Привет, Хабр! На связи Лена, аналитик Directum Projects. Сегодняшние экономические условия тихо (или уже громко) шепчут: «Пора сокращать расходы». И вот уже финансовый директор режет бюджеты на подписки, корпоративные сервисы, командировки и обучение. Пересматриваются закупки и оптимизируется штат.

Проходит полгода, и издержки снова начинают расти. Знакомо?

Дело в том, что самые значительные (и незаметные) потери возникают не на производстве и не в ИТ. Они скрываются в невыстроенной системе управления проектами.

Например:

  • руководитель готовит очередной отчет вручную;

  • несколько экспертов смотрят один и тот же проектный артефакт;

  • документ согласуется две недели, хотя его чтение занимает двадцать минут;

  • сотрудник третий раз правит один и тот же файл после замечаний;

  • руководитель проекта собирает статус по четырем системам и трем чатам;

  • специалист включается в работу слишком поздно, потому что никто заранее не увидел его загрузку.

Каждая из этих проблем кажется мелочью. Но посчитайте итоговую сумму. Вы будете удивлены.

Вот мой личный топ, куда утекают время и деньги на проекте

Переделки

 

«Всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу как надо, но на то, чтобы ее переделать, время находится», — закон Мескимена.

Никто специально не планирует переделывать документы по 3 раза. И тем не менее большинство из них проходят классический цикл от создания до итогового согласования не по одному разу. Иногда семь, а иногда двенадцать. Каким был ваш максимум?

Если к непосредственной работе добавить время на поиск актуального варианта, напоминания, переписку и выяснения, кто должен проверить документ, то ситуация становится критической. Каждая новая версия — это часы работы нескольких специалистов, и именно переделки становятся одним из крупнейших источников операционных затрат.

Снизить такие расходы помогает прозрачный процесс работы. Когда без расследований понятно, какой документ актуальный и кто отвечает за следующий шаг, количество ручной координации значительно сокращается.

В управлении проектами это особенно важно: документация, задачи и процессы не должны существовать отдельно друг от друга. Directum Projects объединяет всю эту работу в одном контуре.

Ожидание

Проект почти никогда не останавливается из-за отсутствия задач. Главная причина — в подвешенном состоянии, когда приходится ждать решения руководителя, ответа коллеги, согласования документов, уточнений требований. Один день ожидания десяти специалистов может стоить компании дороже, чем месячная стоимость системы управления проектами. А если проект длится несколько месяцев, такие ожидания начинают накапливаться как проценты по кредиту.

Часто проблему пытаются решить увеличением количества контрольных совещаний. В итоге работа продолжает буксовать, потому что вместо видимого процесса добавляется еще одна встреча, отчет или статус.

 

Кто сейчас отвечает за задачу? Какой этап завершен? Что задерживается? От чего зависит следующая работа? Какие задачи уже можно запускать?

В Directum Projects все изменения агрегируются в плане проекта. Это помогает снизить нагрузку на руководителя: часть статусов появляется автоматически и связана с рабочим процессом команды.

Работа в стол

Еще одна дорогая ситуация выглядит примерно так. Команда две недели разрабатывает функциональность, не зная, что приоритеты изменились еще неделю назад. Никто вовремя не обновил план проекта и не донес корректировки до команды. Конечно, здесь может сыграть и человеческий фактор. Но если информация об изменении приоритетов находится в одном месте, план проекта — в другом, задачи команды — в третьем, а обсуждения — вообще в стороннем чате, вероятность рассинхронизации возрастает в разы.

В Directum Projects диаграмма Ганта используется как основа для управления работами. На ней можно задавать последовательность и взаимосвязи этапов, утверждать версии, отслеживать изменения и загрузку ресурсов.  

Поиск информации

Зачастую создать документ проще, чем его найти. И вот уже управление проектами превращается в бесконечный квест по разыскиванию информации. Задачи у этой миссии однотипные и быстро надоедают. Например: отыскать актуальную презентацию, план проекта, протокол встречи, последнее решение заказчика.

Сотрудникам постоянно приходится перестраховываться и тратить время на уточнения, дублирования, создание дополнительных таблиц. Так появляется информационный бардак.

В Directum Projects все проектные артефакты хранятся в одном месте: можно закрепить документы в папке проекта, привязать необходимый файл к тикету или этапу работ.

Управление ради управления

Чем сложнее становятся проекты, тем больше времени люди тратят на обслуживание процессов. Приходится составлять несколько видов отчетов для разных руководителей, обновлять статусы в 4-5 системах, участвовать в одинаковых совещаниях.

Зрелое проектное управление стремится к тому, чтобы уменьшить количество ненужной работы, раньше находить риски, быстрее принимать решения, избегать лишних согласований и дублирования информации, своевременно перераспределять ресурсы и видеть последствия изменений до того, как они превратятся в проблему. И здесь точно не обойтись без специализированной системы, которая становится центром управления и отражает всю актуальную информацию по портфелю.

Как сэкономить

Когда компания ставит задачу снизить операционные затраты, первый импульс — найти статьи расходов, которые можно урезать. Но есть и другой путь — посмотреть, почему компания вообще тратит столько ресурсов на выполнение привычной работы. Ответ на этот вопрос может дать гораздо больше возможностей для сохранения бюджета, чем очередное сокращение корпоративных подписок.

Потому что самая большая экономия часто находится в том, чтобы меньше делать впустую. Возможно, именно там и находится следующий резерв для снижения операционных затрат.