Электронный Документооборот тема интересная. Практически как жизнь. Попробуем ее рассмотреть со всех сторон.
1. Основа электронного документооборота – хранение документов в форматах jpeg, doc, rtf, pdf…
Заблуждение: основой документооборота является карточка документа, которая к знакомым нам документам не имеет отношения. Хотя электронный архив – это рядом стоящая система.
2. Электронный документооборот это сложная система уровня ERP
Заблуждение: Основная функциональность реализуется с помощью простой карточки. Карточка имеет ряд стандартных атрибутов: Тип документа, Заголовок документа, Текст, Инициатор, Согласующие, Подписант, Исполнитель. Удивительно, но с такой простой карточкой решаются 80% документооборота: Приказы, Служебные записки, Поручения. Сила хорошего документооборота в расширении.
3. Для работы с электронными документами необходима версионность
Заблуждение: это дополнительная возможность. Как правило рабочие документы подключаются как приложения к карточкам.
4. Сила хорошей системы электронного документооборота в редактировании документов в браузере
Главное направление развитие системы ЭДО – расширение состава полей и реализация бизнес процесса.
5. ЭДО – это такая добавка к бумагам.
В этом случае ЭДО потеряется. Границы ЭДО четко обозначены – входящие и исходящие документы, которые в ЭДО присутствуют в подлиннике. Внутри компании – только ЭДО!
Тема нынче модная. При внедрении ЭД появляется возможность контролировать активность всего предприятия и всех его аспектов. Ибо методологию управления основанную на документах никто не отменял. При наличии филиалов и других бизнес — единиц – это вообще наверное единственный способ выстраивания управления. Если присутствуют подразделения которые говорят на разных языках хороший шанс договориться с помощью документооборота.
Внедрять ЭДО сплошной кошмар, как правило постановщиком задачи является секретариат и менять там что-либо только наживать неприятности. Хорошо когда система позволяет путем настройки решить большинство вопросов. Если требуется реализация на стороне – готовьтесь погрузиться в документооборот с головой. Причем правила документооборота простые, но чтобы со всеми их принять необходимо уметь договариваться. Помимо простоты есть два свойства, которые приравнивают ЭДО к сложным системам – функционирование в режиме реального времени и охват 100% сотрудников.
Сложность создания простейшего документа СЗ ставит в тупик. А ведь раньше можно было написать от руки. Тема часто муссируется в курилке и идет обмен багами.
Мифы электронного документооборота
1. Основа электронного документооборота – хранение документов в форматах jpeg, doc, rtf, pdf…
Заблуждение: основой документооборота является карточка документа, которая к знакомым нам документам не имеет отношения. Хотя электронный архив – это рядом стоящая система.
2. Электронный документооборот это сложная система уровня ERP
Заблуждение: Основная функциональность реализуется с помощью простой карточки. Карточка имеет ряд стандартных атрибутов: Тип документа, Заголовок документа, Текст, Инициатор, Согласующие, Подписант, Исполнитель. Удивительно, но с такой простой карточкой решаются 80% документооборота: Приказы, Служебные записки, Поручения. Сила хорошего документооборота в расширении.
3. Для работы с электронными документами необходима версионность
Заблуждение: это дополнительная возможность. Как правило рабочие документы подключаются как приложения к карточкам.
4. Сила хорошей системы электронного документооборота в редактировании документов в браузере
Главное направление развитие системы ЭДО – расширение состава полей и реализация бизнес процесса.
5. ЭДО – это такая добавка к бумагам.
В этом случае ЭДО потеряется. Границы ЭДО четко обозначены – входящие и исходящие документы, которые в ЭДО присутствуют в подлиннике. Внутри компании – только ЭДО!
Взгляд спонсоров, владельцев, топ-руководителей
Тема нынче модная. При внедрении ЭД появляется возможность контролировать активность всего предприятия и всех его аспектов. Ибо методологию управления основанную на документах никто не отменял. При наличии филиалов и других бизнес — единиц – это вообще наверное единственный способ выстраивания управления. Если присутствуют подразделения которые говорят на разных языках хороший шанс договориться с помощью документооборота.
Взгляд ИТ
Внедрять ЭДО сплошной кошмар, как правило постановщиком задачи является секретариат и менять там что-либо только наживать неприятности. Хорошо когда система позволяет путем настройки решить большинство вопросов. Если требуется реализация на стороне – готовьтесь погрузиться в документооборот с головой. Причем правила документооборота простые, но чтобы со всеми их принять необходимо уметь договариваться. Помимо простоты есть два свойства, которые приравнивают ЭДО к сложным системам – функционирование в режиме реального времени и охват 100% сотрудников.
Взгляд Пользователей
Сложность создания простейшего документа СЗ ставит в тупик. А ведь раньше можно было написать от руки. Тема часто муссируется в курилке и идет обмен багами.