Клиент тщательно выбирал систему, но забыл подготовить инфраструктуру в организации. Разберем ошибку, последствия и как этого избежать.

Как все начиналось

Директор производственного филиала строительной компании устает терпеть беспорядок во внутренних процессах. У компании есть заводы, склады и центральный офис, но единой системы документооборота не существует. Бухгалтерия работает в 1С, задачи теряются в почте, отчеты хранятся в Excel на разных компьютерах.

При запуске нескольких проектов одновременно исчезает контроль, срываются сроки, ответственные не могут найти нужные документы, информация рассыпается по папкам и перепискам. Директор решает внедрить систему документооборота. Руководство покупает локальную версию системы Directum Lite и ставит ИТ-специалисту задачу: внедрить СЭД со сроком «вчера».

Ошибка первая: не советуются с ИТ-специалистом по выбору ПО и готовности инфраструктуры к установке системы в компании

Внедрение Directum началось с установки ПО на сервер

Данные должны храниться внутри корпоративного контура. В компании решают подготовить инфраструктуру самостоятельно, без помощи от вендора. Опыта работы с подобными задачами у ответственного нет.

Первый сбой

Через 3 дня после внедрения системы сгорает сервер. Почему это случилось – нам не удалось выяснить. Но работы по запуску СЭД пришлось отложить до поставки нового оборудования.

Через 2 месяца привозят новый сервер, еще через 3 — кое-какие данные удается восстановить. В сумме проходит 5 месяцев.

Чтобы ускорить установку ПО, в строительной компании заказывают настройку системы специалистами вендора. И, наконец, устанавливают СЭД на сервер за несколько дней.

Второй сбой

Система налажена, пора запускать процессы. Но спустя некоторое время в здании пропадает электричество. Скачок напряжения выводит из строя SSD-диски на сервере. Данные недоступны, работа останавливается еще даже не начавшись.

Ошибка вторая: в компании восстанавливают систему, но не делают выводы об инфраструктуре. Не покупают резервный источник питания, не увеличивают количество серверов, не распределяют их в разных офисах и не обеспечивают отказоустойчивость.

Третий сбой

Система заработала, но история повторяется. Еще один скачок напряжения и SSD-диски снова выходят из строя. ИТ-специалист своими силами заново разворачивает систему: установка, настройка, наполнение данными.

Итог

Из-за того, что не были приняты меры по защите от перебоев в электропитании и налаживанию серверной инфраструктуры, компания тратит два года на установку ПО. 730 дней — на поиск проблем и причин сбоя, восстановление потерянных данных, циклическую установку одной и той же системы и изучение технической документации.

Через полгода заказчик перестает выходить на связь. Организации так и не удалось быстро наладить документооборот.

Как избежать повтора ошибок

«Первое правило бойцовского клуба»: проверьте инфраструктуру до запуска системы.

Защитите серверное оборудование от скачков напряжения 

Установите источник бесперебойного питания и настройте корректное завершение работы системы в случае потери электроэнергии. Это нивелирует перепады напряжения и продлит жизнь оборудования.

Настройте резервное копирование

Регулярно делайте бэкапы базы данных, файлового хранилища конфигурационных файлов системы. В случае сбоя вы восстановите систему из копии вместо настройки с нуля. Это дешевле и быстрее, чем повторная установка и наполнение системы данными.

Исключите единые точки отказа 

В продуктивной среде не должно быть узлов системы в единственном экземпляре. Дополнительный сервер повысит отказоустойчивость. Если один выйдет из строя, второй поддержит работу.

Используйте надежное оборудование 

Купите специализированное серверное оборудование. Например, накопители и качественные блоки питания. При скачке напряжения блок питания принимает удар на себя, защищая диски.

Экономия на аппаратной части приведет к расходам на замену оборудования. Это займет время и спровоцирует риски простоя бизнеса: работа встанет, а убытки возрастут.

Проверьте линию электропитания 

Убедитесь, что серверное оборудование подключено к стабильной линии питания. При необходимости установите стабилизаторы, чтобы минимизировать силу скачков. Так оборудование не пострадает из-за проблем с электросетью здания.

Вместо вывода

Инфраструктура невидима, пока не сломается. Но когда это случается — бизнес останавливается. Внедрение ПО начинается не с покупки лицензии, а с подготовки «железа». Такую безопасность создают квалифицированные инженеры. Инвестируйте в инфраструктуру и обучение специалистов до старта работ по внедрению СЭД.