Привет, Хабр!
Меня зовут Майя. Уже больше трёх лет работаю в сфере тайм-менеджмента: начинала как копирайтер, сейчас — контент-менеджер и редактор. За это время я разобралась в десятках методик планирования и протестировала множество таск-менеджеров и планеров, пока писала и редактировала материалы о них. Со знакомством закончила, перехожу к теме статьи.
Trello долгое время был удобной и устойчивой основой для российских команд, но сегодня, по моему опыту, он всё реже воспринимается как надёжный элемент рабочего стека. Этап срочной миграции уже пройден, и в 2026 году ключевой вопрос — не куда переехать, а какой инструмент можно использовать в долгую без продуктовых и инфраструктурных рисков.
Сейчас важнее не сходство с Trello, а стабильность сервиса, поддержка мобильных и офлайн-сценариев, командной работы и предсказуемого развития. Поэтому эта статья — не рейтинг «кто лучше», а обзор, в котором я разбираю таск-менеджеры, честно показывая их сильные стороны и ограничения.
Как я выбирала аналоги Trello
Доступность в России
Я исключала сервисы с VPN и блокировками. Инструмент должен стабильно работать каждый день, без обходных решений.Канбан как базовый сценарий
Важно, чтобы канбан был полноценным: доски, статусы, перетаскивание задач и WIP-лимиты. Без этого Trello-пользователю будет неудобно.Пригодность для долгосрочной работы
Я смотрела, можно ли экспортировать данные и насколько прозрачна политика хранения. Если сервис не дает контроля над данными — это риск.Типовые сценарии бывших пользователей Trello
Проверяла личные задачи, командную работу и проекты с подрядчиками. Универсальных решений нет — и это важно учитывать.Практика, а не маркетинг
В расчет брались мой опыт, отзывы, комментарии и реальные ограничения тарифов, а не обещания на лендингах.
Кому вообще нужен аналог Trello: 4 типовых сценария
За последние годы я видела, как Trello используют в самых разных контекстах — от личных списков дел до команд на 30–50 человек. И почти всегда проблема оказывалась одной и той же: инструмент выбирали «в целом», а не под конкретную задачу. Поэтому ниже — четыре сценария, через которые дальше рассматриваю все сервисы.
1. Личные задачи и визуальное планирование
Многие использовали Trello как личный планировщик. В этом сценарии критичны скорость, календарь, напоминания, мобильные приложения и офлайн-доступ. Командные системы с ролями, отчетами и сложными настройками здесь чаще мешают, чем помогают.
2. Небольшие команды и агентства
Типовой кейс: несколько проектов, часть работы выполняют подрядчики, клиентам важно видеть прогресс. Здесь важны роли, гостевой доступ, шаблоны и адекватные уведомления. Если система требует долгой настройки, команда быстро возвращается к чатам и таблицам.
3. Продуктовые и Agile-команды
На этом этапе Trello обычно перестаёт справляться. Нужны бэклог, спринты, связи между задачами, аналитика и обсуждения прямо в карточках. Здесь выбирают уже не замену Trello, а инструмент, который поддерживает процесс разработки.
4. Компании с регламентами и доступами
По мере роста начинают играть роль права пользователей, история изменений, политика хранения данных и экспорт. Минимализм Trello перестаёт работать — на первый план выходят управляемость и контроль.
Топ-10 замен Trello
1. ЛидерТаск
Российский таск-менеджер, который чаще встречается у людей, использовавших Trello не только для командных досок, но и для личных задач. Исторически это был планировщик и ежедневник, и это до сих пор заметно: канбан здесь не «надстройка», а один из способов управлять повседневными задачами.
Чем заменяет Trello на практике
ЛидерТаск закрывает сразу два сценария: визуальное управление задачами и личное планирование. В отличие от Trello, он не ограничивается досками — здесь есть календарь, ежедневник и привычная логика работы с задачами «на сегодня», «на неделю» и «на потом».
Если Trello у вас был одновременно и рабочей доской, и личным списком дел, ЛидерТаск в таких сценариях подходит лучше.
Сильные стороны
Канбан-доски без ограничений по количеству колонок и карточек.
Встроенный календарь и ежедневник — удобно планировать день, а не только проекты.
Комментарии и вложения внутри задач, без выноса обсуждений в отдельные чаты.
