Компания заключает договор на поставку. Согласование прошло быстро, документ подписали и отправили контрагенту. Через 3 месяца выясняется, что подписант действовал по доверенности с истекшим сроком. Организация оказалась в ситуации, когда формально у поставщика нет обязательств: товар может не поступить, а аванс — не вернуться. В статье найдете чек-лист для юриста: что нужно проверить перед подписанием договора, чтобы не сорвать сделку.
Какие риски для компании есть в договорной работе
Во многих компаниях договоры проверяют вручную и разрозненно. Юрист смотрит текст, служба безопасности запрашивает данные по контрагенту, а полномочия подписанта никто системно не контролирует. Из-за этого сделки затягиваются, а проблемы замечают слишком поздно.
Как держать риски под контролем
Каждый из этих рисков можно предотвратить, если выстроить проверку как единый процесс. Юристы и договорные специалисты уже делают это частично: смотрят текст, уточняют данные по контрагенту, проверяют, кто подписывает документ. Проблема возникает, когда эти действия выполняются разрозненно или одно из них выпадает из процесса. К убыткам, спорам и затянутому согласованию также приводят:
рутина вместо анализа и экспертизы;
ручной ввод одних и тех же данных по контрагентам и договорам;
поиск документов в разных источниках и поступление документов из разных каналов: по почте, через мессенджеры, на бумаге;
отсутствие шаблонов и единого порядка подготовки и согласования договоров.
Системы для комплексного управления договорной работой помогают собрать ключевые проверки в одном процессе, не дают пропустить обязательные шаги и указывают на слабые места до подписания контракта. Когда все этапы работы с договором собраны в один маршрут, юристу проще держать ситуацию под контролем. Многие используют для решения таких задач специализированные сервисы, которые все делают автоматически, например, Directum СЭД+ но есть и бесплатные способы.
Чек-лист перед подписанием договора
Перед тем как отправить договор на согласование, инициатору или юристу нужно проверить 3 важных блока. Если есть сомнения по какому-либо из пунктов, стоит тщательнее пересмотреть документ.
1. С кем подписываем
Перед подписанием договора оцениваем самого контрагента: остается ли он надежным партнером на момент сделки. Для этого стоит обратить внимание на некоторые аспекты.
Благонадежность контрагента. Убедитесь, что у компании нет финансовых или юридических проблем и признаков фирмы-однодневки.
Актуальность проверки. Нельзя допустить подписания договора с контрагентом, который не прошел проверку или потерял статус надежного партнера по истечению времени.
Изменения показателей. Важно вовремя реагировать на события, которые могут повлиять на исполнение договора: смену директора, признаки банкротства, ухудшение финансовых показателей, и др.
Как это работает в Directum СЭД+
Система интегрируется с сервисом Контур.Фокус. Достаточно указать ИНН, ОГРН или название компании, и система автоматически загрузит данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, экспресс-отчет о рисках и сведения о финансовом состоянии.
Если аккредитация контрагента не проводилась или срок ее действия истекает, система сама отправит задание ответственному сотруднику.
Directum СЭД+ контролирует около сотни маркеров риска. При настройке автоматического мониторинга изменений система сама уведомит ответственных сотрудников о новых угрозах.
2. Кто подписывает
Договор, подписанный человеком без актуальной доверенности, могут признать недействительным. Это касается обеих сторон.
Полномочия представителей. Чтобы исключить риск спора, убедитесь, что представитель контрагента действует в рамках своих прав и не превышает их.
Срок действия доверенности. На дату подписания документа представитель должен быть вправе действовать от имени компании. Если срок истек, полномочия представителя прекращаются.
Право подписи. Сотрудник не сможет подписать договор на сумму больше той, что определена его полномочиями. Это помогает защитить компанию от превышения лимитов.
Как это работает в Directum СЭД+
Если из сервиса обмена поступают документы, подписанные по МЧД, в системе автоматически создается карточка доверенности. При интеграции с Контур.Доверенность в ней видны ФИО представителя, сроки действия, статус в реестре ФНС и ограничения полномочий.
3. Что подписываем
Даже если контрагент надежен, а подписант уполномочен, ошибка в самом договоре может привести к финансовым потерям, штрафам или судебным спорам. Перед подписанием важно проверить сам документ.
Текст договора. Документ должен соответствовать корпоративным шаблонам и внутренним регламентам.
Реквизиты. Точные данные исключают проблемы с платежами и налоговой отчетностью.
Изменения в документе. Важно убедиться, что партнер не изменил сроки, суммы или зоны ответственности.
Рискованные формулировки. К ним относятся слишком жесткие санкции для одной из сторон. Например, ответственность покупателя за нарушение сроков оплаты кратно превышает выплаты пени от поставщика в случае задержки товара.
Как это работает в Directum СЭД+
В систему встроены ИИ-инструменты, которые извлекают данные из текста и заполняет карточку документа: содержание, номер, дату, реквизиты контрагентов, сведения о подписантах.
Когда договор возвращается от контрагента с правками, ИИ подсвечивает все изменения, даже если форматы файлов различаются. Удаленный, замененный и добавленный текст выделяются разными цветами, поэтому юристу не нужно перечитывать документ целиком и вручную сравнивать многостраничные договоры, включая их версии.
ИИ-сервисы Directum СЭД+ проверяют наличие обязательных реквизитов, находят рискованные формулировки, несоответствия нормативным актам и предлагают корректные варианты. Юрист получает размеченный документ и фокусируется на спорных моментах. Это помогает избежать штрафов и судебных разбирательств.
Заключение
Когда проверка контрагента, полномочий подписанта и текста договора работает в одном процессе, компания получает единый инструмент для юристов и сотрудников, которые отвечают за договорную работу.
Риски выявляются заранее. Компания видит рискованные формулировки, просроченные доверенности, ограничения по полномочиям и изменения по контрагенту до того, как они приведут к убыткам. Это помогает избежать признания сделок недействительными, штрафов и споров.
Согласование ускоряется. Юристам и договорным специалистам не нужно тратить время на ручную проверку и поиск данных в разных источниках. Типовые договоры проходят согласование быстрее, а сотрудники могут сосредоточиться на сложных случаях. За счет этого сокращается цикл сделки.
Быстрая реакция на изменения. Если у контрагента меняется статус или происходят другие значимые события, система сообщает об этом сразу. У бизнеса появляется возможность вовремя отреагировать, а не разбираться с последствиями постфактум.
История проверок сохраняется. Авторство решений, сроки и результаты зафиксированы в системе. При проверке ФНС или внутреннем аудите не нужно восстанавливать картину из почты, чатов и личных файлов — всё уже собрано в одном месте.
Проверка текста договора, контроль полномочий подписантов и мониторинг контрагентов — 3 базовых уровня защиты, которые должны работать вместе. Многие компании уже выстроили эти процессы по отдельности. Но если эти действия не связаны между собой, легко пропустить важный шаг. Directum СЭД+ помогает контролировать риски, объединяет этапы проверки в одной системе, держит в поле зрения шаги, от которых зависит безопасность сделки.
