![Ну вот и что делать то? Ну вот и что делать то?](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e3e/419/53d/e3e41953dac5399d3fcd8aa8aaaef1cb.png)
Какие подходы к управлению временем вы сейчас используете? Готовы ли вы сказать, что у вас чёткая система по управлению вашими рабочими задачами?
Я готов сказать — да, и поделиться, как это работает у меня вот уже много лет.
Обо мне
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/29c/11e/a6f/29c11ea6f58a6d078018d2097c61bfc7.jpg)
Александр Груздев
Head of Core Development, Karuna
Всем привет. Меня зовут Александр, и я работаю руководителем отдела разработки в компании Каруна.
Также в прошлом я инжиниринг менеджер, тим лид и java разработчик. И в каждой из этих ролей я использовал какой-либо таск-трекер или его аналог. Начинал с бумажного расписания и стикеров на мониторе, а сейчас разложил довольно сложную концепцию, чтобы не упустить ничего важного.
Интро
В области тайм-менеджмента и различных практик я сам прочитал с десяток разных книг и посоветовал бы Макса Дорофеева как необходимый минимум.
В области инструментария все мои наработки — это чисто автоматизация рутины и планирования. Я стараюсь не придумывать сразу сложную систему (с содержанием по алфавиту, перекрестными ссылками и красивыми картинками-разделителями), пока всё работает и так.
Я итеративно что-то меняю и смотрю, насколько это мне помогает. Если не вижу результата — выкидываю. Если понимаю, что стало проще жить — оставляю и пытаюсь доработать.
У Макса Дорофеева мне понравился подход к сортировке задач. Можно сказать, я взял оттуда многое, но поменял форму представления. Сделал ближе к своей ежедневной работе, а именно — к доскам в джире.
![Когда спросили, что лучше: бумажные стикеры или доска в джире Когда спросили, что лучше: бумажные стикеры или доска в джире](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/bbd/eb3/a34/bbdeb3a3491d2e43832ca4232bb3894a.png)
Как обычно, я начал с малого и описал, прежде всего, работу с таск трекером, потом с браузером, чатом, и так далее.
Когда моя летопись перевалила за 10+ страниц текста, я поделил её на три логические части:
таск-трекер (эта статья);
календарь, мессенджер, браузер;
неудачный опыт.
В этой части я опишу формат представления моих задач и процессы по работе с ними в таск-трекере, остальное пойдёт во вторую часть.
P.S. Некоторые места я затёр в виде X, Y, N и так далее из соображений безопасности личных данных. И поудалял некоторые задачки, чтобы не раздувать их количество на экране. А в остальном, это моя рабочая доска, со всеми фишками и косяками.
Task tracker
Можно сказать, таск-трекер — фундамент для всех остальных компонентов по управлению временем и задачами. К этому инструменту я пришёл лет 5 назад, но за последний год сильно поменял подход к нему.
Как это выглядит у меня. Для удобства обзора поделил картинку на две, так как для идеального просмотра нужен очень широкий экран:
![Основная часть (выглядит очень схоже с рабочими досками в джире) Основная часть (выглядит очень схоже с рабочими досками в джире)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/3cc/e9f/7a8/3cce9f7a8aaad1c9c3d4d7120eaec0f1.png)
![Доп часть (прокачал доску для собственного удобства) Доп часть (прокачал доску для собственного удобства)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/03f/663/964/03f663964af85c3a934922d10a3b7f28.png)
И для тех кто хочет увидеть полноразмерный формат
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/46a/25e/24d/46a25e24d54076337826282d69ba00c4.png)
Это может быть любая Канбаноподобная борда с возможностью кастомизации и шаблонизации.
Далее расскажу, как работать в таком формате.
Колонки
Backlog — тут содержится всё настолько отдаленное, что чаще всего я просто удаляю карточку в связи с её неактуальностью или выполнением в рамках другой задачи.
To Do — то, что я готов запланировать в ближайший месяц: любые несрочные поручения руководителя, планы на апдейт документации, и так далее.
Week — рабочая неделя + небольшой нахлёст на следующую (особенно при приближении пятницы). Один из ключевых столбцов, так как именно отсюда я в первую очередь достаю задачи на день.
Today — вот прямо то, что я буду делать сегодня. Не обязательно я это сделаю до конца (да, грумить задачи на 30-минутные интервалы я пока не стал), но точно из фокуса они пропасть не должны.
