Привет, меня зовут Сергей Лавров, я руководитель мобильной разработки. За последние 10 лет довелось примерить много ролей: от Android- и iOS-разработчика до технического руководителя и руководителя команды, от фрилансера и стартапера до бизнесмена, «минус-миллионера» и филантропа. По роду деятельности постоянно приходилось участвовать в созвонах и встречах, фиксировать договоренности или, если никто не записывал, что-то важное забывать.
Недавно коллеги предложили попробовать MWS TeamStream. Я тогда подумал: очередной клон Zoom или простая программа записи экрана. Было совершенно непонятно, чем это поможет в работе. Чтобы разобраться, попросил организовать интервью с руководителем продукта и подробнее узнать, что это такое и в чем его ценность. С этой беседы я вышел с одной мыслью: «А что, так можно было?..» Но обо всем по порядку.
Альтернативы
Когда я руководил несколькими командами в крупной компании, календарь был расписан под завязку: ежедневные встречи в каждом подразделении, совещания по планированию и уточнению требований, согласования между руководителями, встречи с заказчиками, отчеты о статусе работ, обучение новичков, собеседования. А еще были задачи, которые требовали моего непосредственного участия. Но если все время проводить на созвонах — когда работать?
Оказалось, я не один такой. Atlassian в 2024 году опросил несколько тысяч сотрудников из разных компаний, и более 70% респондентов ответили, что большое количество встреч мешает им работать. В предыдущей статье про TeamStream приводились данные исследования 2023 года: 68% опрошенных жалуются на нехватку непрерывного времени в рабочем дне, а 30% встреч сами сотрудники считают лишними.
Еще я не любил встречи без внятной повестки, модератора и того, кто фиксирует результаты. Собрались — поговорили о разном — разошлись. Через неделю кто-то помнит одно, кто-то другое — приходится организовывать новые встречи. Текстовая расшифровка, к сожалению, есть далеко не у всех систем видеосвязи. В итоге компания платит за час работы десятка человек, но что мы с этого часа получили? Поговорили, время потратили, а результат где? Больше половины участников выходят с таких встреч с вопросом «А что дальше?». Поэтому, когда организатором был я, всегда заранее присылал повестку, модерировал обсуждение и рассылал краткий итог. Но на это уходило дополнительное время, да и во время встречи приходилось отвлекаться.
Первый год я работал по 12 часов. Потом часть задач автоматизировал, часть делегировал, от неважных созвонов отказался, некоторые вещи делал параллельно, а то, что можно смотреть в записи, смотрел на ускоренной перемотке. И постепенно начал все успевать в рабочее время, даже оставалось окно на текущие задачи. Я продолжал искать способы повысить эффективность коммуникации.
На текущей работе у нас ежедневные 30-минутные встречи, часовая еженедельная встреча по статусам, час планирования этапов работ раз в две недели, плюс видеозвонки по конкретным задачам или с заказчиками, когда это необходимо. Остальное решаем в чатах или по почте. Но я вижу, что мой руководитель, у которого таких команд несколько, и руководитель проектов весь день сидят на созвонах. Для них проблема эффективной коммуникации еще не решена.
Общаясь с руководителем продукта MWS TeamStream, я понял: большинство звонков можно перевести из синхронного режима (когда все собираются в одно время) в асинхронный. Каждый участник задает вопросы и отвечает когда удобно — поздним вечером, утром следующего дня или через несколько минут, как только появилось окно. Коллегам больше не нужно подстраиваться друг под друга: каждый смотрит видео и реагирует в своем ритме. При этом встроенный в TeamStream ИИ автоматически транскрибирует речь, выдает полную текстовую расшифровку и краткое содержание. Получателю даже необязательно смотреть видео целиком, чтобы уловить суть. Это не просто удобно, а еще и экономит драгоценное рабочее время. Дальше расскажу, как именно это работает, на конкретных примерах.
