Закопаться в делах — это когда система планирования расходует когнитивные ресурсы быстрее, чем помогает их экономить. Планировать, делегировать и контролировать можно по-разному. Иногда это трудно назвать системой, что увеличивает расход энергии на решение тех же задач. Вопрос лишь в том, чем управлять: волевыми усилиями или вниманием.
Что ж, попробуем в этом разобраться.
Меня зовут Костя Дубровин. Я веду канал про книги.
О чем книга
Основная идея — освободить мозги от незавершенных дел и переключиться на выполнение конкретных задач. Для этого автор собрал определенный набор процедур, который можно встроить в любой рабочий процесс — от разработки до управления бизнесом. Название метода — GTD (Getting Things Done) — как бы намекает для чего назвался груздем. Так что надо внимательно отслеживать чьи именно дела предстоит довести до конца.
Завал, а главное стресс возникают не из-за объема раб��ты как такового. Можно в удовольствие поработать, много сделать и даже не устать. Проблема появляется когда непонятно что требуется, плюс — что и когда конкретно должны сделать другие, а главное — куда потом мы все должны с этим бежать, и точно ли все. Если эти вопросы не закрыть, мозг будет постоянно к ним возвращаться и произойдет самое неприятное — расфокус. Впрочем, кого этим расфокусом Дэвид Аллен хотел удивить.
В чем претензия к традиционному тайм-менеджменту
Аллен критикует методики, которые предлагают приоритизировать задачи и жестко планировать их по времени. Все, что прилетает неожиданно, ломает спланированный день:
Я еще не освободился, давай перенесем на полчаса
Пошли курить / обедать / Ты с нами? / А теперь? / А сейчас?
Я только на минуточку... Давно хотела с тобой поговорить...
Слабое место традиционных моделей — игнорирование контекста. Чтобы выполнить задачу мало определить ее важность, нужны ресурсы: место, инструменты, временной слот, ну и фокус в конце концов. Поэтому при перегрузке человек выбирает то, что проще сделать — надевает пуховик и идет курить. Если начальник успевает перехватить, то приходится снять пуховик и сделать то, что нужно прямо сейчас. И лишь туалетная кабинка позволяет подумать о стратегических целях.
Базовая архитектура GTD
Аллен представляет любую деятельность в виде потока дел и предлагает пятишаговую схему, чтобы этим потоком управлять:
Сбор. Все, что так или иначе требует внимания, нужно фиксировать вне головы — в физических или цифровых «инбоксах». Это могут быть таски, заметки, документы, аудиозаписи.
Прояснение. Каждый элемент входящего потока должен получить ответ на вопрос: «Что это такое и требуется ли действие?»
— Дорогой, я давно хотела с тобой поговорить...
— Боже! — подумал он. — Что это такое?
Если действие не требуется, есть три варианта: удалить, отложить в «когда-нибудь/может быть» или сохранить как справочный материал.
— У моей мамы скоро день рождения...
— Ок, сохраню как справочный материал.
Если действие требуется, нужно определить конкретный следующий физический шаг.Организация. Сформулированные следующие действия и результаты раскладываются по специально выделенным спискам и папкам. Здесь появляются списки проектов, контекстные списки действий, календарь, списки «ожидаю» и архив справочных материалов.
Обзор. Система требует регулярного пересмотра, иначе теряется актуальность. Автор отдельно выделяет еженедельный обзор, в рамках которого нужно пройти все проекты, списки и материалы, обновить статусы и уточнить следующие шаги:
— Мы ведь не поедем к твоей маме?
— Нет, что ты. Она планирует отметить у нас.Выполнение. На этой стадии вы выбираете, что делать в этот момент, ориентируясь на контекст, доступное время, уровень энергии и приоритет. Важно, что выбор происходит внутри уже структурированного пространства задач, а не в режиме постоянного тушения пожаров.
— Конечно, дорогая!
— Правда?
— Правда. Только у меня командировка как раз в этот день.
Проекты, контексты и «следующее действие»
В терминологии книги проект — это результат, которого вы хотите достичь (желаемое состояние), для достижения которого требуется больше одного действия. Это может быть какое-нибудь внедрение, подготовка к выступлению на конференции или вот, скажем, командировка. Смысл в том, чтобы собрать все проекты в реестр и определить по каждому из них следующий шаг. Можно не один.
Контекстные списки — одно из ключевых отличий GTD от обычных тудушек. Автор рекомендует группировать действия по контексту выполнения: «Офис», «Дом», «Компьютер», «Телефон», «Жена» и так далее. Это позволяет видеть только те задачи, которые реально можно сделать в текущей ситуации.
Принцип «следующего действия» заключается в том, чтобы формулировать задачи в виде конкретного физического шага. Не «разобраться с отчетом», а «открыть файл отчета за четвертый квартал и просмотреть раздел по выручке». Вариант «встретить маму на Казанском вокзале» Аллен одобряет. Такая формулировка снижает психологический порог. Сразу понятно, что требуется, и что будет, если не сделать.
