ECM/СЭД *

Я работаю в крупной национальной компании и занимаюсь вопросами выбора и внедрения информационных систем. Передо мной стояла задача выбора системы электронного документооборота для нашей компании и в результате этой работы хочу поделиться полученным опытом. Какую из систем этого обзора мы выбрали раскрывать не буду, тем более, что у каждой компании свои предпочтения и принятое решение для нашей компании может быть не лучшим применением в другой компании.

Классический документооборот в средних и крупных предприятиях не является ключевым процессом производственной деятельности. При этом отсутствие автоматизации документооборота или неэффективная автоматизация съедает много времени у сотрудников на согласование и подписание документов. А вы представьте идеальную картину: сотрудник отправляет документ на согласование, и его руководитель за ноутбуком согласовывает документ находясь на совещании, директор департамента согласовывает на телефоне, находясь на деловой встрече, а директор подписывает документ на планшете в такси по дороге в аэропорт. А теперь задумайтесь, что это уже работает во многих компаниях и как это ускорило их деятельность!

В Казахстане рынок СЭД представлен следующими продуктами (формулировка и пунктуация взята с официальных сайтов продуктов и сохранена):

• 1С: Документооборот (Россия)
• Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)
• Е1 Евфрат (Россия)
• Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)
• Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)
• Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)
• Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)
• CЭД Docsvision (Россия)
• Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)
• DIRECTUM (Россия)

Один из мировых автопроизводителей посчитал, что печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. В центрально офисе оператора мобильной связи из большой четвёрки провели исследования и оказалось, что они используют в месяц примерно 420 пачек бумаги. В то же время даже самый обычный интернет-стартап тратит за месяц около 11 пачек. Не сложно посчитать, что расходы на документооборот для любой компании это значительная сумма, которую любой руководитель с радостью бы сократил.

Наконец-то я добрался до третьей запланированной и заключительной статьи про KCS из моего мини-триптиха, посвящённому этой мало известной в России методологии. Напомню, что KCS расшифровывается как knowledge-centered support и в предыдущих двух статьях я довольно подробно описал, что из себя представляет KCS в целом, где он внедрялся в России и расписал основные составляющие KCS. Последнюю заключительную статью по KCS я хотел бы посвятить моему видению по проблеме выбора софта для данной методологии.

Статья номер раз и статья номер два.

Случилось так, что назначили меня начальником ИТ отдела. В бытность того времени я занимал должность начальника группы разработки и эксплуатации электронных информационных систем, и, благодаря то тому что вся группа на тот момент состояла из одного человека – меня, я легко с ней управлялся. Однако же мои рационализаторские таланты не прошли мимо руководства, и, в период реорганизации компании, группу ИТ (с парой админов и начальником) решили вывести из под отдела инженерно-технического департамента и сделать отдельный ИТ отдел. Меня же в свою очередь вывели из отдела обеспечения качества (не спрашивайте, что там делала группа РЭЭИС) и сделали начальником этого «новосозданного» отдела. С одной стороны, это тешило самолюбие. С другой стороны, помимо той работы, которую я выполнял, мне еще придется заботиться о ковриках для мышек, и «у меня курсор не мигает» … Отказаться тоже было не особо возможно. Собственно, мне просто положили на стол приказ о том, что теперь я начальник. Предполагая, что количество работы от этого назначения не уменьшится, я уведомил начальство (которое, видимо, думало, что я ничем не занимался), что руководить группой у меня скорей всего времени не хватит, хватит только управлять. Начальство махнуло рукой – для него видимо разницы не было.

Не секрет, что мы в Хоулмонт сами используем СЭД ТЕЗИС. Странно было бы, имея в руках современный и надежный инструмент для хранения и согласования документов, пользоваться чем-то еще. Неудивительно и то, что для любой достаточно крупной компании штатной функциональности СЭД порой не хватает. В этой статье мы расскажем, как создавался дополнительный модуль к нашей внутренней СЭД ТЕЗИС — модуль управления финансовыми ресурсами, или просто модуль финансовых заявок, как мы его зовем. А заодно воспользуемся случаем и немного покажем, как проводится проектное внедрение системы на примере отдельно взятой организации.

Работа с заданиями — это, пожалуй, наиболее часто используемая функция системы электронного документооборота. Казалось бы, что может быть проще — доставить документ исполнителю и получить реакцию на его обработку, но практика показывает, что задание — один из самых сложных объектов в СЭД. Российские СЭД имеют мощные средства управления заданиями. Расскажем, как реализованы задания в Docsvision, и какие есть особенности их реализации.

