Search
Write a publication
Pull to refresh
168.32
YouGile
Система управления проектами и задачами

Хватит «внедрять таск-трекеры». Просто попробуйте этот вариант для ленивых

Level of difficultyEasy
Reading time3 min
Views27K

Таск-трекер без бизнес-процессов ― деньги на ветер. Собрали 6 простых процессов, которые можно создать на доске в YouGile за считанные минуты и работать прозрачно и слаженно всей командой.

1. Простой процесс в малой команде 

Зачем: чтобы начать почти любой проект

Это самый простой процесс, который можно организовать на канбан-доске за 5 минут. Всего 3 колонки: Новые, В работе и Готово.

Самый простой процесс на доске в системе управления проектами YouGile
Самый простой процесс на доске в системе управления проектами YouGile

Можно добавить колонки На потом, в которой будут копиться задачи и На проверку, например, чтобы задачи принимал руководитель.

Получится: На потом ― Новое ― В работе ― На проверку ― Готово.

2. Песочница

Зачем: пространство для старта и экспериментов

Это отличный способ начать работу команды в системе управления проектами. Создайте проект и пригласите команду. Разрешите участникам делать тут все, что они захотят: создавать любые колонки и задачи и работать с ними. Со временем найдутся инициаторы, которые будут систематизировать работу в этом проекте.

В качестве примера вы можете создать колонки по основным тематикам вопросов в вашей команде: «Обо всем», «Нужна помощь», «Барахолка», «А давайте…». Впоследствии команда создаст свой набор колонок под часто обсуждаемые задачи. 
В качестве примера вы можете создать колонки по основным тематикам вопросов в вашей команде: «Обо всем», «Нужна помощь», «Барахолка», «А давайте…». Впоследствии команда создаст свой набор колонок

В таком проекте отсутствуют четкие правила. Он чем-то похож на привычные всем форумы, ведь в каждой задаче есть чат. Так команде будет легко привыкнуть к системе и начать создавать более сложные процессы.

3. Онбординг нового сотрудника

Зачем: чтобы новичок быстро вник в процессы

Обучить нового сотрудника с помощью всего одной доски. И сразу на практике.

Доступ к доске с шаблоном можно закрыть от других пользователей.
Доступ к доске с шаблоном можно закрыть от других пользователей.

Создайте доску-шаблон всех задач, которые нужно освоить новичку. Разбейте все задачи по колонкам и добавьте на каждую стикер Тайм-трекинг, чтобы было видно сколько уходит на освоение.

Новую доску классно будет назвать именем нового сотрудника. А потом вы сможете проанализировать работу над задачами каждого новичка с помощью отчетов и улучшить погружение в команду.

4. Стратегическое планирование в команде

Зачем: видеть цели на длинном горизонте

Для этого множество инструментов, но это легко представить в виде доски.

Каждая колонка ― это отдельный месяц, где указаны цели проекта. В конце месяца вы можете проставить на задачах стикеры, в которых отметите, достигнуты цели или нет.

Дополнительно на основную доску можно добавить колонку «Предложения», поддерживая принцип сохранения хороших идей. Задачи можно пометить стикером ответственного и стикером текущего состояния.  

5. Работа с подрядчиками 

Зачем: чтобы контролировать выполнение задач разными подрядчиками, не пересекая их

Создаем процесс, например, для веб студии: Новые заказы - На согласовании с клиентом - В работе - На верстку - Готово

 В середине процесса - зеркальная колонка, которая позволяет работать над задачей одновременно с разных досок
В середине процесса - зеркальная колонка, которая позволяет работать над задачей одновременно с разных досок

Задача идет по этапам, и когда попадает в колонку На верстку, она уходит на отдельную доску, где работают только верстальщики. Это специальная зеркальная колонка — точная копия оригинальной колонки — всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Поэтому задача может находится на нескольких досках одновременно.

Кстати, в YouGile любую доску можно сделать доступной по ссылке и каждый, кто перейдет по ней, получит доступ к вашему проекту без регистрации.  

6. Наблюдение за всеми проектами

Зачем: держать руку на пульсе работы всей команды

Руководитель может настроить процесс, чтобы наблюдать за самыми важными задачами в разных отделах. Для этого необязательно переходить из доску на доску ― в YouGile можно настроить зеркальное отображение нужных колонок на новой доске, скрытой ото всех остальных.

  
  

Мы начинали этот текст с того, что таск-трекер без бизнес-процессов ― деньги на ветер. Но с YouGile вам это не грозит в любом случае: система полностью бесплатна для команд до 10 человек. Навсегда.

Tags:
Hubs:
+16
Comments25

Articles

Information

Website
yougile.com
Registered
Founded
Employees
51–100 employees
Location
Россия