Через неделю вузы начнут принимать документы абитуриентов на все формы обучения. Собрать и направить все необходимые бумаги в институты для будущих студентов – тот еще челлендж. Таким же малоприятным является процесс обработки этих документов и для сотрудников приемных комиссий, которым – когда абитуриенты выстроятся в очереди с оригиналами документов – придется перелопатить кипы бумаг.

Мы в Smart Engines нашли способ, как ускорить и упростить этот процесс для всех его участников. 

Способы подачи документов

Сегодня подать документы в университет можно несколькими способами – онлайн через Госуслуги/онлайн-сервис вуза или же традиционным способом, то есть лично. Хотя число абитуриентов, предпочитающих избегать бумажной волокиты, становится с каждым годом все больше, желающих лично привезти папку с документами по-прежнему немало.

Какие документы необходимы для поступления в вуз

Обязательным для всех является предоставление копии паспорта и аттестата об окончании 11 класса или диплома о получении среднего профессионального образования (или диплома о высшем образовании, если человек получает вторую “вышку”). Помимо этого, поступающему необходимо заполнить заявление о приеме и подписать согласие на обработку и распространение персональных данных. В ряде случаев могут потребовать также медицинскую справку по форме № 086/у или набор фотографий 3/4.

Чтобы получить дополнительные баллы, абитуриент может приложить документы, подтверждающие его индивидуальные достижения. Среди них - аттестат или диплом колледжа с отличием, итоговое сочинение выпускника, волонтерская книжка, грамоты и сертификаты за победы в олимпиадах или спортивных соревнованиях и тому подобное. К счастью или сожалению, сертификаты о победе в “Русском медвежонке” в 4 классе в этот перечень не входят...

Еще больше бумажек требуется от абитуриентов, поступающих по особой квоте или имеющих преимущественное право зачисления. Людям с инвалидностью необходимо предоставить справку, выданную учреждениями МСЭ (медико-социальной экспертизы), ИПРА; сиротам и детям младше 23 лет, оставшимся без попечения родителей - справку из местного органа опеки и попечительства; ветеранам, инвалидам войны, участникам боевых действий и их детям - удостоверение ветерана боевых действий или справку из военкомата; абитуриентам младше 20 лет, чей единственный родитель является инвалидом первой группы - справки о среднедушевом доходе семьи ниже прожиточного минимума в регионе, о составе семьи, об инвалидности родителя и так далее. 

Соответственно, список документов, подаваемых во время поступления в университеты, крайне широк. И приемным комиссиям порой приходится обрабатывать даже редко встречающиеся документы: скажем, удостоверения пострадавших от воздействия радиации - такие абитуриенты тоже имеют льготы при поступлении. 

Отдельной “головной болью” можно назвать заявления о приеме на образовательную программу. Во-первых, они могут составлять по несколько страниц. Во-вторых, будущие студенты, как правило, пытаются подать заявления на максимальное число направлений (а также на платные и бюджетные места), и им приходится на каждую программу составлять новую бумагу.

Если для поступления необходимо сдать дополнительные экзамены помимо ЕГЭ, то это ведет к дополнительной волоките с документами: от портфолио публикаций для поступающих на журфак до справок об инвалидности или ограничениях по здоровью для обеспечения особых условий для сдачи вступительных.

ИИ в помощь приемным комиссиям 

Можно только представить (а кому-то, кто сам или чьи дети поступали в университеты относительно недавно, и представлять не надо), какой хаос творится в приемных комиссиях университетов, особенно тех, которые считаются “топовыми” и куда стекаются абитуриенты со всей страны. В подобных условиях легко потерять какую-нибудь бумажку или перепутать данные поступающих. Как же быть?

На помощь могут прийти технологии искусственного интеллекта. Мы, Smart Engines, уже на протяжении нескольких лет занимаемся разработкой решений, позволяющих автоматически распоз��авать данные с любых документов. 

Прежде всего, паспорта. Программный продукт Smart ID Engine меньше чем за секунду распознает паспорт РФ и осуществляет мгновенный ввод данных из него. Не имеет значения, какой перед системой документ: машинописный или рукописный. Кроме того, технология легко извлекает данные из удостоверяющих документов 235 юрисдикций мира, в том числе стран СНГ, - это особенно актуально для вузов, имеющих дело с иностранными студентами. Система работает с фото, видео и сканами документов. Все операции по распознаванию полностью автоматизированы и исключают риск возникновения ошибок вследствие человеческого фактора. 

Сотрудникам приемной комиссии достаточно взять свой телефон (даже самый бюджетный), навести его камеру на паспорт и сделать снимок или выбрать нужную фотографию из галереи, а всю остальную работу проделают алгоритмы ИИ. Распознаваемые данные обрабатываются в контуре устройства и не передаются третьим лицам - так что сохранность личной информации поступающих гарантирована. За счет использования сверхлегких нейросетей на всю процедуру уходит меньше секунды. 

Причем работникам комиссии не обязательно фотографировать каждый документ по отдельности - можно расположить несколько из них в одном кадре, и алгоритмы искусственного интеллекта распознают все из них.

Если с паспортами все понятно, то что делать с другими документами: дипломы, аттестаты и тому подобное? На помощь придет другой программный продукт - Smart Document Engine. Это решение быстро и надежно распознает дипломы, справки, списки абитуриентов и многие другие документы формата А4. Причем как с напечатанными данными, так и написанными от руки. Система автоматически ищет и распознает все типы реквизитов, в том числе из неструктурированных документов. И если возникают ситуации, когда непонятно, написано 0 или о, ИИ, определив, что в конкретном поле стоят только цифры или буквы, во время постобработки выберет верное значение. По аналогии со Smart ID Engine, Smart Document Engine тоже запускается на обычных телефонах, и в ходе распознавания данные не передаются посторонним. 

Программе также можно настроить формы для распознавания. Учитывая, что шаблоны тех же заявлений о приеме у университетов различаются между собой, комиссиям не надо проходить долгую процедуру настраивания алгоритмов ИИ под свои нужды: показа одного образца достаточно, чтобы нейросети впредь знали, какие именно поля и где им надо распознавать для конкретного типа документов.

Но когда заявления, справки, паспорта и прочие бумаги распознаны с помощью ИИ, все равно остается проблема того, что документов слишком много. В них легко запутаться, и можно ненароком отправить сканы куда-то не туда. Smart Document Engine минимизирует и этот риск, поскольку он умеет искать ключевые слова и словосочетания в текстах документов, тем самым помогая с их классификацией. 

Вместо заключения

Таким образом, благодаря искусственному интеллекту по окончании приема документов абитуриентов в вузах царят не бардак и хаос, а порядок и если не умиротворение, то хотя бы уверенность, что ни одна из бумажек не была потеряна. Учитывая, что в 2023 году 931 тыс абитуриентов подали заявления в вузы по программам специалитета и бакалавриата (а самих заявлений было почти 3 млн), использование решений на базе ИИ становится все большей необходимостью для университетов и их приемных комиссий.