Ежедневные встречи
В обычной ежедневной встрече участвует около десяти человек (конечно, все зависит от команды, я говорю про свой опыт): разработчики iOS, Android, веб-интерфейсов и внутренней серверной части, аналитики, дизайнер, руководитель команды, руководители проекта и продукта. Даже если каждый говорит по три минуты и никто не уходит в долгие разговоры — набирается минимум полчаса. А людям свойственно уточнять, задавать вопросы, обсуждать задачи, делиться техническими подробностями. В итоге встреча растягивается на 45–50 минут, а то и на час. Конечно, сейчас найдутся коллеги, которые напишут в комментариях: «Надо выстраивать жесткие процессы, чтобы не уходить от регламента». Но, к сожалению, зрелость технических и продуктовых команд в разных компаниях разная, и сделать все идеально сразу не получится.
В TeamStream эту схему перевернули. Вместо общего созвона каждый записывает короткий видеоотчет на две-три минуты, показывая экран и себя (или просто экран со звуком, отключив камеру). Ролик попадает в общее пространство. Его смотрят руководитель разработки, руководитель продукта или проекта — да и вся команда, если интересно. Руководитель продукта TeamStream в беседе честно признался: такие отчеты они обычно не смотрят, а читают расшифровку. По тексту сразу видно, кто над чем работает, где возникли препятствия, кого с кем полезно соединить. Чтобы на встрече, допустим, разработчик серверной части не слушал про проблемы дизайнера с модальным окном или пользовательским сценарием. Все это здорово повышает эффективность.
Команда больше не тратит час на синхронную встречу. Я как руководитель за несколько минут пробегаю по расшифровкам, вижу общую картину, при необходимости организую короткий созвон или переношу обсуждение в чат. Классическая планерка перестала быть обязательной, превратившись в асинхронный обмен статусами с автоматическим кратким изложением.
Для разработчика это возможность записать отчет в перерыве между задачами и полностью сосредоточиться на работе. Для руководителей — освободить до половины своего времени, при этом держать руку на пульсе и знать, что происходит в команде.
Интеграция новичков
На прошлом месте работы мы каждый вторник набирали новых сотрудников и проводили для них общую встречу часа на два-три. Рассказывали про компанию, льготы, ДМС, службу поддержки, внутренние процедуры. Специалистам по кадрам и обучению приходилось повторять одно и то же каждую неделю. Когда сотрудник попадал в команду, с ним проводили еще одну встречу — по технологиям и проекту. Под некоторые материалы даже делали специальные курсы, но они быстро устаревали, а обновлять их забывали.
TeamStream позволяет вести введение в должность в записи. Достаточно один раз снять 10–15 коротких роликов по 5–10 минут: отдельно про компанию, льготы, ДМС, службу поддержки, разрешения, внутренние системы — каждый по своей теме. Затем все ролики собирают в одном пространстве, настраивают доступы (на всю компанию, отдел, команду или конкретных людей). Новый сотрудник может смотреть их в удобное время: хоть все в первый день, хоть по мере возникновения вопросов. Более того, можно не смотреть видео, а прочитать расшифровку. Информация подается маленькими порциями, а не обрушивается всем объемом за два часа.
Выгоды такого подхода очевидны: не тратится время тех, кто проводит интеграцию или создает специальные курсы. Достаточно один раз записать ролики и обновлять их при изменении информации или процессов. Это упрощает работу и экономит время кадровых специалистов. Новому сотруднику удобно: он в любой момент может посмотреть нужное видео и не донимать вопросами наставников, коллег и руководителей. Введение в должность перестает зависеть от расписания и становится доступным по запросу. При этом в аналитике просмотров специалисты по кадрам могут изучить, кто из новых сотрудников прошел эту процедуру и когда, и, если надо, напомнить о необходимости ее прохождения.