Про модель «СЭД в формате SaaS» сказано уже достаточно много. Напомним, примерно с 2010 года на российском рынке стали появляться игроки, создающие новые продукты и решения в таком формате. Они задали тренд. К 2011-2012 году на рынок вышли несколько крупных игроков с SaaS-решениями по проектному управлению, которые, в том числе, включали в себя элементы финансовых систем, CRM и системы электронного документооборота. Эти решения напрямую не являются СЭД в формате SaaS, но при этом частично решают задачи современных СЭД и даже позволяют в том или ином виде автоматизировать уникальные бизнес-процессы компании.

А вдруг, все жаркие политические споры, всё литры слюны разбрызганные через телевизор, интернет, телепатнет, и даже все хабрасрачи длинные конструктивные обсуждения не ведут нас в светлое будущее? Многие миллионы людей во всём мире усердно трудятся на общее благо, но даже когда они объединены в различные сообщества и организации, то во всемирном масштабе их усилия всё равно разобщены, не комплексны, может это нужно исправить? Возможно нам нужно не тратя время на длинные споры объединяться по интересам во всём мире и достигать наших целей? Но объединятся и эффективно действовать очень сложно. Этому должны учить с первого класса школы и даже раньше, но не учат. Об этом должны каждый день говорить по всем телевизорам и во всех интернетах, но не говорят. Можем ли мы, люди, которые сейчас оказались здесь, объединиться и всё сделать ещё хуже улучшить? Я думаю, что мы можем! Я знаю, что таких людей как я миллионы и мы постепенно объединяемся (вот уже целый десяток человек есть, а то ли ещё будет) при помощи всемирной автоматизированной системы «Технокоммунизм» задача которой (далее читать громогласным голосом) помочь человечеству, дать людям мотивацию, знания и инструменты, для того, чтобы совместными усилиями достичь высокотехнологичное светлое будущее.

Прочитав статью, которая публикуется одновременно с этой статьёй, но на Гиктаймсе: "Технокоммунизм — путь в светлое будущее (не политика)" — в которой рассказывается в целом о том кто такой технокоммунизм и почему его можно и нужно достичь в первую очередь не политическим путём, кто за него борется и о существующих эмоциональных предпосылках для того, чтобы стремится в светлое будущее, кто-то скажет: «Фантастика, сопливые мечты, будь мужиком, не ной, смирись, тихо жуй хлеб с гвоздями, ты же сибиряк, совсем там в Санкт-Петербурге размяк». Я же со своим полуроботизированным мышлением вновь и вновь отвечу: «Это всё возможно, это всё цель и задачи, это всё просто нужно систематизировать в проектной форме и действовать исходя из ресурсов, которыми мы обладаем здесь и сейчас, действовать совместно на общее благо». А для всемирной проектной работы, опять же нужна всемирная автоматизированная система. Вот про то какими извилистыми путями она делается и поговорим, конечно же помня, что значительная часть наших действий имеет экспериментальный характер.

«Мы есть то, что мы едим» — к этому выводу пришли еще древнегреческие мудрецы. Именно они подметили, что пища, из которой, как из кирпичиков, складывается фундамент организма, влияет не только на самочувствие человека, но также и на его настроение, умственную деятельность и даже отвечает за «духовное здоровье».

У системы документооборота тоже может быть свой фундамент — технологическая платформа. Выбор платформы и принципов, на которых она построена, в буквальном смысле влияет на то, как СЭД будет дальше жить — ведь эти принципы и есть те самые “кирпичики”, которые обеспечивают ее устойчивость.

СЭД, представленные “коробочной” версией, практически все схожи по функциональности, поскольку представляют собой типовые решения, подходящие для большинства организаций. Однако, если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно “коробочное” решение, здесь не обойтись без конструктора: система должна предоставлять возможности для доработки.

Именно в таких случаях важен выбор платформенного решения. Однако, какой должна быть платформа, лежащая в основе будущей СЭД? Какие фундаментальные принципы должны лежать в ее основе? Мы выделили для себя три основных принципа, которыми должна обладать технологическая платформа системы электронного документооборота, чтобы обеспечить успешное развитие СЭД в будущем.

