30 минут лучше чем 60 (если вы понимаете о чем я)

Вывод в начале, чтобы и тут оптимизировать время!

Если в календаре есть дробление на более мелкие блоки, то появляется больше ощущения контроля над временем, затрачиваемым на встречи и другие активности.

Зачем теперь читать дальше? Если у вас есть проблема с количеством и качеством рабочих встреч, то, возможно, эта настройка календаря позволит с этим справиться.

Подробнее

Для контекста небольшое наблюдение за собой: раньше я пользовался Google-календарем, в котором по умолчанию встречи создавались на час. Визуализировалось все по умолчанию блоками по часу. Сейчас моим инструментом работы с календарем стал Outlook. В нем по умолчанию день разделен на блоки по 30 минут.

Конечно, это настраивается и в Google-календаре, только раньше я об этом не думал.

Что изменилось?

По моим впечатлением продуктивность увеличилась.

Метрика, к сожалению, туманная. Ощущения обманчивы, но есть важная составляющая: если мне, менеджеру, нужна консультация технического специалиста, то я постараюсь уложить ее в 30 минут, тк. временные рамки лучше визуализированы, поддаются лучшему визуальному контролю.

Я стал тратить меньше времени разработчиков, архитекторов и QA специалистов. Ставя встречу, я вижу, что час это действительно много. И, в итоге, бережнее отношусь ко времени коллег и своему. Чувствую еще, что и продуктивность увеличилась.

Конечно, это наблюдение отягчает то, что сейчас я встречаюсь с задачами, которые уже делал. Во всяком случае выглядят знакомо. Значит, что я не трачу время на поиск информации и шаблонов. Они есть в моей голове и в быстром доступе в облачных хранилищах.

Почему это важно?

Отдельно расскажу, что осталось в моей голове после курса общей психологии по разделу «Внимание». 

Внимание и сосредоточение требует усилия. И эффективное сосредоточение, во время которого вы продуктивны у взрослого человека обычно 45 минут. Мало?

Скорее нет. Например, у детей в разном возрасте это считанные минуты. Кажется, только к 12 или даже позднее эти центры мозга формируются до конца. Отсюда время одного урока - 45 минут. Скажете, что пары в универе длятся 1,5 часа. Да, и это не супер хорошо, кмк. Можно тут почитать разные рассуждения на эту тему (осторожно, Яндекс Кью). Отсюда же берет начало метод Pomadoro (нет, это не те, которые можно кинуть в автора).

Что еще можно прочитать

1. Что такое концентрация внимания и как и для чего её развивать (2022 г).

2. Как «научиться учиться» — улучшаем внимательность (2019 г).

Культура и практика написания MoM (minutes of meeting)

Короткий пост о том, что это такое, зачем (и для чего) и, конечно, как.

Тема избита, но хочется поделиться опытом. Вероятно, это болит лишь у меня, но за последние 5 лет я не встречал компанию, в которой MoM был общей практикой. При этом есть очевидная потребность фиксировать историю решений и сформированных устных договоренностей. Так для меня этот пост крик души и возможность напомнить о пользе этой практики.

Что такое MoM (Minutes of meeting)? 🤨

Короткие, тезисные записи ключевых мыслей по результату встречи.

Зачем MoM?

• Юридическая значимость, если использовать email для фиксации позиций и решений (возможно, в мессенджерах тоже, но в email я уверен)

• Синхронизация представления о результатах встречи

• Напоминалка (чтобы вернуться к результатам обсуждения, если потребуется). Вроде записки самому себе в будущем, которая поможет вспомнить обсуждение и ключевые для участников договоренности

Как MoM?

• Идеально - сразу после встречи (чтобы не забылось)

• Путь написания письма (email). Вспоминаем пункт про юридическую значимость

• Коротко - 5±2 тезиса по следующим пунктам. Количество не случайно. Короткий текст воспринимается легче, проще выделить главное и требует меньше времени на создание

  • Кто был на встрече (участники)

  • Что обсуждали (ключевая тема, ответвления) 1±2

  • Что решили (ведь зачем-то собирались?)1±2

  • Задачи, которые появились на встрече. Кто исполнитель и, конечно, дедлайны по ним. Тут ограничений нет.

  • Следующая встреча - требуется ли, дата и время

Стоит упомянуть, что вести MoM задача непростая. Часто бывает, что ведущий заметки для написания MoM может "выпадать" из встречи, особенно если идет жаркая дискуссия. Вероятно, можно решить эту проблему делегируя задачи транскрибирования и саммаразинга техническим решениям ИИ.

Что еще можно почитать на эту тему:

• Учимся проводить совещания (2008 г)

• MoM: Как? Зачем? Почему? (2024 г)