделении, узнать все о корпоративной культуре компании и оценить все возможности, которые предоставляет компания.

Благодаря системе цифрового онбординга сотрудник точно знает, что ему нужно сделать, а также что и когда его ждет. Все вопросы, которые возникают у новичка в первые недели его работы, автоматически закрываются новой системой адаптации. Если какие-то вопросы все-таки возникли, их можно задать — опять же через интерфейс системы — напрямую своему руководителю, наставнику или HR-партнеру и получить оперативный ответ.

Не забыли мы и про элементы геймификации. Интерактивный кот-помощник встречает новичка в начале и остается с ним до конца испытательного срока, помогая выполнять задачи. Мурр!

Процесс адаптации похож на игру. За выполнение определенных задач, например, чтение корпоративного лендинга о компании, сотрудник получает свои первые очки, за которые в будущем можно будет получить корпоративный мерч и другие «плюшки». Кстати, про то, как была разработана наша система ачивок, мой коллега уже подробно рассказывал в другой статье.

У каждого нового сотрудника IBS теперь есть удобный рабочий дашборд, который сильно помогает в прохождении первых, всегда столь волнительных месяцев адаптации.

Настоящие и будущие успехи

Проект по разработке системы цифрового онбординга стартовал в августе 2021 года. Первую итерацию, с геймификацией и корпоративными лендингами о компании, мы выпустили уже в декабре 2021 года. Второй релиз состоялся в августе 2022 года, ровно через год после старта проекта. Тогда мы запустили всю ключевую функциональность системы, включая рабочие места линейного руководителя и наставника.

За первый год работы системы цифровой онбординг прошли более 1 500 новых сотрудников. Результаты не заставили себя ждать. Финансовые затраты IBS на онбординг снизились в 3 раза, количество увольнений на испытательном сроке сократилось с 16 до 10%, срок реального погружения в компанию уменьшился с 4 до 1 месяца, а процент новичков, довольных своей адаптацией, увеличился с 10 до 90%! Система полностью окупилась в первые 6 месяцев использования.

Когда основной блок задач был реализован, мы решили развить систему онбординга в сторону так называемой вторичной адаптации. Для компании важно оказывать правильную поддержку сотрудникам в период развития, переезда в другой регион или изменения карьерного трека. Кроме того, к вторичной адаптации мы отнесли кейсы, когда сотрудники возвращаются к работе после длительного отсутствия — например, как коллеги, которые вернулись в компанию после декрета и заново проходят этап погружения во все рабочие процессы. Функциональность вторичной адаптации сотрудников, а также некоторые доработки по итогам промышленной эксплуатации системы были собраны уже в третьем релизе.

Система оказалась настолько успешной и эффективной, что нам захотелось ей похвастаться :) В декабре 2022 года мы подали заявку на премию HeadHunter «HR-бренд» за достижения в сфере управления персоналом в номинации «Федерация», рассчитанной на проекты федерального уровня с численностью компании до 5 000 человек. Недавно были подведены итоги, и мы стали победителями премии, обойдя 12 других проектов.

На этом победное шествие нашей системы не закончилось. Отметив высокую заинтересованность рынка, в июне мы провели первые демонстрации системы потенциальным внешним заказчикам: созданное решение является готовым продуктом для быстрого внедрения в любой компании. Кажется, систему цифрового онбординга ждет большое будущее. А вы что скажете?