В любой средней и крупной компании в какой-то момент встаёт вопрос о том, чтобы внедрить систему электронного документооборота (СЭД). Или заменить уже устаревшую систему.
В этот момент ИТ-отделу предстоит решить непростую задачу: выбрать собственно эту СЭД и успешно на ней реализовать проект внедрения. При этом по сравнению, например, с ERP или CRM-системами, рынок СЭД очень насыщенный. Портал TAdviser составил ТОП-10 самых популярных СЭД в России, а всего различных поставщиков СЭД десятки, а может и сотни. При этом все СЭД, на первый взгляд, похожи друг на друга, и непонятно, по каким критериям тогда выбирать, что реально важно при выборе СЭД, на какие «грабли» не наступить, как разобраться в маркетинговых сообщениях различных вендоров и выбрать по сути?
Мы сами являемся разработчиком платформы Docsvision, с помощью которой различные компании создают, в том числе, и СЭД. Но мы фокусируемся именно на разработке платформы, а все проекты внедрения делают наши партнёры-интеграторы.
И чтобы помочь ИТ-отделу ответить на вопрос «Как все-таки выбрать и внедрить СЭД в компании?», мы пообщались с экспертами из самых опытных компаний-интеграторов на российском рынке СЭД. В этой статье мы поделимся теми рекомендациями, которые получили от коллег, реализовавших десятки проектов внедрения СЭД от разных вендоров. И, как следует из заголовка нашей статьи, оказалось, что для успешного внедрения в компании электронного документооборота не так и важно, какая именно это будет СЭД, важно другое.
Итак, начнём. Вот ТОП-5 рекомендаций от наших экспертов:
Точно определите внутреннего заказчика. Найдите, у какого отдела компании есть наибольшая потребность, которую можно закрыть с помощью СЭД. Иначе инициатива, исходящая полностью от ИТ, с трудом найдёт отклик в бизнесе. Ровно как и директивное решение ТОП-менеджмента будет принято в штыки, и будущее у такого нововведения – это максимальный саботаж. Нужна именно «болевая точка» в регулярной работе какого-то отдела. Например, в бухгалтерии это могут быть потери документов при передаче между территориально распределёнными офисами, в коммерческом отделе - затянутые сроки согласования договоров, в юридическом отделе - высокая нагрузка по обработке документов и т.д..
Определите цель проекта. До того, как начать обсуждать проект внедрения СЭД или любой другой проект, нужно понять: какова цель у нашего внутреннего заказчика? Важно перед началом проекта сформулировать не очень сложную и измеримую цель, которая даст максимальный эффект для бизнеса. Иначе, если цель будет звучать как «Внедрить СЭД», то в процессе обсуждения и реализации проекта у бизнес-заказчика будут постоянно добавляться «хотелки»; ИТ-отдел будет отвечать за постройку космолёта в светлое будущее, а компания-интегратор будет пытался его построить и уложиться в сроки и бюджет проекта. Определите вместе с заказчиком от бизнеса, чего вы хотите добиться этим проектом. Возьмите проблему из пункта 1 и сформулируйте SMART-цель для её решения.
Выбирайте СЭД для достижения цели проекта. Не нужно составлять чек-листы и скорринговые таблицы с сотнями требований к функциональности будущей СЭД. Обычно после внедрения СЭД 80% всех этих функций не нужны пользователям, а для достижения цели проекта достаточно 20% функциональности. Сфокусируйтесь на этих 20% и оставьте в списке требований к СЭД только действительно самое важно для бизнес-заказчика.
Определите, какая СЭД вам нужна: «коробка» или платформа? При выборе коробочного продукта вы быстро достигаете цели проекта, с одним лишь условием – бизнес-заказчик подстраивается под функциональность, заложенную в коробочную СЭД. При выборе платформы у вас нет ограничений, на ней можно оцифровать процессы компании в том виде, как они есть сейчас. И ещё одна разница между «коробкой» и платформой – это их дальнейшее развитие в компании. «Коробки» закрывают только те задачи, которые были уже заложены в СЭД. Внедрение СЭД на базе платформы, по сути, создает фундамент для дальнейшей автоматизации других процессов компании.
Найдите евангелистов СЭД среди её пользователей. После внедрения СЭД, чтобы она работала и развивалась, крайне важно найти среди пользователей тех, кто будет пропагандировать её среди сотрудников. Это может быть рядовой пользователь, который своим примером докажет эффективность СЭД. А лучше - авторитетный топ-менеджер компании, который своим волевым решением заставит всех работать в новой системе. Важно, чтобы этот топ-менеджер сам работал в ней. Иначе какая бы прекрасная СЭД не была, но она останется без пользователей.
Тема выбора и внедрения СЭД больше и, конечно, в одной статье всё не рассказать. Поэтому мы решили организовать митап с руководителями проектов внедрения СЭД из крупных российских интеграторов. На митапе уже в дискуссии с экспертами можно обсудить приведённые в статье рекомендации и поделиться историями из жизни проектов. Присоединяйтесь к нашему митапу и задавайте свои вопросы – 15 июля в 11:00 (МСК). Регистрация и программа по ссылке!