Иерархия проектов и подзадач — подходит для сложных списков и долгих задач.
Исполнитель не может менять содержание задачи — меньше хаоса в командной работе.
Полноценный офлайн-режим на ПК с локальным хранением и синхронизацией.
Интеграция с Telegram: уведомления и создание задач.
Экспорт данных в TXT, CSV, Excel, HTML и PDF.
Стабильная работа в России без VPN �� проблем с оплатой.
Ограничения и нюансы
Небольшие возможности кастомизации интерфейса и логики работы.
Бесплатный тариф сильно ограничен: одно устройство, без командной работы, с лимитами.
Оплата только за год — может быть неудобно на старте.
Кому подойдёт лучше всего
По моему опыту и мнению пользователей, ЛидерТаск хорошо подходит руководителям, фрилансерам и небольшим командам, которым важно держать в одном месте канбан, личные задачи и календарь и иметь доступ к задачам без интернета.
2. Strive
Российский таск-менеджер, который подходит командам, где Trello использовали именно для совместной работы: статусов задач и быстрых обсуждений. Это не универсальный планировщик и не корпоративная система, а аккуратно собранный инструмент под канбан-сценарии. Будет интересен тем, кому нужно просто открыть доску и сразу включиться в процесс.
Чем заменяет Trello на практике
Strive закрывает тот сценарий, за который Trello когда-то и полюбили: визуальные доски, совместная работа, обсуждения прямо в задачах и минимальный порог входа. Если нужен «чистый канбан» без CRM, BPM и сложных настроек, Strive решает эту задачу без избыточной функциональности.
Сильные стороны
Канбан — основной формат работы, а не дополнительный режим.
Настраиваемые колонки, WIP-лимиты и drag-and-drop без усложнений.
Видно, кто из команды с��йчас работает с задачей.
Комментарии и обсуждения прямо в карточках.
Бесплатный тариф для команд до 10 человек с доступом к ключевым функциям.
Работа в России без VPN, оплата картами РФ.
База знаний и регламенты рядом с задачами.
Интеграция с Telegram для уведомлений и комментариев.
Ограничения и нюансы
Нет офлайн-режима — без интернета работать нельзя.
Функциональность проще, чем у тяжёлых корпоративных систем: отсутствуют сложные автоматизации.
Мобильные приложения уступают веб-версии по возможностям.
Молодой продукт — все еще развивается.
Кому подойдёт лучше всего
По итогу, Strive хорошо подходит небольшим командам, стартапам и агентствам, которым нужен быстрый и понятный канбан без внедрения и обучения. Это вариант для тех, кто ищет лёгкую и предсказуемую альтернативу Trello — без перегрузки функциями и корпоративной бюрократии.
3. Яндекс.Трекер
В Яндекс.Трекере команды работают не так, как в Trello. Здесь они используют инструменты, которые выходят за рамки простых досок. Обратила внимание, что Трекер чаще встречается в командах, где важны процессы, роли и контроль, и практически не видела его в сценариях личного или креативного планирования.
Чем заменяет Trello на практике
Яндекс.Трекер подходит для сценариев, где от досок требуется не простота, а управляемость: проекты, очереди задач, роли, процессы и контроль загрузки. В таких условиях Trello обычно перестаёт справляться, тогда как Трекер только начинает раскрывать свои возможности.
Сильные стороны
Канбан-доски с настраиваемыми workflow, а не просто наборами колонок.
Поддержка WIP-лимитов с визуальной индикацией перегрузки.
Импорт задач из Trello и Jira, экспорт данных в CSV и XLSX.
Мощный API и аналитика через Yandex DataLens.
Глубокая интеграция с Яндекс Диском, Почтой и Wiki.
Бесплатный тариф для команд до 5 пользователей.
Хранение данных в инфраструктуре Яндекса и полная доступность сервиса в России.
Ограничения и нюансы
Высокий порог входа: для старта требуется разобраться с очередями и workflow.
Для небольших команд интерфейс может казаться перегруженным и менее отзывчивым.
Мобильное приложение заметно уступает веб-версии по возможностям.
Для личных задач и простого визуального планирования инструмент избыточен.
