Уровень проектного управления в компаниях различается. У кого-то есть ресурсы, чтобы самостоятельно формировать и развивать необходимую инфраструктуру для проектной деятельности, а кому-то проще обратиться к специалистам, которые в этом разбираются. Основываясь на своем многолетнем опыте, методолог-аналитик Directum Projects Александр Васильев сравнил два подхода по развитию корпоративной системы управления проектами и дал рекомендации по их применению на практике.
Корпоративная система управления проектами (КСУП) — это обобщенное понятие, которое включает нормативно-методическую документацию (НМД), информационную систему управления проектами (ИСУП) и кадры.
ИСУП — часть общей корпоративной системы. И внедрять ее целесообразно только в комплексе, так как она должна опираться на НМД и компетенции вовлеченных кадров.
Все подходы к внедрению систем управления проектами условно можно разделить на 2 типа:
эволюционный — постепенное внедрение и развитие КСУП в компании, когда рост компетенций участников проектной деятельности растет параллельно развитию функциональных возможностей ПО для управления проектами;
революционный — развитие КСУП в короткие сроки за счет привлечения сторонних консультантов. Подразумевается, что компетенции сотрудников догоняют функциональные возможности информационной системы за счет проведения внешнего обучения.
Каждый из этих подходов имеет свои риски и возможности. Выбор будет зависеть от поставленных стратегических задач.
Что такое эволюционный подход?
Основная идея эволюционного подхода заключается в поступательном развитии КСУП. На каждом этапе закладывается крепкий фундамент для реализации следующего, за счет чего достигается надежное развертывание системы.
Этапы эволюционного подхода
Первый: создание центра компетенций
В компании формируется специальное подразделение, обычно это проектный офис. Его основные задачи:
разрабатывать и развивать нормативно-методологическую документацию;
контролировать соблюдение методологии всеми участниками проектов;
администрировать работы проектных комитетов.
Не перекладывайте на проектный офис задачи по непосредственному управлению проектами, так как из-за этого теряется фокус на развитии КСУП.
Второй: разработка и оптимизация нормативной базы
Как правило, нормативная база включает документы:
стандарт (политика) в области управления проектами;
регламенты процессов;
методические рекомендации и технологические инструкции.
Смысл этапа не только в описании бизнес-процессов, но и их последующей отладке и оптимизации на практике. Этими задачами занимается центр компетенций. Чтобы сотрудники научились работать по нормативной базе, для начала проверьте процессы организационно либо настройте их в системе электронного документооборота. Только после этого можно приступать к автоматизации посредством ИСУП.
Третий: обучение методологии участников проектной деятельности
Параллельно с отладкой бизнес-процессов центр компетенций организует обучение всех участников проектной деятельности принципам, заложенным в НМД.
Курс обучения основывается на стандарте и регламентах компании. Готовить программу и проводить занятия могут сторонние преподаватели, предварительно изучив КСУП организации. Зачастую курсы, которые разрабатывают непрофильные специалисты, сложно даются обучающимися.
Четвертый: цифровизация процессов управления проектами
На этом этапе центр компетенций подбирает и разворачивает ИСУП. Ее функциональные возможности должны максимально приближать к принятым в компании принципам управления проектами. При выборе системы рекомендую:
изучить рынок ИСУП;
определить перечень необходимой функциональности в соответствии с нормативной документацией;
учитывать предстоящие потребности в развитии НМД.
При внедрении ИСУП лучше придерживаться принципа минимально-достаточной функциональности, а остальное оставить на развитие. Таким образом можно организовать гармоничное развитие системы.
Пятый: создание центра развития ИСУП
Обычно роль центра развития системы на себя берет ИТ-подразделение, которое активно взаимодействует с поставщиком ПО и участвует во внедрении. Такой подход помогает улучшать ИСУП за счет собственных ресурсов организации.
На практике лучше создавать для требований к ПО отдельный бэклог и команду, которая будет заниматься только этой системой.
Шестой: обучение пользователей работе в информационной системе
Центры компетенций разрабатывают программы обучения для всех ролей пользователей системы. На этом этапе курс уже более углубленный и основывается на методологических документах и технологических инструкциях. При этом в зависимости от развернутой информационной системы актуализируются методологические рекомендации.
В такой курс стоит включить больше практических занятий – это поможет пользователям быстрее начать работать в системе.
Седьмой: дальнейшее развитие информационной системы управления проектами
Центр компетенций отвечает за методологическое развитие корпоративной системы, а также выставляет требования к ПО. В соответствии с ними ИТ-отдел разрабатывает новую необходимую функциональность для информационной системы.
Чтобы наглядно отслеживать развитие ИСУП можно создать отдельную agile-доску с колонками:
бэклог;
разработка и согласование требований;
приоритизация требований;
разработка;
тестирование;
демонстрация;
поставка;
обучение;
эксплуатация.
Что такое революционный подход?
Революционный подход к внедрению более быстрый и реализуется за счет внешних компетенций. Главное отличие в том, что принципы и процессы управления проектами адаптируются п��д возможности системы.