И это же входная точка всех новых задач, тот самый инбокс в терминах Макса Дорофеева. Почему тут, а не отдельно? Потому что ещё один столбец не влезет в мой 27 дюймовый экран. Шучу, просто потому что сразу после создания я либо закидываю задачу в To Do, Week либо оставляю в Today при высокой срочности задачи. Мне так удобно.Daily — Спонтанно образовавшийся столбец, где я держу:
Чек-лист на день — список активностей, которые я должен сделать с утра, прежде чем приступить к работе. После выполнения всех пунктов я закрываю эту карточку и приступаю к списку в Today.
Фокусы недели (ниже опишу подробнее).
Опционально, какие-то супергорящие и продолжительные вещи (например, квартальное планирование).
Repeat — регулярные активности, которые двигаются в Today и обратно при выполнении. Это —всякого рода регулярные заполнения планов и отчётов, ревью скоупа спринта команд, и остальные повторяемые активности.
Status — какой-то странный столбец, который тоже образовался стихийно из пунктов, которые уже на моей стороне сделаны, но требуют контроля или ждут от кого-то следующего шага. Скорее всего, создам отдельный тип шаблона и буду располагать в Week/To Do/Today в зависимости от даты.
Projects — составные активности, которые представляют собой чек-листы. Каждый пункт нужно выделять в отдельную карточку при планировании.
Использую, когда понимаю, что задачу ни за один, ни за два подхода не осилю.EDP — новинка. План на меня и каждого из моих ребят в команде на ближайший год. Включает инфу о развитии экспертизы, когда перфоманс ревью, и некоторые другие важные детали. Внутри — чек-лист. Отчасти дублирует отдельную гугл табличку для 1-1 (про неё расскажу не в рамках этой статьи), поэтому ещё думаю над форматом.
Сценарий работы
Ежедневно
Проснулся, улыбнулся, открыл трелло борду.
Открываю чек-лист для планирования.
Сбрасываю галочки с выполненных пунктов (не нашёл, как автоматизировать, надоест кликать — пойду искать решение). И иду по списку:Личные сообщения в мессенджере.
Если готов ответить сразу — пишу ответ. Не готов — добавляю в закладки в мессенджере.
Если мне что-то нужно сделать кроме ответа — завожу сразу карточку в трелло на сегодня.Закладки в мессенджере: то же самое, что с новыми сообщениями, но уже для закладок. Как только обработал — удаляю.
Сообщения в почте. Просто и без изысков: смотрю новое, создаю карточки в трелло, удаляю ненужное.
Открываю календарь и оцениваю миты на сегодня-завтра (а иногда и на всю неделю). Если нужна подготовка — завожу карточку в Today (или переношу из Repeat) и букаю время в календаре как Focus Time.
Смотрю на колонки Repeat, Projects, People, Status, и перетаскиваю в колонку Today, если есть что-то подходящее. Для важных и срочных задач букаю время в календаре.
Теперь заглядываю в календарь и смотрю, сколько у меня сегодня времени не забукано под миты и персональные активности, горестно вздыхаю.
ВАЖНО: для каждой карточки у меня есть примерное время на выполнение, но об этом позже.
Собственно, всё. Погнали “делать дела”.
Небольшой оффтоп про митинги
Митинг митингу рознь, но каждый из нас, наверно, задумывался, а сколько бы он сделал ещё, если бы не совещания? Но в работе менеджера это — инструмент, с помощью которого он и делает свою работу. Не забывайте это, но и не переусердствуйте с количеством!
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/0ec/846/02c/0ec84602c0b8803c70df5b395d9ad591.png)
Еженедельно
Обычно это происходит регулярно в пятницу вечером, либо в понедельник утром.
Нужно хорошенько пройтись по всем колонкам и актуализировать Week. Если там явно мало задач, обращаю внимание на To Do. Если обратная ситуация, то спихиваю в To Do.
Главный ответ на вопрос “зачем?” — чтобы иметь представление, сколько я переварю потенциально. В случае, если я сдвигаю задачу в To Do или ещё дальше, а у задачи есть дата, то я обязательно должен сообщить тому, кто ждёт от меня результата, что, скорее всего, задача откладывается.Новинка. Начал прописывать фокусы недели для себя в столбце Daily. Это повлияет на то, какие задачи я буду делать в приоритете. Например, указав фокус "процессы N команды", я целенаправленно свободное время буду отдавать под вопросы и проблемы этой команды. Буду актуализировать доки, роадмап, погружаться глубже в технические детали команды, поставлю 1-1 c сотрудниками. Остальные вещи (если не требуют срочного подключения) будут добавлены в очередь.
