Привет, Хабр! На связи Дима — продакт в системе управления проектами YouGile.
Восемь лет в YouGile не было отдельной базы знаний, хотя новые функции мы выпускаем каждую неделю. Дело в том, что у нас простая продуктовая бритва Оккама: не добавлять новую сущность, если она не даёт пользователям принципиально новой ценности.
Долгое время БЗ этот тест не проходила. И мы, и наши пользователи легко хранили знания прямо на канбан-досках — то есть там же, где уже были разложены рабочие задачи. Самый простой сценарий: добавить колонку вроде «Всё важное» и складывать внутрь задач инструкции, ссылки и документы.
Если нужно было более объёмное хранилище информации, под него просто заводили отдельный проект с доступом для всей команды.
Просто — и для большинства этих решений было достаточно. Но со временем появились два сигнала, что подход пора менять.
Во-первых, база знаний оставалась одним из самых частых запросов пользователей: более ста команд просили добавить в YouGile полноценную Wiki. Во-вторых, параллельно мы начали тестировать внутри команды новый продукт на основе ИИ и увидели: качественный внутренний контекст может стать настоящим ускорителем для бизнеса. К этому ещё вернусь ниже.
Стало понятно: отдельную БЗ нужно делать. Но так, чтобы через полгода она не превратилась в кладбище документов. Поэтому мы выделили две причины, из-за которых базы знаний не усиливают результаты команды:
Они живут отдельно от повседневной работы.
Их обслуживание занимает слишком много времени.
Так появились два принципа, на которых мы строим свой продукт.
Принцип 1. База знаний должна быть связана с работой над задачами
Проблема многих баз знаний в том, что они оторваны от непосредственной работы команды. Документы лежат отдельно, поэтому людям приходится постоянно переключаться между сервисами. Или они попросту забывают заглядывать в БЗ, когда она реально нужна.
В YouGile мы уже решили похожую трудность с обсуждениями: каждая задача — это чат, поэтому файлы, решения и договорённости остаются рядом с работой. И это не только вопрос удобства: по нашей статистике, когда команда работает и общается в одном месте, задачи закрываются в три раза быстрее.
С базой знаний мы пошли по тому же пути и сделали два гибких сценария, которые позволяют встроить БЗ прямо в таск-трекер.
Здесь можно собрать корпоративные правила, онбординг, регламенты и всё, что нужно сотрудникам из разных команд.
Покажу на примере нашей команды Box Team, которая развивает коробочную версию YouGile. Мы храним онбординг, описание ключевых процессов и памятки прямо в том же проекте, где каждый день ведут задачи.
Базу поставили первой доской, а стартовую страницу превратили в короткий гид по команде: чем она занимается, кто за что отвечает, как устроены процессы и куда идти с вопросом. Новый сотрудник сначала получает общие вводные, а уже потом погружается в задачи.
БЗ удобно держать рядом с задачами не только для поиска, но и чтобы сразу фиксировать новое. Разобрались со сложным кейсом, приняли решение, изменили процесс — результат можно тут же сохранить в базе. Так рабочие договорённости постепенно превращаются в общий опыт команды.
Когда эти знания понадобятся снова, ссылку на нужную страницу можно скопировать в один клик и отправить коллеге прямо в чат в YouGile. Ему не придётся уходить в сторонний сервис и выяснять, где лежит документ: сразу откроет нужный материал и продолжит работу.
Принцип 2. Базу знаний должно быть легко вести
БЗ начинает умирать, когда её обслуживание превращается в отдельную работу. Если на добавление и обновление материалов уходит слишком много времени, их быстро начинают откладывать на потом.
Поэтому для нас «легко вести базу знаний» означает простую вещь: минимум действий на каждом этапе. И вот как мы это решаем.
Быстрый перенос готовых материалов
У компании почти всегда уже накоплены документы в Word, Obsidian, на веб-страницах и в других сервисах. Перетаскивать каждый текст вручную и заново восстанавливать его оформление — лишняя работа. Поэтому содержимое достаточно просто скопировать в базу знаний YouGile: заголовки, списки и исходное форматирование сохранятся автоматически.
Понятная структура без долгой настройки
Чтобы БЗ не превратилась в бесконечный список страниц, их можно объединять в разделы, выстраивать в иерархию и переставлять простым перетаскиванием. Так базу легко подстроить под конкретную команду, проект или процесс. И менять по мере её роста.
Редактор, в котором не нужно разбираться
Внутри страницы можно собрать всё необходимое: текст, изображения, видео, таблицы и файлы. Здесь мы старались сохранить лёгкость Notion — чтобы инструкцию или памятку можно было быстро оформить без лишней возни.
История версий — чтобы ничего не потерять
Когда правила или процессы меняются, можно посмотреть предыдущие версии страницы, увидеть, что именно изменилось, и при необходимости восстановить нужный вариант.
Простой шеринг с людьми вне команды
Если материал нужно показать клиенту или подрядчику, его не придётся переносить в Google Docs или другой сервис. Достаточно отправить ссылку — страницу можно открыть без регистрации в YouGile. Пока таким способом можно поделиться всей доской, позже хотим добавить доступ к отдельным страницам.
ИИ, который забирает рутину
В одной из ближайших итераций хотим добавить ИИ-ассистента прямо в редактор. Он сможет переписать или дополнить фрагмент, собрать черновик страницы и помочь привести материал к понятной структуре.
Дальше хотим научить его следить за актуальностью базы и помогать обновлять устаревшие материалы. Идея простая: человек фиксирует знание, а система берёт на себя всё больше работы по его оформлению и поддержанию в порядке.
Инсайт: как база знаний помогает ускорять бизнес
Тестируя наш новый продукт на основе ИИ, мы увидели, насколько сильно агенты могут ускорять работу команды. Скорость итераций и релизов у нас уже выросла примерно в 3 раза.
Одна из причин — ИИ за секунды собирает и сопоставляет объёмы информации, на которые у человека ушли бы часы. Но есть важное условие: результат напрямую зависит от качества входных данных.
В YouGile внешние ИИ-ассистенты вроде Claude, Codex и Cursor смогут работать с данными из проектов через MCP: читать задачи, искать нужную информацию и проводить аналитику. А база знаний добавит к этому процессы, правила, кейсы, инструкции и накопленный опыт компании.
Например, в БЗ можно будет собрать онбординг для новичка и открыть ему только нужные материалы. Подключённый ИИ-агент получит те же права доступа, что и сотрудник, поэтому не увидит ничего лишнего. А человеку не придётся продираться через десятки страниц: достаточно задавать вопросы по содержимому, просить объяснить непонятное или проверить знания о продукте.
Сценариев здесь гораздо больше. Отдел продаж сможет разбирать с ИИ продуктовые инструкции и готовиться к внутренним тестам, а сотрудники — быстро находить нужные регламенты и ответы по процессам. Короче говоря, чем полнее внутренний контекст, тем точнее агент понимает устройство конкретной компании и тем полезнее становится в ежедневной работе.
В следующих релизах хотим замкнуть этот процесс: научить ассистентов не только использовать накопленный контекст, но и возвращать результаты своей работы обратно в систему.
Пока это только первая итерация — дальше многое будет зависеть от обратной связи. Пробуйте и рассказывайте, что думаете!
Система управления проектами YouGile остается бесплатной для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.
