Привет, Хабр!
В этой статье — 7 типовых рабочих процессов, без которых не обходится ни одна команда. Показываю, как за 10 минут собрать под них канбан-доски, которые реально повысят эффективность работы.
Содержание:
Процесс 1. Включить фрилансеров в совместную работу
Процесс 2. Наблюдение за отделами
Процесс 3. Стратегическое планирование
Процесс 4. Ведение задач в строгом порядке
Процесс 5. Настройка внутренней поддержки
Процесс 6. Онбординг новичков
Процесс 7. Освоение таск-трекера командой
Процесс 1. Включить фрилансеров в совместную работу
Задача: организовать работу подрядчиков так, чтобы они получали доступ только к нужной информации и выполняли задачи в срок.
Как реализовать процесс:
Создаём отдельную канбан-доску, куда попадают только задачи фрилансеров. Роли настраиваем так, чтобы подрядчики видели только свои карточки и не имели доступа к другим проектам.
Если нужно контролировать работу, не заходя на доску подрядчиков, настраиваем зеркальную колонку. В этом случае когда вы будете переносить задачу в эту колонку — она автоматически появится на доске подрядчиков. А когда они будут двигает задачу у себя — статус сразу обновится и на основной доске.
Показываем, как это работает в YouGile:
Всю коммуникацию переносим в систему управления проектами. В YouGile каждая задача — это чат, где можно делиться материалами, обсуждать правки, отправлять голосовые или скринкасты. Поэтому переписка всегда остаётся рядом с задачей.
Вот как выглядит чат в карточке:
Инструкция, как настроить доску и зеркальные колонки:
Результат: работа с подрядчиками собирается в одном месте. Вы видите, что они делают и на каком этапе задачи, переписка и файлы остаются внутри карточек, а подрядчики получают доступ только к тем задачам и данным, которые им нужны.
Процесс 2. Наблюдение за отделами
Задача: понимать, над чем работают другие отделы и как продвигаются их основные задачи.
Как реализовать процесс:
Создаём отдельную доску «Наблюдение за отделами» и выводим на неё задачи из других проектов. В YouGile для этого используем сводки — колонки, которые автоматически отобр��жают карточки по заданным фильтрам. Например, можно вывести всё, что сейчас в работе, задачи с просроченным сроком или те, у которых дедлайн скоро наступит.
Когда сотрудники обновляют статусы у себя, изменения сразу появляются в сводках.
Делимся инструкцией, как собрать такую доску:
Результат: у вас появляется аналитическая доска, где собрана актуальная информация по отделам. Данные обновляются автоматически, поэтому не нужно вручную собирать статусы или ходить между досками. Вы быстрее замечаете, где что-то идёт не так, и можете вовремя на это отреагировать.
Процесс 3. Стратегическое планирование
Задача: собрать единый план работы отделов на определённый период, в котором будут учтены приоритеты и цели компании.
Как реализовать процесс:
Создаём канбан-доску, где каждая колонка — конкретный период: месяц, квартал или любой другой интервал. В эти колонки заносим ключевые задачи на период: каждая карточка — это крупная инициатива, которую команда планирует выполнить в этот промежуток времени. Проставляем дедлайны.
Так может выглядеть план на первый квартал в YouGile:
А дальше передаём задачи и подзадачи из плана в работу конкретному отделу с помощью зеркальных колонок. Показываем, как их настроить.
Чтобы быстро понять, где пересекаются сроки, используем диаграмму Ганта. Вот короткая видеоинструкция и дополнительные возможности процесса:
Что даёт процесс: вместо статичного списка вы получаете «живой» управляемый стратегический план, в котором каждому понятно, что нужно сделать, а вы можете быстро менять приоритеты, перераспределять нагрузку и сразу отправлять обновлённые задачи в работу.
Процесс 4. Ведение задач в строгом порядке
Задача: сделать так, чтобы работа шла в определённой последовательности и ни один следующий шаг не начинался раньше, чем завершён предыдущий.
Как реализовать процесс:
Создайте доску и добавьте на неё колонки в том порядке, в котором должен выполняться проект: «этап 1 → этап 2 → этап 3». Настраиваем зависимости: задача должна быть завершена на предыдущем этапе, прежде чем перейти на следующий.
Пример с доской для строителей в YouGile:
При необходимости в настройках устанавливаем паузы между этапами (лаги). Например, после заливки фундамента — трёхдневная пауза на сушку. Если что-то меняется по срокам, достаточно сдвинуть одну задачу — и вся цепочка подстроится.
В видео показываем, как настраивать процесс и работать с ним:
Результат: у вас появляется полностью автоматизированный процесс, который соблюдает порядок этапов без вашего участия.
Процесс 5. Настройка внутренней поддержки
Задача: наладить внутреннюю техподдержку.
Как реализовать процесс:
Настраиваем отдельную канбан-доску для Help Desk и открываем к ней доступ всем сотрудникам — с правом просматривать, комментировать и создавать задачи. Любой сотрудник может сразу завести карточку с обращением: например, «не работает аккаунт» и отправить в чат детали запроса.
Задача появляется в очереди, администратор берёт её в работу и переводит в «решённые» после выполнения.
Пример доски для поддержки в YouGile:
Вот короткая инструкция по настройке:
Результат: сотрудники понимают, что над их запросами работают, а поддержка закрывает тикеты быстрее, потому что доска открыта для всех.
Процесс 6. Онбординг новичков
Задача: быстро ввести новых сотрудников в курс дела.
Как реализовать процесс:
Создаём шаблонную доску с задачами, которые человек должен пройти в первые дни: знакомство с продуктом, доступы, инструкции, тестовые задания. Для каждой карточки задаём сроки и отмечаем, в какой день онбординга её нужно выполнить.
Пример доски для обучения в YouGile:
Когда приходит новый сотрудник, дублируем доску под него. Он видит свой план на ближайшие дни: что пройти, что изучить, куда обращаться с вопросами.
Вот как это выглядит:
Здесь видеоинструкция по настройке процесса:
Результат: новичок меньше отвлекает команду вопросами и быстрее включается в работу над проектом.
Процесс 7. Освоение таск-трекера командой
Задача: затянуть команду в систему управления проектами.
Как реализовать процесс:
Создаём отдельную канбан-доску «Песочница», не связанную с рабочими задачами, и приглашаем туда всю команду. Ставим простые стартовые колонки — например: «Флудилка», «Нужна помощь», «Идеи», «Материалы» или любые другие, по которым легче ориентироваться.
Пример песочницы для команды:
Дальше команда сама пробует трекер: создаёт задачи, двигает их, обсуждает вопросы и постепенно осваивает систему в безопасной среде.
Показываем, как настроить песочницу:
Результат: команда быстрее осваивает таск-трекер.
Система управления проектами YouGile полностью бесплатно для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.