Календарь, «ждущие» и отложенные решения
Аллен жестко разграничивает роли календаря и списков. В календарь попадают только те события, которые привязаны ко времени или дате: встречи, дедлайны, обязательства — все, что нельзя произвольно сдвигать. Списки же содержат задачи, которые вы можете делать в любую подходящую неделю или день. Это предотвращает перегруз календаря и повышает точность планирования.
Задача руководителя в этом случае — так провести планерку, чтобы определенные задачи из списков дружно переехали в календарь, а какие-то из календаря в списки. Вечером, после разговора с женой, часть задач могут обратно поменяться местами. Удобная система.
Еще один инструмент — список ожидания (Waiting For). Это перечень обязательств, по которым мяч на стороне других людей или организаций: вы отдали задачу в работу, ждете ответа, согласования, поставки. Такой список служит внешней памятью для систематического контроля делегированных задач. Когда я в очередной раз слышу «Выкинь елку!», вспоминаю Дэвида, нашего, Аллена.
Мое любимое — список «когда-нибудь/может быть» (Someday/Maybe). В него попадают идеи, которые не требуют немедленных действий: потенциальные проекты, направления развития, эксперименты. К ним имеет смысл возвращаться на регулярных обзорах, а также в момент когда нужны новые идеи. Б��вает, чувствуешь что идея толковая, но реализовать получается не раньше, чем появится недостающий пазл. А потом — щелк! — и половина вселенной в труху. GTD — страшная сила!
Еженедельный обзор
Как-то наблюдал как мой коллега решил освоить GTD и начал записывать все-все. Продержался недолго. Быстро понял, что устроил себе бюрократию вселенских масштабов и бросил. Но фишка GTD не в количестве списков, а в регулярности обзора. Аллен описывает детальную последовательность:
Очистка всех входящих каналов
Обновление списков проектов
Сверка календаря прошлой и следующей недели
Актуализация списков «ожидаю» и «когда-нибудь/может быть»
Странные ощущения от пустого инбокса
Цель обзора — восстановить целостную картину хотелок, задач и обязательств. Если этот ритуал пропустить, списки быстро устаревают, мозг перестает считать их надежными, и тогда снова начинаешь держать критические дела в голове, что возвращает импульсивные решения и стресс.
Обзор выглядит как еще одна планерка, которых и так хватает. Но если часа в неделю достаточно, чтобы потом семь дней чувствовать себя человеком с пустым инбоксом, то почему бы и нет. К тому же уровень здравого смысла на этой планерке может быть таким, что не грех и попланериться.
Горизонты фокуса и стратегическая перспектива
Автор предлагает модель «горизонтов фокуса», которая позволяет использовать GTD не только на оперативном уровне, но и на стратегическом. Всего он выделяет шесть уровней:
Текущие действия
Проекты
Области ответственности
Цели на 1–2 года
Видение на 3–5 лет
Общая жизненная миссия
Идея в том, чтобы периодически подниматься на более высокий горизонт и проверять, соответствует ли текущий набор проектов и задач этим целям.
Эта часть особенно важна для руководителей, предпринимателей и просто амбициозных людей. Без хорошей связки между операционкой и стратегией есть риск бесконечно оптимизировать тактическую эффективность, не решая ключевые вопросы. Аллен выстраивает процесс так, чтобы достаточно было сформулировать цели и области ответственности, а GTD гарантирует, что они будут регулярно отражаться в повседневных задачах.
Психологический капитал и когнитивная нагрузка
В расширенном издании книги Аллен опирается на концепцию психологического капитала (PsyCap), включающего надежду, оптимизм, устойчивость и уверенность. А GTD, в свою очередь, помогает этот капитал накапливать и сохранять — меньше париться и смелее действовать.
Внешняя система фиксирования задач выступает как расширение когнитивных ресурсов, позволяя более рационально распределять внимание и энергию. С учетом наработок Лумана, — это уже третий мозг, получается.
Что на практике
Для разработчиков, тимлидов, менеджеров и фаундеров GTD нужна чтобы:
Работать с параллельными проектами и контекстами
Управлять входящим потоком задач
Масштабировать деятельность через делегирование
Эффективно планировать в условиях высокой неопределенности
Правда, надо учитывать, что GTD имеет смысл использовать для выполнения уже пр��нятых решений. Метод не поможет в выборе стратегии и не заменит продуктовое или бизнес-планирование.
Критика и ограничения модели
Аллен честно признает, что внедрить GTD сложно, а пополнить армию тщетно пытавшихся — легко. Переход от хранения дел в голове к полной внешней системе занимает несколько недель и требует значительных усилий и дисциплины. По закону подлости, особенно сложно перейти на GTD в условиях постоянных пожаров.
Еще одно ограничение — чувствительность метода к регулярности обзоров. Об этом я уже писал, повторяться не буду. Для некоторых видов деятельности, в которых большая часть задач жестко привязана к календарю и регламентам, преимущества GTD будут менее заметны. Например, доктору на приеме в поликлинике заморачиваться не стоит, а вот главврачу, пожалуй, надо.
Итого
GTD — технологичная методика. Ее можно проектировать, рефакторить, тестировать и разворачивать в команде. Она позволяет системно продвигать десятки параллельных проектов без увеличения стресса и с учетом ограничений человеческой психики.
Приятного чтения!
И, кстати, напишите в комментариях на какие книги сделать обзор.