Инструкции и ошибки
В техподдержке и внедрении постоянно требуются инструкции для пользователей и инженеров. Обычно для этого делают снимки экрана с подписями: «нажми сюда», «перейди туда». ��ыходит новая версия — и часть инструкций устаревает. Снимки и описания множатся, все путаются. А если за инструкции отвечает отдельный сотрудник (технический писатель), любое обновление нужно планировать заранее. В итоге инструкции почти всегда неактуальны.
В TeamStream на каждый сценарий можно записать короткую видеоинструкцию (запись экрана со звуком) на 3–5 минут и положить в нужное пространство или папку. Доступ к папке открывается для всех (можно сделать публичной) или для группы пользователей. Если что-то меняется, видео легко обновить — не нужно переписывать тексты и переделывать снимки экрана. В итоге пользователи оперативно получают актуальные видеоролики или читают расшифровку — кому как удобнее.
Отдельная история — с ошибками. По названию или описанию ошибки часто непонятно, в чем дело. Особенно когда у всех ошибок одинаковый приоритет, скажем, «средний», и их не одна-две. Требуется время, чтобы посмотреть все приложенные к ней записи работы программ, снимки экрана и так далее. Если вы видели ошибки с названиями «Не работает <любой функционал>» или вообще «Ничего не работает» — вы понимаете, о чем я. Особенно остро это чувствуется при планировании, когда нужно оценить задачи и выбрать, что брать в следующий этап работ.
TeamStream упрощает процесс. Специалист по проверке качества записывает экран с воспроизведением ошибки и прикрепляет ссылку к задаче в Jira или любой другой системе отслеживания задач. Тот, кто работает с ошибкой, бегло просматривает краткое содержание или, если нужно, открывает видео на нужном временном отрезке. Не нужно созваниваться с автором, перечитывать длинные переписки. За несколько секунд можно оценить серьезность проблемы и решить, включать ли это в план работ. А разработчику сразу понятен контекст, и исправить ошибку проще.
А если соединить инструкции и ошибки, то что получится? Правильно — служба поддержки. Раньше нужно было в переписке отвечать на вопросы оператора, и в процессе легко можно было отвлечься и потерять контекст общения. А если оператор менялся, приходилось объяснять все заново.
Как теперь в TeamStream? Думаю, уже догадались. Пользователь записывает видео и отправляет его в поддержку. На другой стороне оператор читает краткое содержание или смотрит видео, а затем записывает свое видео с инструкциями и отправляет его пользователю. Тот смотрит и решает проблему. Все счастливы.
В итоге инструкции, ошибки и заявки в поддержке становятся проще, быстрее и понятнее. И все укладывается в простой алгоритм из двух действий: записал видео — отправил; получил видео — прочитал краткое содержание или посмотрел по временным меткам. Это серьезно сокращает количество созвонов и долгих переписок.
Руководство
Снова вспомню работу на одном из прошлых мест. До некоторых руководителей было почти не достучаться: календарь расписан на месяц, письмо тонет в потоке прочих сообщений и, скорее всего, останется непрочитанным. Приходилось изобретать способы выйти на контакт: передавать через помощников, ловить в лифте, привлекать внимание через непосредственного руководителя, поднимать вопрос на общих встречах. В крайних случаях даже использовать запрещенное «обращение через голову» — чтобы более высокий руководитель спустил задачу нужному человеку. Но даже с такими хитростями согласования могли растягиваться на недели.
Был бы тогда TeamStream — проблема решилась бы проще. Вместо длинного письма записываешь короткое видео на пару минут: представляешься, описываешь проблему или вопрос, который нужно согласовать. Отправляешь ссылку руководителю. Обычные письма часто игнорируют, а на ссылку с видео отвечают почти всегда. Видео быстрее посмотреть (или пробежаться по расшифровке), чем вчитываться в длинное послание. К тому же видно лицо, контекст — проще оценить срочность и приоритет. Для меня как руководителя разработки это серьезное ускорение получения согласований без бесконечных напоминаний и погони за начальством.
