Не испытываете радости от взаимодействия с эйчарами? Они тоже от всего этого не в восторге: по данным опроса Happy HR Report, треть из них находится в состоянии выгорания или близком к нему. «Меня засосала опасная рутина» — уже практически девиз специалистов по найму. Почти половина из них жалуется на постоянный аврал, отсутствие стратегии и смысла в деятельности, недостаток ресурсов для выполнения задач.
Привет, Хабр! Я — Настя Антоненко, менеджер продукта ITSM 365 по направлению HR-tech. Рассказываю, почему компаниям нельзя игнорировать выгорание эйчаров и как их разгрузить с помощью автоматизации подбора и адаптации.
Выгорание у HR — мировая тенденция
Согласно данным сервиса Perkbox, HR возглавляет список профессий с наибольшим уровнем стресса. По уровню напряжения они опережают IT-специалистов, менеджеров по продажам и юристов.
Каждый день HR-специалисты сталкиваются с давлением сроков, высокой неопределенностью в работе и необходимостью распыляться на несколько задач сразу. Еще в исследовании от 21 года почти 98% опрошенных считали, что обязанностей стало больше. Уже тогда кроме непосредственно найма, нужно было разбираться в IT, финансах, знать юридические нюансы и уметь продавать. При этом огромную часть времени отнимают рутинные задачи: копирование данных, согласования, бесконечные переписки.
Выгорание вредит не только самим эйчарам: 79% опрошенных отмечают, что тревога сказывается на качестве их работы. «Сгоревший» рекрутер не может тщательно проводить собеседования, а уставший специалист по адаптации не будет вовлеченно помогать новичкам. Срок найма растягивается, важные задачи теряются, команда не развивается, а HR живет под постоянным давлением.
Автоматизация подбора и адаптации помогает уменьшить текучку и сохранить производительность сотрудников. Сравним, как выглядит работа HR-специалиста без IT-инструментов и как меняется, если система берет на себя часть задач.
Подбор без автоматизации: путь к текучке и потере эффективности
От скорости и качества работы рекрутера зависит, пополнится ли компания достойными кандидатами и удастся ли сэкономить на этом дорогостоящем процессе.
Беспорядок при ручном поиске и сборе кандидатов
У HR-специалиста нет единой базы с информацией по вакансии и соискателям. Чтобы просмотреть отклики, ему приходится открывать кучу вкладок и держать детали в голове.
Даже с одной открытой вакансией рекрутеру сложно запомнить информацию. Если открытых вакансий несколько, процесс подбора превращается в беспорядок и бесконечный поток задач. Найм растягивается, шанс упустить талантливого сотрудника становится выше.
Потери кандидатов, денег и эффективности
Чаще всего коммуникация между заказчиком и рекрутером проходит в мессенджерах или по электронной почте. Чтобы вспомнить детали по каждому кандидату, HR-специалисту приходится открывать переписку и вновь выгружать резюме. Если кандидатов сотни, перебирание сообщений отнимает значительную часть рабочего дня.
За это время часть кандидатов отсеивается, а бизнес теряет деньги — сотрудник уже мог начать процесс онбординга и раньше приступить к работе.
Отсутствие прозрачной аналитики и рост текучки
Из-за множества рутинных процессов рекрутер тонет в задачах. Ему важно видеть аналитику, чтобы корректировать воронку подбора, но на сбор данных времени нет. Без статистики процессы не улучшаются — команда находится в режиме реактивного реагирования, а не проактивного развития.
Рекрутер делает максимум, но его старания не влияют на результат. Это усиливает беспомощность и снижает его мотивацию.
Адаптация без автоматизации: стресс и ручной контроль
Чем быстрее пройдет адаптация, тем лучше: новые сотрудники быстро вольются в работу, и производительность компании будет расти. Но процесс часто затягивается.
Долгая адаптация
Специалист по адаптации выдает новичку общую информацию о процессе и закрепляет за ним наставника. Но помимо помощи новичку у наставника есть и свои рабочие обязанности, из-за этого он может попросту забывать, что за чем идет у его подопечного и в какие сроки нужно выполнить определенные действия. Адаптация проходит дольше и обходится компании дороже.
Если у специалиста по адаптации несколько новичков, то нагрузка становится больше. Скорость работы снижается: новички ждут информации часами или даже днями, а компания продолжает терять доход.
Сложности в оценке
Когда у HR-специалиста нет единой системы для отчетности по адаптации, приходится вручную собирать обратную связь по мессенджерам и чатам. Это приводит к потере важных деталей и просрочкам по отдельным этапам ввода в должность.
Многие ценные специалисты задумаются, нужна ли им компания, где все пошло не так с самого начала. С другой стороны растет риск пропустить мимо глаз, что в реальной рабочей обстановке кандидат не слишком успешно справляется даже с облегченным, адаптационным вариантом задач. В итоге бизнес будет терять ценные кадры и оставлять посредственные.
Автоматизация: меньше рутины и беспорядка
Внедрение одной платформы ITSM 365.HR решает сразу две большие задачи: облегчает подбор персонала и адаптацию. Показываем, как это происходит.
1. Сокращение рутины и контроль сроков
В системе есть ряд функций и инструментов, которые снимают избыточную нагрузку и ускоряют рабочие процессы.
