Вопрос взаимодействия разработчика или любого другого исполнителя с заказчиком всегда требует наличия одной и той же сущности, а именно – задачи. Казалось бы, все просто: заказчик ставит задачи, исполнитель их выполняет, далее на основе заранее оговоренного метода оплаты (фиксированная сумма, почасовая оплата и т.д.) выставляет счет, который заказчик оплачивает.
Но этот простой и понятный процесс заметно осложняется, если заказчик работает с несколькими исполнителями или, наоборот, исполнитель сотрудничает с несколькими заказчиками по разным проектам.
Пожалуйста имейте в виду что хотя это корпоративный хаб, система бесплатная и это можно сказать мой pet проект! То есть все сделано и делается на мои деньги и с моим участием. Так что не судите строго.
Проблематика: зачем создавался этот модуль
Главная проблема – это наличие нескольких задач одновременно. Более того, над одной задачей могут работать несколько исполнителей. И во всем этом самое главное – ничего не потерять, не забыть, не пропустить сроки.
При этом важно, чтобы обе стороны процесса (заказчики и исполнители) выглядели профессионально, своевременно выполняли свои обязательства, четко контролировали финансовую сторону вопроса, не забывая также о необходимой бюрократии. Заказчику нужно вовремя проконтролировать работу, убедиться, что все сделано правильно, оплатить счет. Исполнителям важно не забыть о дедлайне, выполнить все точно, выставить счет и не забыть проконтролировать оплату.
Казалось бы, систем совместной проектной работы различной степени сложности существует очень много. Это и доски Trello, и система Redmine, и многие другие. Но, подозреваю, не только у меня, как у руководителя проекта, но и у многих других все они вызывают определенное недовольство недостаточным уровнем автоматизации либо, если попытка автоматизировать эту деятельность имеется, высокой сложностью. И как следствие, все это сопровождается таким количеством необходимых действий, что большая часть автоматизации становится бессмысленной, так как все равно на работу с системой уходит много времени.
Что мы предлагаем
В этой статье я представляю наш собственную разработку, которая является интеграцией модуля проектной работы и CRM. Важно понимать, что здесь мы проработали разные уровни сложности работы.
Есть простой вариант: заказчик ставит задачу, исполнитель выполняет и выставляет счет.
Есть работа над проектом: заказчик ставит задачи руководителю проекта, он распределяет их между исполнителями, заказчик получает счет за всю работу над проектом.
Например, если понадобилось создать какой-то модуль для сайта, то для заказчика эта задача звучит как «разработка сайта» или «модернизация сайта». Руководитель проекта распределяет сам задачи по проекту, заказчик получает один счет, что удобно. А кто именно, что и когда делал, заказчику на самом деле не только не нужно знать, но и не интересно.
В первую очередь, при разработке мы ориентировались не столько на отдельные небольшие проекты, сколько на долгосрочное сотрудничество, например, сопровождение, платную поддержку или постепенные доработки в рамках крупного проекта.
Как обычно выглядит процесс
Опишу традиционный подход, который практиковали и мы, и множество других компаний, с которыми я сталкивался, при работе над задачами с необходимостью учитывать потраченное время:
Получаем задачу от клиента в виде email, звонка или вербально при личной встрече.
При необходимости записываем задачу вручную в блокнот или какой-то файл.
Создаем задачу в тикет-системе.
Выполняем задачу.
Засекаем время выполнения задачи с помощью таймера в телефоне или на компьютере.
Записываем потраченное время в задачу.
В конце определенного периода собираем данные о выполненных задачах в документ, например, Google таблицы.
Создаем в учетной системе счет, вносим туда вручную (при помощи копирования) названия задач и сроки.
Отправляем счет покупателю.
Если вы сами являетесь исполнителем, а задач у вас немного, проблем при таком подходе не возникает. А если нужно задачу распределить по исполнителям, после чего проконтролировать готовность? А как вашу задачу будет выполнять сам исполнитель, как он будет контролировать время, где и как его фиксировать? Хорошо, если в вашей тикет-системе есть инструменты фиксации времени, а иначе, и тут будут постоянные накладки. Даже самые лучшие исполнители все равно что-то будут забывать, что-то пропускать и т.д.
Далее, в конце определенного периода, например, по итогам месяца, кто-то (чаще всего эти действия выполняет менеджер, закрепленный за определенным клиентом) должен собрать информацию по выполненным задачам всех исполнителей, например, в Excel. Посчитать общее время выполнения задач, рассчитать на его основе стоимость, возможно, как-то округлить. После этого в какой-то IT-системе нужно создать счет, в котором также необходимо отобразить все задачи, отправить его заказчику, проконтролировать оплату.
Одновременно в этом процессе возникает множество вопросов. Например, полностью ли выполнена та или иная задача, или исполнитель указал фактическое время на конец отчетного периода, а задачу еще не решил. Была ли по этой задаче частичная или полная предоплата и многое другое.
Таким образом, даже если вы работаете не в Excel таблицах, а в какой-то тикет-системе, все равно возникает большое количество ручной работы. Вам нужно и задачу создавать самостоятельно, перенести вручную информацию или каким-то образом интегрировать систему, и все это занимает много времени. Особенно это критично, если в компании нет менеджеров, которые занимаются только подобной работой, а все ложится на плечи руководителя проекта.
Именно так было у меня, так как работал я один с несколькими исполнителями. И все это выливается в большую «головную боль». Я пробовал различные системы распределения задач со встроенными счетчиками времени. Но дальше вопрос контроля финансов и выставления счетов все равно оказывался крайне сложным.