Кому подойдёт лучше всего
Сделала вывод, что Яндекс.Трекер хорошо подходит IT-командам и компаниям, где важен строгий контроль процессов, работа по Kanban или Scrum «по правилам» и тесная интеграция с экосистемой Яндекса.
4. Bitrix24
Частый выбор людей, которые приходят «за заменой Trello», а остаются потому, что им нужна система для бизнеса, а не просто доска. Как только в компании появляются продажи, документы, подрядчики и контроль сроков, Trello становится слишком узким. Российский Bitrix24 эту проблему решает, но ценой сложности.
Я тестировала Bitrix24 именно как альтернативу Trello и довольно быстро стало понятно: это не про «пересесть на другой канбан». Это про переход в экосистему, где задачи — лишь один из модулей рядом с CRM, коммуникациями и автоматизацией.
Чем заменяет Trello на практике
Bitrix24 предлагает привычный канбан: колонки по статусам, drag-and-drop, чек-листы, файлы, комментарии, дедлайны и исполнителей. Но ключевое отличие в том, что одни и те же задачи можно видеть в разных представлениях: канбан, список, диаграмма Ганта, календарь и таймлайн.
Если в Trello вы пытались собрать «задачи + коммуникации + продажи» через интеграции и костыли, здесь это изначально одна система. Дополнительно есть отдельные пространства для работы с внешними участниками — через «Коллабы».
Сильные стороны
Проекты как полноценные рабочие пространства с чатом, лентой, календарём и документами.
Встроенный Scrum-режим: бэклог, спринты, ретроспективы, диаграммы сгорания.
Автоматизация без кода: роботы, триггеры и бизнес-процессы (на старших тарифах — без ограничений).
Коммуникации в одном контуре: чаты, видеозвонки, комментарии и уведомления.
CRM внутри системы: лиды, сделки, контакты и связка задач с клиентами.
Отчёты и аналитика по задачам, загрузке и эффективности сотрудников.
Экспорт через Excel XLSX или CSV.
Ограничения и нюансы
Высокий порог входа: это не формат «создал доску и сразу работаешь».
Интерфейс перегружен по умолчанию — без настройки легко утонуть в разделах и уведомлениях.
Бесплатный тариф сильно ограничен по возможностям задач и автоматизации.
Классических WIP-лимитов нет, их приходится поддерживать правилами команды.
Кому подойдёт лучше всего
По моему опыту, Bitrix24 стоит рассматривать не как прямую «замену Trello», а как переход на систему для компании, где важно держать в одном контуре задачи, продажи, коммуникации и документы. Он подойдёт малому и среднему бизнесу, агентствам и сервисным командам с CRM-контекстом и потребностью в автоматизации.
5. Мегаплан
Это российская управленческая система для бизнеса, где задачи являются частью общей картины, а не самостоятельным инструментом. Сюда переходят компании, где Trello сначала использовали «для порядка», а затем поняли, что задачам нужен контекст — клиенты, сделки, деньги и контроль исполнения.
Рассматривая Мегаплан как замену Trello, важно сразу сделать оговорку: сюда приходят не за досками, а за управляемостью.
Чем заменяет Trello на практике
Мегаплан подходит для сценариев командной работы, где задачи напрямую связаны с клиентами и процессами. Канбан здесь присутствует, но не играет ключевую роль — как я упоминала выше, это один из режимов работы наряду с CRM, сделками и отчетностью.
Если в Trello приходилось вручную отслеживать, к какому клиенту относится задача и на каком этапе находится сделка, в Мегаплане эта логика встроена изначально.
Сильные стороны
Связка задач с клиентами, счетами и финансовыми данными.
Настраиваемые статусы и правила перехода между этапами.
Экспорт задач, клиентов и сделок в Excel и CSV.
Облачная версия с хранением данных в России и полноценная коробочная версия.
Работа без VPN, оплата в рублях и включение в реестр отечественного ПО.
Ограничения и нюансы
Канбан менее гибкий, чем в специализированных канбан-системах.
Интерфейс может быть сложным для небольших команд, порог входа высокий.
Бесплатного тарифа нет, доступен только пробный период.
Для личных задач и визуального планирования система избыточна.
При больших объёмах данных облачная версия может работать менее отзывчиво.
Кому подойдёт лучше всего
В общем, Мегаплан подходит малому и среднему бизнесу, где важно держать в одном контуре клиентов, сделки, задачи и контроль сотрудников. Это вариант для компаний, у которых Trello перестал справляться с управлением процессами.
