Когда в команде больше 5 человек, ссылка на папку с документами перестает работать. Ну, или как минимум становится просто неэффективной.
Файлы дублируются, версии путаются, половина инструкций устаревает. Поэтому мне захотелось посмотреть и разобрать российские сервисы для базы знаний — с ценами, ограничениями и честными плюсами/минусами. Подробнее о них — в статье ниже.
Что такое база знаний
База знаний (БЗ) — это электронная библиотека, в которой хранится вся нужная для работы информация. БЗ бывают:
Внутренние — для сотрудников компании. Во внутренних базах знаний лежат должностные инструкции, политика компании, проектная документация, шаблоны договоров, регламенты, скрипты для поддержки и сейлз-менеджеров.
Внешние — для клиентов и партнеров компании. Их особенность в том, они могут индексироваться в поисковых системах. Такие БЗ подходят для IT-продуктов, так как позволяют собрать десятки инструкций в 1 месте и сократить нагрузку на службу поддержки.
Например, так выглядит внешняя база знаний Kaiten, которую мы сами создали для наших пользователей. В ней инструкции сгруппированы по разделам, а на главной странице — обзорные статьи для тех, кто только начал работать в сервисе.
Внутренние базы знаний обычно выглядят так же — это онлайн-энциклопедии с определенной структурой и своей поисковой системой. Такой портал можно собрать в специальном сервисе для базы знаний.
Почему сложно существовать без базы знаний и зачем для нее нужна отдельная платформа
Без единого сервиса для базы знаний эффективность команды может падать по мере ее роста. В облачных папках или чатах информация быстро становится хаотичной: документы теряются, поиск занимает часы, а ошибки из-за устаревших данных учащаются.
База знаний становится критически важной, когда:
Снижается эффективность. Например, когда служба поддержки тратит время на рутинные ответы, а не на сложные проблемы. Регулярно обновляемая платформа для базы знаний могла ускорить процесс.
Масштабируется команда. Онбординг новых сотрудников требует времени, которое можно сэкономить с помощью готовых инструкций и FAQ.
Знания нужны в рабочем контексте. Сотрудникам (поддержке, продажам, проектным менеджерам) удобно, когда справочные материалы, скрипты и чек-листы доступны прямо в рабочем интерфейсе, а не в отдельной системе.
Таким образом, без единого источника информации компания теряет скорость, тратит ресурсы на поиск информации и не может масштабироваться без потери качества.
И чтобы упростить хранение данных, есть разные решения. По сравнению с облачным хранилищами по типу Google Диска они дают больше возможностей для систематизации информации, гибкой настройки доступа и не только.
Дальше я разберу лучшие решения, начну с нашего Kaiten — так как мы сами организовываем БЗ для себя и для наших клиентов :)
Kaiten
Kaiten — сервис для управления проектами с помощью канбан-досок, диаграммы Ганта и других инструментов. Для создания базы знаний в Kaiten есть раздел Документы, в котором можно хранить инструкции для сотрудников, технические задания, документацию для разработчиков и тестировщиков.
В системе есть много настроек для гибкого редактирования текста: от базового добавления заголовков, медиафайлов и списков до загрузки диаграмм и добавления кода на любом языке программирования. Все эти элементы можно легко найти в меню быстрых команд.
Возможности и преимущества:
Упоминание пользователей через @ прямо внутри документа.
Раскрывающиеся блоки для FAQ и информации, которая нужна не всем читателям.
Встроенные оглавления для длинных статей — можно перейти в нужный раздел по клику.
Можно сделать публичную базу знаний — пример такой БЗ.
Настройки доступа для разных пользователей внутри пространства: редактирование, комментирование, просмотр.
Большой выбор инструментов для форматирования: цвет, разные начертания, заго��овки разных уровней, таблицы и колонки, можно вставить блок с кодом.
Возможность добавить в документ фрейм, где будет отображаться информация из Figma, Miro, Google Docs и других сервисах. Также систему можно связать с любыми решениями по API.
Доступен с десктопа и мобильных устройств. А для мобильных устройств также есть PWA-версия.
Поддерживает импорт из Confluence и Notion.
