Привет, Хабр! Меня зовут Ирина, я работаю администратором команды в Directum. Одна из моих задач — помогать руководителю подразделения готовить квартальную отчетность: я собираю метрики по «здоровью» рабочих процессов и актуализирую статусы по выполнению целей.
За время работы я заметила, что о стратегии часто вспоминают лишь перед отчетами. В начале года/квартала все заряжены на результат, но стоит начаться «текучке» — задачам, дедлайнам, совещаниям, — как основной курс отходит на второй план.
В итоге к концу периода понимаешь: бежали быстро, но не в ту сторону. Думаю, эта история знакома многим компаниям. Проблема — в отсутствии мостика между глобальными целями и ежедневными задачами.
Расскажу, почему важно выстроить системную работу, и покажу, как это работает на практике на примере Directum Projects.
Как мы связали цели с задачами
Обычно наша компания ставит несколько стратегических целей, мне необходимо отслеживать ход работ по каждой из них. Понимать, что происходит, нужно не в момент отчетов, а в процессе, чтобы цели не выпадали из внимания.
Одна из глобальных задач Directum — увеличить количество продаж наших цифровых продуктов через новых бизнес-заказчиков. Наше подразделение продвигает программное обеспечение в ИТ-сегменте, а моя задача как администратора — организовать процесс, например, назначить пять встреч с потенциальными клиентами.
Я убедилась: сама по себе стратегия не работает. Работают проекты, которые я могу «потрогать» и отследить. Для целей, которые требуют четкого последовательного плана действий, я использую инструмент планирования проектов — диаграмму Ганта. В ней я указываю все работы по шагам: найти релевантные для нас компании, получить согласие через ответственного менеджера, провести встречу, зафиксировать результат, запланировать дальнейшие действия.
По каждому этапу я назначаю сроки и ответственных: система сама отправляет задачи сотрудникам со всей необходимой информацией. Так я уверена, что никто ничего не забудет, а если возникнут проблемы, то мы узнаем о них сразу, как только кто-то не выполнит свое задание в срок.
При этом есть задачи, по которым построить четкий план сложно. Например, чтобы заинтересовать клиента и заключить сделку, требуется обновить ценностное предложение. Такими задачами я управляю на «Agile-доске». Создаю родительский тикет, дроблю его на подзадачи, распределяю по этапам, контролирую статус, вношу правки и запускаю новые действия.
Подходы к реализации могут отличаться, но важно, чтобы и классическая, и гибкая методологии жили в одной системе.
В условиях высокой неопределенности планы могут быстро меняться. То, что казалось приоритетным в январе, к марту может потерять актуальность, и нам нужно быстро реагировать. В системе я вижу план-график загрузки сотрудников. Прежде чем назначить новые задачи, я проверяю свободное время менеджеров. Это помогает избегать переноса сроков из-за перегруза команды и реалистично планировать мощности под стратегические цели. При необходимости я могу быстро изменить приоритеты, перераспределить ресурсы между проектами или скорректировать сроки. История изменений сохраняется, поэтому всегда понятно, почему план поменялся.
Чтобы экономить время и сохранять контекст (даже если кто-то из команды уходит в отпуск), в Directum Projects есть единое информационное пространство вместо электронной почты. Вся история проекта живет внутри: файлы, обсуждения, согласования — все прикреплено к проекту. Уведомления приходят автоматически, поэтому никто не пропускает важные изменения.
Возвращаюсь к моей основной задаче — отчетам. Мне не приходится тратить много времени и сил на сбор данных и ведение таблиц в Excel. Система автоматически считает процент выполнения этапов и отклонения от плана.
Результат — прозрачность и фокус на главном
Directum Projects стал для меня тем самым мостом между стратегией и реальными делами. Это гарантия того, что отчеты будут точными, процессы — прозрачными, а ключевые цели воплотятся в действия, а не останутся на бумаге.
Для руководства — это «приборная панель», где видно реальное состояние дел.
Для команды — это понятный список задач, где каждый видит смысл своей работы.
Важно понимать: система не руководит людьми вместо меня, но дает инструменты для эффективного управления процессами. Когда цели каскадируются в проекты в единой среде, компания не теряет фокус. И главное — связь между целями бизнеса и повседневной работой становится видимой для всех.
А как вы отслеживаете стратегические цели в своей компании?