6. Pyrus
Это российская BPM-система, где задачи существуют внутри процессов, а не канбан-инструмент в классическом смысле. В Pyrus перешли компании, где раньше Trello пытались использовать для заявок, согласований и внутренних запросов. Если коротко, в Pyrus приходят не за досками, а за порядком.
Чем заменяет Trello на практике
Pyrus подходит для сценариев, где задачи являются частью формального процесса: заявки от сотрудников, согласования документов, сервисные запросы и внутренние регламенты. Здесь важна не свобода досок, а чёткие правила — кто, когда и что должен сделать. Там, где в Trello многое держится на договорённостях, в Pyrus эта логика закреплена на уровне системы.
Сильные стороны
Канбан-представление списков задач с поддержкой drag-and-drop.
Развитая работа с процессами: маршруты согласования, роли, статусы и SLA.
Экспорт задач и реестров в CSV и Excel, поддержка регулярных выгрузок.
Pyrus Sync для резервного копирования и интеграций с локальными системами.
Облачная версия с хранением данных в России и on-premise для enterprise-сценариев.
Мобильные приложения с возможностью работы без интернета.
Гостевой доступ для подрядчиков и клиентов по email.
Работа в России без VPN, оплата в рублях, соответствие требованиям 152-ФЗ.
Ограничения и нюансы
Канбан менее гибкий, чем в специализированных канбан-системах; классических WIP-лимитов нет.
Интерфейс ориентирован на процессы и входящие задачи, а не на визуальное планирование.
Бесплатный тариф ограничен по объёму хранилища и количеству форм.
Настройка процессов требует времени и понимания BPM-логики.
Кому подойдёт лучше всего
Получается, что Pyrus хорошо подходит командам с большим количеством согласований, заявок и документов: бухгалтерии, HR, сервис-дескам и внутренним службам. Это вариант для тех, кому Trello оказался слишком простым и недостаточно управляемым.
7. EnDocs
С EnDocs работает бизнес, где раньше Trello пытались «прикрутить» к документообороту — для договоров, счетов и внутренних согласований. Обычно это заканчивалось тем, что доски есть, а связи с документами нет. EnDocs как раз про обратное: здесь задачи вторичны по отношению к документам. Это больше похоже на инструмент для контроля документации.
Чем заменяет Trello на практике
Подходит для сценариев, где карточка задачи — это этап работы с документом: согласование договора, подписание счёта, обработка заявки. Канбан используется как визуальный трекер стадий, а не как самостоятельная система управления задачами.
В Trello приходилось часто загружать файлы, искать нужные версии документов и терять нить обсуждения. В EnDocs эти проблемы решены на системном уровне.
Сильные стороны
Канбан-доски в модуле задач для контроля статусов документов.
Жёсткая связка «документ + задача» в одном интерфейсе.
Экспорт реестров задач и документов в CSV и Excel.
Автоматическое резервное копирование в хранилище клиента (S3, FTP).
Облачная версия с хранением данных в России и коробочная версия.
Включение в Реестр отечественного ПО и соответствие требованиям 152-ФЗ.
Ограничения и нюансы
Сервис рассчитан на юридических лиц и ИП; для личных задач не предназначен.
Бесплатный тариф ограничен двумя пользователями.
Канбан без классических WIP-лимитов — это визуализация, а не методология управления.
Инструмент ориентирован на документооборот и регламенты, а не на продуктовые или IT-процессы.
Кому подойдёт лучше всего
По итогу, EnDocs лучше всего подходит юридическим, бухгалтерским и административным командам, где задачи напрямую связаны с договорами, счетами и регламентами. Это хороший вариант, если Trello оказывался слишком простым и оторванным от реального документооборота.
8. Moo.Team
Российский инструмент, созданный для работы агентств. На Moo.Team в основном перешли компании, где Trello использовали вместе с таблицами для учета часов и отчетов для клиентов. Обычно все было разрозненно: доски отдельно, время отдельно, финансы — в другом месте. Moo.Team изначально разработан специально для таких ситуаций, и это хорошо видно в его логике.