Почти всеми возможностями Документов можно пользоваться бесплатно и без ограничений на объем памяти.
Доступно коробочное решение.
Недостатки:
Не так много возможностей кастомизации интерфейса.
Раздел с редактором и БЗ нельзя купить отдельно, это часть системы для управления проектами.
Стоимость:
Раздел доступен на любом тарифе, но на бесплатном есть ограничение — в систему можно добавить только 5 пользователей.
Платные тарифы начинаются от 185 ₽/мес. за пользователя.
Minerva Knowledge
Minerva Knowledge — профильный сервис для базы знаний с ИИ-инструментами. Входит в линейку продуктов Minerva, среди которых — Minerva Learn, решении для создания обучающих материалов, тестов и анализа результатов.
Возможности и преимущества:
Семантический поиск по всем типам контента выдает релевантную информацию из базы знаний.
Доступна быстрая миграция из Confluence, Notion, Zendesk и других зарубежных систем.
Поддерживает диаграммы из Draw.io и PlantUML, доски из Miro, видео с YouTube и другой контент из сторонних сервисов.
Можно сделать внешний портал с базой знаний для клиентов и партнеров.
Встроенный ИИ дает подсказки из базы знаний в CRM-системе и других программах.
Есть мобильные приложения для iOS и Android.
Доступно коробочное решение.
Недостатки:
Нет бесплатной версии, только пробный период 14 дней.
Подходит командам, где минимум 15 сотрудников — меньшее количество лицензий купить нельзя.
Стоимость: От 375₽/мес. за 15 пользователей при условии оплаты сразу за год.
OkoCRM
OkoCRM — в первую очередь CRM-система с инструментами для автоматизации бизнес-процессов. Внутри этой системы есть модуль для базы знаний, где можно создавать и хранить скрипты для сейлз-менеджеров и другую важную информацию для сотрудников отдела продаж и маркетологов.
Возможности и преимущества:
Базовый редактор статей с заголовками разных уровней, таблицами и блоками для программного кода.
Настройка уровней доступа — просмотр, редактирование, полный доступ (можно удалить статью и менять права доступа других сотрудников).
Возможность построить структуру базы знаний с вложенными статьями.
Для каждой статьи можно настроить иконку и обложку.
Недостатки:
Раздел для базы знаний появился чуть больше года назад, поэтому пока отстает от остальных конкурентов.
Подходит только для создания внутренней базы знаний.
Нет бесплатной версии.
Стоимость:
От 572 ₽/мес. за пользователя при оплате за год.
Yandex Wiki
Yandex Wiki — бесплатный сервис для базы знаний, где можно писать, публиковать и обсуждать статьи. Особенно подходит для тех, кто активно использует экосистему Яндекс 360 для работы.
Возможности и преимущества:
Редактор с поддержкой YFM — расширенной версии Markdown.
Интерфейс комментариев для обсуждения статей.
Готовые интеграции с Трекером и Формами, доступ к API для настройки связок с внешними сервисами.
Вкладка «Избранное» для быстрого поиска нужной информации.
Полностью бесплатный сервис.
Упрощенная миграция из Confluence — нужен только бэкап в формате .xml.
Недостатки:
Подходит только для внутренних БЗ.
Мало готовых интеграций.
Стоимость:
Бесплатно.
Yonote
Yonote — ближайший аналог Notion на российском рынке, в котором можно бесплатно создать базу знаний для команды до 5 человек. Также в Yonote есть инструменты для работы по канбану и бесконечные доски, как в Miro. Благодаря публичным ссылкам документы можно использовать как CMS — сделать базу знаний для клиентов или публиковать страницы с вакансией.
Возможности и преимущества:
Интерфейс редактора документов максимально приближен к Notion.
Совместное редактирование в реальном времени.
Есть интерактивная доска.
Безлимитное количество документов даже для пользователей free-тарифов.
В бесплатной версии доступны до 5 пользователей и до 5 гостевых аккаунтов, хранилище файлов на 5 Гб и готовые интеграции.
Интеграции с GitHub, инструментами Google Workspace, Telegram, Draw.io и другими внешними сервисами + открытый API.
Есть On-premise решение.