Процесс с нашей Trinion CRM и модулем для проектной работы
Итак, у нас имелась уже собственная разработка – Trinion CRM, где можно вести клиентов, контролировать сделки, выставлять счета и т.д. Кроме того, уже имелись в наличии Тринион Задачник для проектной работы и сопровождения. Решение лежало на поверхности – просто соединить между собой эти 2 системы. И мы это сделали.
Теперь процесс работы с задачами выглядит так:
Клиент сам создает задачу. В задачнике клиент является пользователем. Потому может выслать задачу по email, система сама создаст задачу, либо войти как пользователь и создать задачу вручную.
Руководитель проекта заходит и отмечает исполнителя.
Исполнитель выполняет работу. В процессе он заходит в задачу и нажимает на запуск таймера, таким образом автоматически отмечает, сколько времени заняло выполнение задачи. При этом в любой момент человек может сделать перерыв, нажав на кнопку Стоп. И таких промежутков времени внутри задачи может быть любое количество. Также, если по какой-то причине не был использован таймер, внести запись о том, сколько времени было посвящено задаче, можно вручную.
После завершения задачи она получает статус выполненной, а временные промежутки, созданные таймером или исполнителем, автоматически суммируются.
Менеджер по продажам выделяет выполненные задачи и формирует отчет для их проверки.
Далее, если обнаружились недочеты, задача возвращается в работу, если все в порядке, остается в списке выполненных, на основе которого формируется счет на оплату.
В счет автоматически добавляются все выполненные задачи, затраченное время, стоимость 1 часа, рассчитывается сумма. Также при необходимости менеджер может корректировать вручную часы или любые другие данные по любой задаче. Данные клиента автоматически формируются на основе его карточки в CRM, а сам счет «привязывается» к карточке клиента для формирования взаиморасчетов и контроля оплаты.
Менеджер высылает из системы счет на оплату.
Таким образом, заказчик может самостоятельно формировать задачи, что экономит время менеджерам или руководителю проекта. С другой стороны, он в любой момент времени может зайти в систему и просмотреть список своих задач.
Вся документация и все виды взаимодействия внутри задачи с исполнителями, а также с заказчиком, выполняются внутри одной системы. Это могут быть этапы, комментарии, данные и потраченном времени, выставленные счета, данные по предоплате, «привязанной» к задаче и пр.
При этом мы создали два типа комментариев – публичные, доступные, в том числе заказчику, и приватные. Таким образом, если пользователь не имеет статуса сотрудник организации, то тикеты с отметкой «приватный» он не увидит. Такие комментарии доступны только сотрудникам компании, причем только тем, кто закреплен за задачей (руководитель, менеджер, исполнители). Даже если задача создана в рамках большого проекта, исполнители, которые работают над другими задачами, приватные комментарии не видят.
Таким образом, все, что нужно для автоматизированной проектной работы, у вас будет прямо в CRM-системе, и вам больше не придется копировать или как-то переносить данные между разными программами или электронными таблицами.
Важно понимать что разработка написана на Drupal и не лицензируется, то есть вы можете закодить такое количество пользователей какое вам необходимо.
Как мы интегрировали задачник с CRM
Интеграция является полностью бесшовной. Вам необходимо просто установить в Trinion системе модуль интеграции. Все необходимые поля в справочниках, дополнительные документы, отчеты, рабочие разделы и необходимые действия появятся автоматически. Потому для установки достаточно знаний на уровне пользователя. При этом основные справочники, документы и другие важные данные останутся неприкосновенными.
Частые вопросы и ответы
Что делать, если у меня печатная форма документов отличается от принятой в Trinion CRM по умолчанию?
Внешний вид печатной формы никак не влияет на основные функции и логику работы системы. Вы всегда можете создать собственную печатную форму в формате PDF и добавить ее как шаблон в специальный справочник шаблонов печатных форм.
Что, кроме DRUPAL, необходимо иметь, чтобы начать работу в системе Trinion?
Ничего более не нужно, кроме, конечно, самой системы. DRUPAL мы рекомендуем (и даже настаиваем на этом) устанавливать на виртуальный сервер VDS. После установки DRUPAL можно приступать к установке модулей системы и пользовательским настройкам.
Что нужно сделать, чтобы начать пользоваться описанным выше вариантом автоматизации проектной работы?
Вам необходимо иметь DRUPAL, установленный на VDS-сервер, а установочный файл модуля CRM или уже установленную систему, а также модуль Задачника. Просто устанавливаете модули через обычные инструменты DRUPAL. Все остальное программные модули выполнят автоматически: добавят разделы, документы, действия, справочники и т.д.
Можно ли пользоваться вашим задачником одному?
Естественно. Вы можете создать только одного пользователя со статусом «администратор», и это будете вы. Одновременно вы будете иметь статус «сотрудника», как и любой администратор, вы получите полный доступ ко всему функционалу. Других пользователей в этом случае создавайте со статусом «клиент», т.е. не ставьте им флаг «сотрудник». И тогда вы будете как исполнитель работать один, а ваши клиенты смогут ставить вам задачи и получать счета на оплату.
Нужны ли какие-то специфические знания по DRUPAL?
Нет. Максимум, что вам нужно, это справиться с установкой DRUPAL на сервер и разобраться, как в панели администратора добавляют модули. В этом нет ничего сложного для опытного пользователя, на официальном сайте DRUPAL вы можете найти подробные инструкции. Но если все же возникнут проблемы с установкой, обратитесь за помощью к нам или закажите установку любому разработчику-фрилансеру.