Чем заменяет Trello на практике
Подходит для сценариев, где одних досок уже недостаточно. Канбан здесь дополняется тайм-трекингом, отчётами и базовыми возможностями биллинга. Если задачи велись в Trello, а часы считались в таблицах, Moo.Team объединяет эту связку в одном сервисе. Для классического «чистого канбана» инструмент избыточен, но для агентств такая логика выглядит оправданной.
Сильные стороны
Канбан-доски для задач и этапов проектов, с поддержкой WIP-ограничений.
Встроенный тайм-трекер с учётом часов по задачам.
CRM-блок для работы с клиентами и проектами без отдельной системы.
Экспорт данных и отчётов в CSV и Excel.
Бесплатный тариф для команд до 3 человек с ограничением по числу проектов.
Поддержка миграции из других систем.
Стабильная работа в России, оплата в рублях, без необходимости VPN.
Ограничения и нюансы
Канбан ориентирован скорее на визуальный контроль, чем на строгую методологию.
Отсутствует полноценное мобильное приложение, работа со смартфона ограничена.
Бесплатный тариф быстро упирается в лимиты по проектам.
Интерфейс избыточен для личных задач и неагентских сценариев.
Кому подойдёт лучше всего
Сделала вывод, что Moo.Team хорошо подходит небольшим агентствам и студиям — SEO, маркетинг, разработка, дизайн — где продают часы работы и важно показывать клиентам прозрачные отчёты.
9. MeisterTask
Это немецкая канбан-система среднего уровня — заметно проще Jira и Bitrix24, но функциональнее базового Trello. Простая канбан-доска, но с WIP-лимитами, автоматизацией, отчётами и тайм-трекингом. Отдельный акцент сервиса — безопасность и европейская юрисдикция. Для команд, работающих с европейскими клиентами, это часто становится решающим фактором.
Чем заменяет Trello на практике
Закрывает Trello-сценарий «проекты → колонки → карточки» один в один: доски, статусы, drag-and-drop, сроки, исполнители, теги, чек-листы, вложения, комментарии. Дальш�� начинаются отличия. Здесь есть несколько представлений задач, WIP-лимиты и автоматизации. Плюс встроенный тайм-трекер и статистика по задачам, что Trello обычно закрывает через дополнения.
Сильные стороны
Несколько видов отображения: канбан, список, календарь; Timeline/Гант — на Business.
Работает без VPN.
Неограниченные автоматизации на Pro.
Отчёты по трудозатратам, экспорт в Harvest-совместимом формате.
Agenda (на Pro+) — личная панель, где видно свои задачи из всех проектов в одном месте.
Фишка — интеграция с MindMeister: из ментальной карты можно собрать проект с задачами.
Европейские стандарты безопасности: ISO 27001 дата-центр, шифрование (TLS при передаче), бэкапы.
Ограничения и нюансы
Для РФ есть практические сложности с оплатой: нужна международная карта.
Русской локализации нет: интерфейс и поддержка на английском/немецком.
Дороговато: Pro — $13/пользователь/мес (при годовой оплате), Business — $25.
Экспорт не идеален: CSV не переносит вложенные файлы (только ссылки), JSON-экспорт не включает комментарии, файлы, исполнителей и тайм-трекинг.
Важный организационный момент: если в проекте есть участник на бесплатном тарифе, платные функции могут стать недоступны для всех — фактически придётся переводить всю команду на Pro.
Кому подойдёт лучше всего
Получается, что MeisterTask логичен для небольших профессиональных команд 3–15 человек, которым важны дизайн, быстрый старт, тайм-трекинг и европейские требования к данным (GDPR). Особенно если работаете с международными клиентами и вам важнее «аккуратный канбан с автоматизациями», чем тяжёлые enterprise-системы.
10. Obsidian
Офлайн-ориентированный менеджер заметок: все данные хранятся локально в папке vault в виде обычных Markdown-файлов. Для базовой работы интернет не требуется. Рекомендую не как прямую замену Trello, а как базу знаний, которая при необходимости превращается в канбан-доску.
В российских реалиях это важное преимущество: нет IP-блокировок, зависимости от обязательных облаков и риска внезапно потерять доступ к данным из-за политики SaaS. Само приложение можно использовать бесплатно, а платными остаются только дополнительные сервисы вроде Sync и Publish — и они не обязательны.
