Таск-трекер без бизнес-процессов ― деньги на ветер. Собрали 6 простых процессов, которые можно создать на доске в YouGile за считанные минуты и работать прозрачно и слаженно всей командой.
1. Простой процесс в малой команде
Зачем: чтобы начать почти любой проект
Это самый простой процесс, который можно организовать на канбан-доске за 5 минут. Всего 3 колонки: Новые, В работе и Готово.
Можно добавить колонки На потом, в которой будут копиться задачи и На проверку, например, чтобы задачи принимал руководитель.
Получится: На потом ― Новое ― В работе ― На проверку ― Готово.
2. Песочница
Зачем: пространство для старта и экспериментов
Это отличный способ начать работу команды в системе управления проектами. Создайте проект и пригласите команду. Разрешите участникам делать тут все, что они захотят: создавать любые колонки и задачи и работать с ними. Со временем найдутся инициаторы, которые будут систематизировать работу в этом проекте.
В таком проекте отсутствуют четкие правила. Он чем-то похож на привычные всем форумы, ведь в каждой задаче есть чат. Так команде будет легко привыкнуть к системе и начать создавать более сложные процессы.
3. Онбординг нового сотрудника
Зачем: чтобы новичок быстро вник в процессы
Обучить нового сотрудника с помощью всего одной доски. И сразу на практике.
Создайте доску-шаблон всех задач, которые нужно освоить новичку. Разбейте все задачи по колонкам и добавьте на каждую стикер Тайм-трекинг, чтобы было видно сколько уходит на освоение.
Новую доску классно будет назвать именем нового сотрудника. А потом вы сможете проанализировать работу над задачами каждого новичка с помощью отчетов и улучшить погружение в команду.
4. Стратегическое планирование в команде
Зачем: видеть цели на длинном горизонте
Для этого множество инструментов, но это легко представить в виде доски.
Каждая колонка ― это отдельный месяц, где указаны цели проекта. В конце месяца вы можете проставить на задачах стикеры, в которых отметите, достигнуты цели или нет.
Дополнительно на основную доску можно добавить колонку «Предложения», поддерживая принцип сохранения хороших идей. Задачи можно пометить стикером ответственного и стикером текущего состояния.
5. Работа с подрядчиками
Зачем: чтобы контролировать выполнение задач разными подрядчиками, не пересекая их
Создаем процесс, например, для веб студии: Новые заказы - На согласовании с клиентом - В работе - На верстку - Готово
Задача идет по этапам, и когда попадает в колонку На верстку, она уходит на отдельную доску, где работают только верстальщики. Это специальная зеркальная колонка — точная копия оригинальной колонки — всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Поэтому задача может находится на нескольких досках одновременно.
Кстати, в YouGile любую доску можно сделать доступной по ссылке и каждый, кто перейдет по ней, получит доступ к вашему проекту без регистрации.
6. Наблюдение за всеми проектами
Зачем: держать руку на пульсе работы всей команды
Руководитель может настроить процесс, чтобы наблюдать за самыми важными задачами в разных отделах. Для этого необязательно переходить из доску на доску ― в YouGile можно настроить зеркальное отображение нужных колонок на новой доске, скрытой ото всех остальных.
Мы начинали этот текст с того, что таск-трекер без бизнес-процессов ― деньги на ветер. Но с YouGile вам это не грозит в любом случае: система полностью бесплатна для команд до 10 человек. Навсегда.