Недостатки:
История изменений документов не хранится на бесплатном и самом дешевом тарифах.
Безлимитное хранилище доступно только на тарифах со стоимостью от 249 ₽/мес. за пользователя.
Стоимость:
От 149 ₽/мес. за пользователя.
Аспро.Cloud
Аспро.Cloud — экосистема решений с модулями для управления проектами, финансового учета, работы с клиентами и других задач. В системе есть встроенный сервис для базы знаний с редактором статей.
Возможности и преимущества:
Поддержка HTML-кода в редакторе.
Возможность развернуть текстовый редактор на весь экран, чтобы не отвлекаться на другие элементы интерфейса.
Совместная работа над текстом и комментарии к фрагментам материала.
Автоматизация обновлений в БЗ и уведомлений об изменениях.
Сбор обратной связи с сотрудников по каждой статье.
Отдельный корпоративный портал, для которого можно настроить фирменный дизайн.
Позволяет создать внешнюю базу знаний.
Есть мобильные приложения на iOS и Android.
Недостатки:
Высокая цена подписки.
Базу знаний нельзя купить отдельно — это встроенный модуль.
Стоимость:
Бесплатная версия включает 5 пользователей, 1 базу знаний с 2 разделами для документов, 5 гб хранилища и интеграции с мессенджерами и соцсетями.
От 2 090 ₽/мес. за 5 пользователей, но при оплате на 2 года вперед.
WEEEK
WEEEK — это в первую очередь таск-трекер, но в нем можно создать базу знаний с древовидной структурой. Есть интеграции для импорта задач и других сущностей из зарубежных сервисов — Notion, Trello, Asana, Jira.
Возможности и преимущества:
Базу знаний можно сделать публичной.
Блоки с кодом и интеграция с LaTeX, чтобы набирать формулы.
Редактор статей поддерживает разные типы контента: встроенные видео, чек-листы и др.
Готовые шаблоны документов.
Быстрая перелинковка внутри базы знаний через @.
В бесплатной версии — до 5 человек в команде и до 100 документов в базе знаний.
Недостатки:
Нет коробочного решения.
На бесплатном плане память пространства — всего 200 МБ на участника.
Стоимость:
От 159 ₽/мес. за пользователя при оплате на год вперед.
Teamly
Teamly — российский сервис для создания базы знаний, похожий по функциям на Confluence. В модуле для обучения из базы знаний можно автоматически собрать курс для сотрудников. ИИ-ассистент дает подсказки из базы во время работы.
Возможности и преимущества:
Быстрый поиск по базе знаний и ответы-саммари от ИИ на основе статей.
Визуальный редактор и совместная работа в режиме реального времени.
Метки с количеством просмотров материалов.
Много инструментов для верстки и редактуры: настройка расположения иллюстраций в тексте, добавление ссылок в иллюстрации, формул, умных таблиц.
Встроенная аналитика базы знаний.
Инструменты для создания курсов на основе материалов в БЗ.
Готовые интеграции с Draw.io и инструментами Google Workspace.
Есть мобильное приложение на iOS и Android.
Десятки готовых шаблонов со структурой базы знаний или ее конкретных разделов.
Есть версия on-premise.
Недостатки:
Надо отдельно платить за читателей, поэтому решение не подойдет для публичной базы знаний.
Стоимость:
Бесплатная версия — до 5 редакторов без возможности добавить читателей.
От 299 ₽/мес. за редактора — при оплате на год вперед, читателей нужно оплатить отдельно.
Вместо вывода
Большая часть платформ для базы знаний намного функциональнее, чем простой редактор. В таких сервисах много дополнительных инструментов для улучшения рабочих процессов — доски с задачами, календари или CRM-системы для организации работы с клиентами. Поэтому чтобы выбрать, где вести базу знаний, подумайте, чего еще не хватает вашей команде.
Например, если вы работаете по Scrum, стоит выбрать инструмент, который заточен под эту методологию — из нашей подборки вам подойдут Kaiten. Для обучения сотрудников подойдут Minerva Knowledge или Teamly — в них есть модули для создания курсов. А если вам нужна личная CMS «для всего», присмотритесь к Yonote.
