Процессы и спагетти-чарт (что это)

Много раз наблюдал, насколько наше ожидания того, как работают те или иные процессы и как команда выполняет свою работу расходятся с суровой реальностью. Вроде есть и процедуры и инструкции и базовое понимание. Но как только начинаешь смотреть на фактическое "что происходит" - открывается дивный новый мир.

Почему это происходит? Любой бизнес, особенно в период бурного роста или становления, вынужден реактивно решать возникающие проблемы. В итоге, каждый процесс постепенно обрастает все новыми дополнениями, которые в какой -то момент, превращают его (процесс) в плохо сшитого Франкенштейна. А это, в большинстве своем, создает все больше неэффективностей, которые бьют по P&L и добавляют головной боли собственникам и руководителям.

В какой-то момент времени люди приходят к тому, что неплохо было бы понять, а что происходит, почему деньги утекают в чёрную дыру и как это остановить. Причем очень часто, дойдя до необходимости что-то исправлять, одни пытаются сделать что-то на интуиции, а другие включают научный подход и используют инструменты, которые себя давно зарекомендовали.

Одним из таких инструментов первичного анализа является спагетти-диаграмма.  В производственных организациях - это крайне попклярный и простой инструмент, который поможет получить представление того, что делается.

Условная ситуация: менеджеру надо разобраться с тем или иным процессом (например, на производстве), и у него в голове есть своя прекрасная картина мира. Вот сотрудник берёт деталь А, устанавливает на станок, досылает упаковочный материал В, нажимает на кнопку — и всё. Возможно, это даже описано в стандартах. По факту же всё, мягко говоря, не так .

Чтобы это понять (и собственно сделать диаграмму) берётся листок бумаги, на котором схематично отмечаются основные рабочие точки, а затем в режиме реального времени начинаются наблюдения за перемещениями сотрудника (или его действиями) и их зарисовка. В итоге то, что у тебя окажется на листе бумаги, будет сильно отличаться от идеальной картины и будет напоминать спутанные провода или тарелку макарон (откуда и название). Этот, казалось бы, хаотичный эскиз даст быструю и реальную картину происходящего, а также поможет быстро увидеть, где совершаются лишние действия, где есть простои, где сотрудник слишком далеко ходит и так далее.

Были случаи, когда, зарисовав текущее состояние, менеджеры сразу провели реорганизацию рабочего места, переставили материалы и повысили производительность на десятки процентов! Прелесть подходаименно в том, что если оптимизациями занимались слабо или хаотично, применение простых инструментов сразу даст очень ощутимый результат.

Резонный вопрос: "а где еще можно применять данную методологию, кроме производства". На самом деле, практически везде, где есть комплексные процессы — от работ на складах до операционной работы в офисе. Подобное упражнение можно проводить на уровне кросс-функциональной команды, чтобы разобраться с потоком согласований и принятия решений. Или проанализировать работу проектной группы и понять, как на самом деле внедряются проекты.

Инструмент — крайне рекомендован к использованию, в том числе для тех, кто только погружается в новую сферу деятельности и хочет оперативно разобраться с тем, что происходит. Выхлоп, который можно получить, существенно превысит затраты. Самое главное, чего ни в коем случае нельзя делать пытаться рисовать так, чтобы подогнать под свою (желаемую) картину мира.

Если заинтересовало и хотите читать больше про менеджмент и инструменты оптимизации - приходите на канал