Когда учет техники живет в «вечном Excel», это почти всегда заканчивается одинаково: разрозненные данные, ручные акты, сломанные формулы в онлайн-таблице, ошибки, взявшиеся «из ниоткуда», и потерянные часы, потраченные на поиск: где чей ноутбук, что выдали, что вернули и какой документ к этому относится. В результате страдает не только ИТ-отдел — без нормального реестра и связей между закупками, инвентарными единицами и актами легко получить хаос в документообороте.
Привет, меня зовут Евгений Смоленцев, я работаю программистом в АНО по развитию городской среды «МосводостокСтройТрест», которая занимается благоустройством улиц и сезонной инфраструктуры, капитальным ремонтом многоквартирных домов и объектов образования, строительством производственных баз, а также выполнением специализированных задач учредителя. В этом посте расскажу, как мы с помощью MWS Tables собрали учет оборудования в систему полного цикла — от закупки и присвоения инвентарного номера до выдачи сотруднику и возврата. Спойлер: мы сделали видимые взаимосвязи, удобные формы для внесения записей и генерацию актов по шаблону прямо из таблицы.
Задача: переделать таблицу из Битрикс24
Когда я только пришел в организацию, моей первой задачей стало как раз наведение порядка в учете оборудования на пути от закупки до выдачи ИТ-отделом сотруднику. На тот момент система работала в виде неструктурированной excel-таблицы с разрозненными данными и актами приема-передачи, составленными вручную.
Сначала была идея усовершенствовать существующую таблицу и переформатировать ее в полноценную БД с консистентными данными, унифицированной информацией и наличием связей между документами. Но для общего доступа из любой точки эта таблица хранилась онлайн в Битрикс24, формулы работали очень плохо, подтягивались не те данные, что нужно.
Например, при отсутствии сортировки справочников по алфавиту начинали возникать ошибки, нули, глюки при обновлении строк и так далее.
Решение в виде таблицы из Битрикс24 также не позволяло сгенерировать документ по шаблону.
Поиск альтернативы: Baserow
Увидев, что обычная таблица не работает так, как мне бы хотелось, я предложил перейти на другое решение. Разрабатывать что-то с нуля было бы слишком долго и трудозатратно. Я искал готовую базу данных с хорошим UI, видимыми связями — что-то вроде ушедшего из России Notion.
Начал искать альтернативу Notion и наткнулся на Baserow — это платформа с открытым исходным кодом для работы с базами данных, чем-то похожа на Airtable.
Еще придумал сделать связку через запросы для генерации актов приема-выдачи. Этим вопросом замучил их поддержку, собрав международный консилиум. Увы, оказалось, что формы в Baserow плохо работают с точки зрения отображения всех элементов записи из базы. А генерация шла через отдельное мини-веб-приложение. Это работало нестабильно.
Нужно было каждый раз заходить на сторонний сайт, выбирать акт, нажимать кнопку генерации — и ждать. Также возник вопрос о безопасности хранения данных.
MWS Tables
Когда мне понадобилось фиксировать не только выдачу оборудования, но и его возврат, а также ряд других параметров, стало ясно, что нужно искать более подходящее решение. Наткнулся на MWS Tables, и оказалось, что этот сервис гораздо удобнее в эксплуатации, чем Baserow.
UI — понятнее, интерфейс работает быстрее, а еще это решение входит в реестр российского ПО № 29595 от 18.09.2025. Значит, не будет внезапного ухода вендора с рынка или других подводных камней, да и с точки зрения безопасности данных это надежнее.
Также меня порадовало наличие возможностей для автоматизации и интеграции, кнопки в самой таблице и довольно большие лимиты на фоне двух тысяч строк в других решениях.
Согласовал переход на новую платформу с руководителем и перенес данные. Затем презентовал решение коллегам и провел обучение. Всем понравилось, особенно то, что новые записи можно теперь вносить через форму, а для генерации актов больше не нужно заходить на отдельный сайт.
В режиме бесплатного доступа редактировать таблицу могут до трех пользователей, а нам нужно больше. Сейчас занимаемся оформлением договора для платного расширенного доступа.
Каждой единице техники присваивается инвентарный номер. По закупкам можно посмотреть подробности, открыв карточку, оставить комментарии или изучить имеющиеся, тегнуть нужных коллег.
С помощью форм мы генерируем акты, и это гораздо удобнее и быстрее, чем писать/переписывать их вручную.
Для генерации акта выбираем тип операции — выдача или возврат, выставляем дату, выбираем инвентарные единицы и имя сотрудника из готовых списков, которые подтягиваются из справочников. После этого выбираем нужный адрес, где будет располагаться оборудование, и нажимаем кнопку «Отправить». Всё, генерация запущена с помощью REST-запроса.
На основе шаблона генерируется акт приема-передачи или возврата оборудования в зависимости от данных, введенных при заполнении. Автоматически подставляются нужные значения, к стоимости добавляется НДС, а готовый акт попадает в нужную папку.
Результаты
По итогам использования решения MWS Tables мы получили:
возможность интегрировать API и делать связки;
моментальную генерацию документов на основе шаблонов и данных из таблицы в том же окне;
ускорение работы за счет агрегации данных;
взаимосвязи, иерархию, магические ссылки;
моментальное обновление, возможность для совместной работы;
интуитивно понятный интерфейс, качественный UX/UI;
систему полного цикла для учета техники — с закупки и присвоения инвентарных единиц до передачи работнику и возврата работодателю.
Больше возможностей MWS Tables
На самом деле у MWS Tables много разных полезных функций:
С помощью разных настроек можно превратить таблицу в канбан-доску, календарь или диаграмму Ганта.
Есть формы для сбора данных.
Гибкое распределение ролей и доступов — разные настройки для заказчиков, подрядчиков и коллег.
Это российский продукт, что убирает многие бюрократические вопросы.
Автоматические обновление данных и запуск расчетов.
Автоматизация без кода: настройка действий по триггерам. Например, уведомлений в мессенджер.
Возможность настраивать формулы в таблице. Плюс в интерфейсе есть подсказки, как этими формулами пользоваться.
Можно собирать дашборды для визуализации, графики гибко настраиваются.
Скоро в сервисе появится доступ к AI-помощнику для автоматизации рутины.
Готовые решения для маркетинга и HR, куда входят сценарии end-to-end и помощь с донастройкой, обучением и интеграцией с внешними сервисами.
Есть подборка готовых шаблонов под разные сценарии. СРМ-системы, планирование мероприятий и так далее.