Этапы революционного подхода
Первый: определение требований к корпоративной системе управления проектами
Основные участники проектной деятельности определяют концепцию. Она включает перечень задач, которые должна решать система в целом, а также функциональные требования к ПО для управления проектами.
В этом случае разрабатываются требования не только к ИСУП, но и к бизнес-процессам. Основываясь на них, консультанты будут разрабатывать нормативно-методическую базу.
Второй: выбор подрядчика и информационной системы
Разработкой принципов и бизнес-процессов управления проектами занимаются консалтинговые компании. Выбирая контрагента, обратите внимание на его опыт реализации проектов внедрения КСУП в вашей отрасли, так как системы управления сильно различаются в зависимости от отраслевой специфики.
Также на этом этапе выбирается продукт, на основе которого в последующем будет автоматизирована нормативно-методологическая документация.
Третий: внедрение информационной системы
На этой стадии уделите особое внимание нормативной документации, а также обучению сотрудников перед выводом системы в промышленную эксплуатацию. Как правило, этим моментам уделяется мало внимания, хотя они во многом определяют успешность проекта внедрения. Чем больше нормативная документация и бизнес-процессы соответствуют потребностям организации, тем качественнее будет результат от внедрения ПО. В то же время недостаточное обучение сотрудников приводит к неприятию системы и саботированию работы в ней.
Здесь необходимо определить необходимые и достаточные доработки системы. Желательно не требовать сразу безграничных возможностей. Начать можно с необходимого минимума, а остальное оставить на развитие. Широкий набор инструментов не только затянет проект, но и усложнит обучение сотрудников и понизит их лояльность к системе.
Четвертый: развитие системы за счет привлечения стороннего консультанта
Дальнейшее развитие системы будет происходить за счет инициативы участников проектной деятельности и силами консультанта. В бюджет стоит заложить средства на дальнейшую доработку системы.
При выставлении требований необходимо учитывать основной критерий — рентабельность разработки новых возможностей. Каждая доработка должна быть оценена на предмет экономического эффекта.
Основные отличия подходов: эволюция vs революция
Критерий | Эволюционный подход | Революционный подход |
Продолжительность | 1-3 года. | От 6 месяцев. |
Требования к применению подходов на старте внедрения | Высокий уровень мотивации сотрудников и их компетенций в проектном управлении. | Наличие бюджета и высоких компетенций в проектном управлении у лица, принимающего решения по вопросам внедрения КСУП. |
Надежность | Весь цикл развертывания КСУП под полным управлением организации. | Большая часть цикла в зоне ответственности консультанта. |
Качество результата | Соответствует ожиданиям и стратегии компании. | Зависит от уровня контроля со стороны консультанта и вовлеченности сотрудников в процессы внедрения. |
Стоимость | Низкая, так как закупается только ПО, а проект внедрения выполняется собственными силами. | Высокая за счет передачи консультанту всех работ по проекту. |
Основные риски | 1. Увольнение ключевых специалистов, входящих в центр разработки; 2. Ошибки на проектах в процессе планомерного развития системы. | 1. Получение системы, не адаптированной под потребности организации из-за ограничений продукта; 2. Существенная зависимость от компетенций консультанта. |
Возможности | Дальнейшее планомерное развитие системы за счет внутренних ресурсов организации. | 1. Максимально быстрый эффект от внедрения; 2. Единовременное повышение компетенций участников проектной деятельности за счет внешних консультаций. |
Эволюционный подход имеет больше преимуществ и выглядит надежнее, но он более сложный и трудоемкий в реализации. Самый главный его недостаток — длительное внедрение. Не все компании могут выделить достаточно времени на проект, особенно сейчас, когда скорость изменений настолько высокая.
В то же время революционный подход намного быстрее, но содержит в себе риски, которые нужно учитывать при использовании. На практике результат нужен как можно скорее, поэтому приходится применять его. Но часто методологический и организационный «фундамент» под него еще не создан.
Ставка на скорость: как нивелировать риски революционного подхода
Вы можете применять революционный подход к внедрению КСУП, не опасаясь за качество результата, с системой Directum Projects. Эффект от внедрения будет виден уже в первый год. Мы разработали ряд рекомендаций по организации процесса, которые помогут компании получить преимущества от выбранного подхода:
Обучите рабочую группу основам методологии управления проектами и возможностям системы.
Для этого мы разработали специализированные курсы обучения, которые помогают определить методологические инструменты и функциональные возможности продукта, подходящие именно вашей организации.
Воспользуйтесь нашими наработками по методологии.
Нормативная документация, в виде шаблонов стандарта и регламента, поставляется вместе с продуктом. Поэтому вы сможете быстро разработать необходимую нормативную базу.
Начинайте с «коробки».
Широкие функциональные возможности коробочных решений Directum Projects подойдут для организаций разных отраслей, а также сэкономят время и деньги.
Постепенное развивайте систему.
Инструменты no-code и своя среда разработки (low-code) расширяют возможности для развития ИСУП собственными силами организации.
Независимо от того, какой подход вы выберете, рекомендуем изучить гайд, на что обратить внимание при внедрении КСУП. Вы получите готовую инструкцию, как разработать проектную методологию, чему нужно обучить сотрудников и как выбрать программное обеспечение.