Автоматическая загрузка откликов и парсинг резюме
Система автоматически собирает отклики на вакансии, размещенные на hh.ru. Для HeadHunter, Авито, SuperJob доступен автоматический сбор резюме через расширение для браузера — без ручного копирования и переноса данных. Резюме с LinkedIn и «Хабр Карьеры» подгружаются в систему вручную, но файл распарсится по полям в карточках кандидатов автоматически.
Чтобы посмотреть отклики и резюме на вакансии, HR-специалисту не нужно каждый раз заходить на разные площадки — вся информация сохраняется в карточке вакансии. Скоро появится возможность публиковать вакансии на hh.ru прямо из системы, и переключений между окнами станет еще меньше.
Единая база кандидатов
Система хранит всю информацию о кандидатах: контакты, резюме, фотографию, ссылки на соцсети, согласие на обработку данных. Если специалиста уже рассматривали на другую вакансию, в базе сохранится и история рассмотрений. При следующем подборе рекрутеру не придется начинать поиски сначала. Достаточно зайти в базу кандидатов и просмотреть резюме кандидатов, потенциально полезных компании.
В последнем релизе продукта добавили удобный поиск по базе: теперь можно искать кандидатов по ключевым словам в названии компании, навыкам, опыте, а также номеру телефона и ФИО. Гибкий поиск позволяет экономить время на ручном переборе анкет и сокращать затраты на привлечение новых кандидатов из внешних источников.
Запуск и контроль вывода на работу нового сотрудника
При совместной покупке продуктов ITSM 365.HR и ITSM 365.Support после принятия оффера кандидатом HR-специалист может запустить цепочку заявок в другие отделы, чтобы подготовить рабочее место, выдать доступы или оформить документы. Такой подход экономит время: рекрутеру не нужно писать в каждый отдел и переживать, что упустил важное.
Уведомления и напоминания
Оповещения помогут не пропустить важное. Система напомнит о приближающихся дедлайнах, сообщит о новых откликах на вакансию, добавлении комментариев, назначенных согласованиях, смене статуса вакансии, а также предупредит о начале и завершении этапов адаптации новичка.
HR-специалистам не придется запоминать даты и постоянно пинговать всех участников процесса подбора. Вместо этого они могут сосредоточиться на детальном рассмотрении резюме или проведении собеседований.
2. Готовая аналитика без ручного сбора и десятка таблиц
Без аналитики сложно определить слабые места в подборе сотрудников и понять, как их улучшить. Внедрение ITSM 365.HR помогает специалистам видеть общую картину и влиять на результат работы.
Контроль сроков
При создании вакансии можно указать SLA для каждого этапа отбора и время на закрытие вакансии. Эти показатели измеряются как количество дней, оставшихся до дедлайна, или количество дней, на которые срок был превышен.
В системе видно, где происходит задержки и «застревают» кандидаты. На основе данных рекрутер может быстро поправить ситуацию. Например, если задержка на этапе согласования, HR-специалист может подключить других ЛПР.
Наглядные дашборды
Визуальные отчеты показывают информацию по кандидатам и работе сотрудников в виде таблиц, диаграмм и списков. Дашборды помогают рекрутеру понять, где возникают сложности и что с ними делать.
Сколько времени в среднем занимает каждый этап подбора
Сколько кандидатов на разных этапах в разных воронках
Какой процент откликов принят к рассмотрению, а сколько было отклонено
Много ли кандидатов из представленных к рассмотрению одобряют заказчики и какое количество из них в итоге принимает оффер и проходит испытательный срок
Выше — лишь часть доступных срезов для рекрутеров и руководителей команды подбора. Подробнее о системе аналитики — в нашей статье на Хабре.
Специалисту по адаптации дашборд покажет, сколько задач осталось выполнить и какие задачи просрочены. Так сразу видно, кто из новичков отстает — можно вовремя среагировать на проблему и исправить ситуацию. Это возвращает чувство контроля и уверенность в своих силах.
3. Прозрачная коммуникация между рекрутерами, менеджерами и наставниками
Коммуникация между отделами и сотрудниками происходит в единой системе. HR-специалистам не нужно каждый раз открывать чаты и постоянно проверять электронную почту: следить за происходящим можно в режиме одного окна.
В системе отображаются заявки на подбор, здесь же рекрутер видит решения заказчика или руководителя по кандидатам. HR-специалист может отправить уведомления о собеседовании сразу двум сторонам и составить заявки в смежные отделы для оформления сотрудника.
Любые обсуждения можно вести в комментариях к проекту адаптации, отдельным задачам на адаптацию, заявкам на подбор, карточках вакансий, кандидатов или резюме — достаточно тегнуть того, кому предназначается комментарий, и он получит оповещение. Ответить можно как через систему, так и по почте — ответ будет добавлен в комментарии.
Меньше текучки и стресса — выше производительность
Система автоматизации рекрутинга и адаптации не заменит HR-специалистов, но поможет сфокусироваться на главном, быстрее нанимать подходящих кандидатов и контролировать процесс адаптации.
Если хотите улучшить результаты работы HR-команд, ознакомьтесь с возможностями ITSM 365.HR. Вы можете обратиться с вопросами через форму заявки на сайте или по почте — cs@itsm365.com