Потребовал главный инженер автоматизировать процесс управления задачами. Поручений своим подчиненным он дает много, но вручную контролировать процесс их исполнения просто нереально. Помнить все поручения тем более невозможно. Поэтому сразу настоял на использовании подходящих средств автоматизации.

Нетривиальные задачи потребовали нетривиального подхода. Подробное описание с картинками и исходным кодом под катом.

Ни одна современная система электронного документооборота немыслима без возможности интеграции ее в существующее информационное пространство организации с помощью API или протоколов связи.



Не исключение и easla.com.

В статье речь пойдет о специфических для проектных предприятий процедурах документооборота, а точнее, об интеграции технического документооборота (у нас – на основе TDMS) и внешней переписки. На предприятиях других типов тоже могут существовать аналогичные потребности, поэтому, если у вас есть вопросы в отношении интеграции или автоматизации с помощью easla.com, статью также имеет смысл прочитать – тут описываются интересные технические детали.

Я собирался выступить на ежегодной конференции в ПАО «Гипротюменнефтегаз», однако из-за сильной текущей загрузки просто не успел подготовиться. Чем не оправдал ожиданий моих знакомых и коллег (ожидалась небольшая публичная дискуссия). Описываемое далее решение не содержит ничего революционного с организационной точки зрения, но, смею надеяться, некоторого внимания оно все же заслуживает.

В предыдущих статьях я рассказал о том, как сделать первые шаги в системе документооборота easla.com. Теперь настал черед рассказать о том, как настроить рабочий календарь и хранить в системе не меняющиеся или редко меняющиеся данные.

Три года назад с целью автоматизации управления организационно-распорядительной документацией была приобретена система elma. Но после года эксплуатации стало понятно, что от нее придется отказаться.

Рассказ о том, как я ушел от elma к easla.com.

В завершение описания своего опыта усовершенствования процесса управления перепиской, мне осталось рассказать только про выборки, с которым имеют дело все участники процесса. Наглядное представление информации – одно из важнейших составляющих успешного запуска, согласитесь!

Напомню, что в предыдущих статьях было описано поведение входящих и исходящих писем. Кульминация под катом: много текста, кода и немного анимации.

Хочу продолжить описание своего опыта усовершенствования процесса управления официальной корреспонденций в проектной организации, начатый в предыдущей статье. Напомню, что вместо elma была выбрана система easla.com и в ней уже было описано поведение входящего документа.

Следующим шагом к цели является описание поведения исходящего документа. То были цветочки… под катом еще больше текста и кода.

Вторым важнейшим компонентом приложения СЭД, помимо документов или карточек документов (в модели приложения, реализованной в платформе Docsvision), являются процессы. Если машина состояний, контекстно-ролевая модель и скрипты определяют поведение и логику отдельного документа в системе, то бизнес-процессы предназначены для реализации сложных сценариев маршрутизации, взаимодействия с внешними по отношению к СЭД приложениями, для обработки событий, не связанных с активностью пользователей, и другой серверной активности в отношении документов.

Опыт автоматизации непростой переписки (Часть 1. Входящий)
Работаю руководителем отдела информационных технологий в проектной организации г. Тюмени. Чуть больше года назад мне была поставлена задача, усовершенствовать процесс управления официальной корреспонденцией, работающий в то время на elma.

Взамен elma была выбрана система easla.com. Под катом много текста и кода.

В предыдущих статьях было рассказано о системе электронного документооборота easla.com и о том, как можно быстро начать с ней работать на примере одного процесса и одного пользователя. Тем, кто заинтересовался, наверняка интересно узнать, как организовать работу с системой всех пользователей организации. Особенный акцент сделан на совместителях — специально для сервисных компаний (service desk и help desk).

В easla.com зарегистрированный пользователь — это администратор, пользователь созданный администратором — это сотрудник, а сотрудник работающий в нескольких организациях — это совместитель! Заинтриговал?

В предыдущей статье я рассказал о новой системе электронного документооборота – easla.com и предупредил всех не ходить на сайт, чтобы не испугаться сложностей.
Теперь предлагаю ознакомиться с пошаговой инструкцией, как выполнить быстрый старт путем заимствования простого опубликованного бизнес-процесса.

Всего несколько простых шагов и любой администратор не знакомый с easla.com сможет заимствовать опубликованный процесс и передать его в эксплуатацию пользователям!