Чем заменяет Trello на практике
Канбан в Obsidian появляется через community-плагины. Самый популярный вариант — Kanban plugin: он добавляет заметку-доску в стиле Trello с колонками, карточками, drag-and-drop, чек-листами, тегами, сроками и шаблонами.
Если проекты, заметки, исследования и документация уже ведутся в Obsidian, такой канбан ложится органично: карточки можно связывать с заметками, превращать задачи в отдельные ноты и держать весь контекст рядом.
Сильные стороны
Полный офлайн-режим: данные хранятся локально, без обязательных облаков.
Формат данных — обычные .md-файлы, которыми вы полностью владеете и можете хранить где угодно (диск, NAS, Git, Syncthing, Nextcloud).
Отсутствие vendor lock-in: даже без плагинов и платных сервисов файлы остаются у вас.
Экспорт в буквальном смысле — копирование папки с заметками; при необходимости структуру канбана можно конвертировать скриптами.
Бесплатное базовое приложение для личного и коммерческого использования; платными остаются только дополнительные сервисы.
Ограничения и нюансы
Так как канбан реализован через плагины, их нужно устанавливать и настраивать вручную.
Нет автоматизаций уровня Trello Power-Ups и правил вида «перенёс карточку — отправь уведомление».
Коллаборация ограничена: нет нативного real-time редактирования, командная работа через общую папку требует дисциплины.
Нет ролей и прав на уровне задач и колонок — всё упирается в доступ к файлам.
Для Agile-команд нет спринтов, story points, burndown и velocity — это канбан поверх заметок, а не agile-трекер.
Кому подойдёт лучше всего
Вывод — Obsidian отлично подходит тем, кто ищет личную замену Trello без SaaS-рисков: офлайн-работу, полный контроль над данными и задачи рядом с заметками и документацией. Это хороший выбор для персонального планирования, контент-планов, исследований и проектов «для себя».
Для небольших команд Obsidian чаще работает как личный инструмент каждого участника и общая база знаний, но не как единая командная доска. В продуктовых и Agile-командах он обычно полезнее как «второй слой» — документация, ADR и заметки — рядом с отдельным таск-трекером.
Почему в обзоре нет крупных западных сервисов
Этот вопрос возникает часто, поэтому отвечу коротко и по делу.
Я не включала Jira, Asana, Wrike, Airtable, Smartsheet и другие программы не из-за функционала — с ним у них всё в порядке. Основная причина — доступность и предсказуемость работы в России. Для российских команд у этих инструментов есть системные сложности:
оплата иностранными картами и подписками,
риск блокировок или деградации сервиса,
зависимость от VPN и зарубежной инфраструктуры,
отсутствие поддержки российских сценариев (офлайн-работа, локальные команды, подрядчики).
Даже если сервис сейчас открывается, гарантий долгосрочной стабильности нет — а для таск-менеджера это критично.
Важная оговорка
Если вы живёте не в РФ, у вас:
нет проблем с оплатой,
не нужен VPN,
и важны корпоративные процессы или аналитика,
— эти гиганты можно и нужно рассматривать. Jira, Asana и Wrike отлично подходят для международных команд и enterprise-сценариев.
Сравнительная таблица
Быстрые ориентиры
Нужен офлайн и полный контроль над данными → ЛидерТаск, Obsidian
Максимально близко к Trello по ощущению и простоте → Strive
Корпоративные и тяжёлые команды → Яндекс.Трекер, Bitrix24, Мегаплан
Задачи как часть процессов и согласований → Pyrus
Документы важнее досок → EnDocs
Агентства и почасовая работа → Moo.Team
Работа не из РФ / международные клиенты → MeisterTask
Подвожу итог
За время работы с таск-менеджерами я видела Trello в кейсах десятков команд — как удобную точку входа и как инструмент «на вырост». Но к 2026 году стало очевидно: его универсальность всё чаще начинает мешать, а не помогать. Да и политическая ситуация вынудила многих искать альтернативу.
На практике лучше работает другой подход — не искать «одну замену Trello», а выбирать инструмент под конкретный сценарий: личные задачи, командная работа, процессы, агентства или офлайн-работа. Именно с этой логикой собирала обзор выше — без попытки назвать «лучший сервис для всех», а с фокусом на реальные задачи и ограничения каждого инструмента. Надеюсь, этот обзор принесет пользу читателям.