Возможности
Мы разобрали основные примеры, и стал понятен общий принцип. А какие еще возможности предлагает TeamStream?
Пространства, доступы, папки. Можно создать пространство «Инструкции» или «Демонстрация» и добавлять участников по электронной почте. В это пространство загружаются ролики (приглашенные тоже могут добавлять видео). Ролики видны только тем, у кого есть доступ. Можно сделать отдельное пространство под каждый проект, для своего отдела или всей организации. Внутри создается иерархия папок и настраиваются права: кто может загружать видео, а кто только смотреть. Если нужно поделиться набором инструкций или курсов, создается публичная папка — ссылку можно отправить кому угодно, авторизация не требуется, все работает как обычное файловое хранилище.
Аналитика, уведомления, комментарии. Очень удобно отслеживать, кто и когда смотрел видео, с компьютера или с телефона. Можно подключить оповещения и сразу узнавать, кто первым открыл ролик, кто оставил комментарий или добавил видео в свое пространство.
Поиск. Одна из самых полезных функций — поиск не только по названию или автору, но и по текстовой расшифровке и краткому содержанию. По ключевому слову или фразе находится нужная документация, статусы, описание ошибки, записи с ежедневных встреч, показы возможностей и так далее. При переходе по результату поиска сразу попадаешь на нужное место в видео. Существенно экономит время и помогает быстро вспомнить контекст.
Краткое содержание, расшифровка, временные коды. Об этом уже писал выше, но расскажу подробнее. У каждого видео есть краткое содержание из нескольких предложений для быстрого ознакомления и полная расшифровка с временными метками. Нажатие на метку — и видео переходит на этот момент. Текст из расшифровки или краткого содержания можно скопировать и использовать в отчете, заявке или документации.
Программа для настольного компьютера, веб-версия. Если нужно записывать экран не из браузера и показывать лицо (например, в продажах или презентациях), используется программа для ПК. Но в большинстве случаев достаточно веб-версии: запись экрана, вкладки и камеры отображаются прямо в браузере.
В итоге: пространства с папками и доступами создают порядок, аналитика и уведомления помогают контролировать процессы, поиск по расшифровкам текста дает быстрый доступ к информации, а краткое содержание и временные коды позволяют не смотреть видео целиком. Вместе эти возможности превращают кучу разрозненных записей в удобную библиотеку для работы и экономии времени.
Баланс
TeamStream — это не отмена встреч, а способ избавиться от рутины и сосредоточиться на главном. Рутину переводим из синхронного формата в асинхронный, важные видеозвонки и живые встречи оставляем как есть.
Внутри TeamStream измерили эффект от внедрения этого продукта: видеозвонки не исчезли совсем, но сократились на 30–35%. Для меня это и есть баланс: меньше шума, больше времени на работу и живое общение по действительно важным вопросам.
Подытожу по разобранным примерам:
ежедневные встречи — асинхронные отчеты вместо часового видеозвонка, руководитель читает краткое содержание;
интеграция новичков — 10–15 актуальных роликов, новичок смотрит когда удобно;
инструкции — актуальные записи экрана со звуком вместо горы снимков экрана и простыней текста;
ошибки — видео с воспроизведением плюс краткое содержание и временные коды для быстрой оценки;
руководству — короткое видео вместо длинного письма, выше шанс получить ответ;
служба поддержки — обмен видео вместо многочасовой переписки.
Уверен, применение можно найти и в других сценариях: запись курсов, презентации, демонстрации продуктов. Описанные примеры помогают понять всю мощь TeamStream. Я рад, что мое первое впечатление оказалось ошибочным. После выхода статьи пойду с ней к своему руководителю и нашему руководителю проекта — у них сейчас точно больше описанной боли, чем у меня. Если узнали себя в этих примерах — попробуйте, как это впишется в ваши рабочие процессы.