В моменте
Вот меня попросили оценить задачу, или после ретро я понял, что нужно поставить 1-1 мит с кем-то… Что я делаю? Бегу и делаю задачу в моменте.
Завожу таску в Today. Дальше, если понимаю, что она тут без шансов на выполнение — перевожу в Week/To Do.
Исключение: опять же срочное, важное и простое дело.
Особенности
Шаблоны
Для каждого типа задач я завёл шаблоны и промаркировал их лейблами, чисто для визуального отличия.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/99e/501/b0c/99e501b0c2cba6c7c90d6d35670510df.png)
Лейблы
Docs — написать документацию, регламент.
Research — изучить тему, статью. Когда непонятно, какой результат должен быть.
Meeting* — банально поставить с кем-то мит.
Action — всё остальное (создать дашборд с метриками, расписать план развития сотрудника, подготовиться к ретро, ответить на письмо).
Шаблон для регулярных действий. Например, [Weekly] - [15min]
Meeting*
Почему бы не поставить мит сразу, подумаете вы. А не факт, что мне этот мит важен прямо сейчас или до конкретной даты. Просто это может быть сбор обратной связи, или 1-1 с коллегами, или презентация какого-то проекта, для которого ещё нужно подготовиться. А, может, я вообще передумаю ставить этот мит, если получу нужную информацию другим путём.
Оценка времени
У каждой карточки в префиксе есть планируемая оценка по времени: 15 min по умолчанию. Правлю, когда создаю или планирую день.
Описание
Чаще всего мне хватает хорошо сформулированного заголовка, но иногда обогащаю описание ссылками и чек-листами. Примеры:
Создать эпик в джире на добавление алертинга в сервисе X (тут внутри ничего не нужно, если я знаю, в каком проекте это заводить).
Поставить 1-1 с Васей, чтобы обсудить проекты на Q1 команды Y (тут внутри ссылка на роадмап).
Заполнить еженедельный статус синк документ (тут внутри ссылка на документ).
Актуализировать стратегию команды N (тут внутри может быть чек-лист из конкретных пунктов).
Проекты
Если задачу невозможно сделать за 1-2 подхода или 3-4 часа, завожу проект и составляю чек-лист. Нет смысла тащить какую-то громадную таску в Today. Иначе — всё как в разработке: будете гонять её по спринтам и не пойми когда закончите.
![Чек-лист для комплексной задачи Чек-лист для комплексной задачи](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/66b/4af/48f/66b4af48f817c030b968e4afb903367b.png)
Из важного:
Добавляю красные лейблы на важные проекты.
В описании задачи прикрепляю линки на документы.
В каждый пункт чек-листа желательно добавить примерную дату выполнения (если применимо).
ER
Отдельно я создаю в виде проектов свой план на ER (Evolution review).
![Пример чек-листа для одного из пунктов моего EDP Пример чек-листа для одного из пунктов моего EDP](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a40/1b7/71b/a401b771b9874d44156de9e96790c8d5.png)
ЕР - что это такое?
Evilution review. Название говорит само за себя. Мероприятие, на которым ты и твой руководитель обсуждаете твои достижения, факапы и строите дальнейший план развития. Очень полезно, если оба человека на этом мероприятии осознают важность, хорошо подготовятся и открыто обсудят все вопросы. Если к этому отнестись как к ещё одному надоедливому митингу — получится шляпа из пунктов “прочитать 3 книги и пройти 2 курса”.
Это помогает сфокусироваться на проработке своих зон роста. Время от времени вытаскиваю оттуда какой-то пункт.
Привет тем, кто не понимает, зачем заполнять какие-то EDP, и думает, что это всё — бюрократия, и только.
В этом же столбце размещаю карточки на ребят, с кем работаю в роли руководителя, но в более упрощённом варианте. Как и писал выше, недавно перешёл на другой формат в google sheets, поэтому оставлю дальше чисто для своих задач.
Конец
Ну, не совсем конец, но почти.
В этот раз попытался сделать статью чуть лаконичнее, так что оставил только историю про таск-трекер.
Надеюсь, кому-то поможет проапгрейдить свой подход, а кто-то выразит своё звонкое “ФИ” в комментариях. В любом случае, дело уже сделано. Всем спасибо за внимание!
To be continued…
Тут будут следующие части эпопеи про управление временем и задачами.
А пока дайте знать, кто ещё использует канбан борду для ведения своих личных/рабочих задач: и какие фишки используете, чтобы не забыть ничего важного?