Готовлюсь к организации семинара на работе, сотворил небольшую презентацию и решил, что информация может быть кому-то полезна. Планирую рассказать о практическом управлении временем в отдельно взятой голове.
О чем хочу рассказать:
Эйзенхауэр был генералом армии в 1944 году, также был президентом США с 1953 по 1961 год. Дел у него было много, а упустить что-то важное было нельзя. Так и родилась матрица, разделяющая дела по важности и срочности.
Важные дела — дела, результат выполнения или невыполнения которых оказывает существенное влияние на зарплату\проект\сделку и т.п.
Срочные дела — дела, имеющие «срок годности», должны быть выполнены ASAP (as soon as possible)
Сама матрица выглядит примерно так:
Первыми делаются дела, важные и срочные одновременно, за ними срочные и в последнюю очередь важные. Все остальные дела откладываются на потом, им суждено либо рассосаться самим, либо перейти в категорию важных и\или срочных.
На просторах интернетов нашел подобную матрицу для распечатки:
После использования описанной матрицы ежедневно в течении 3-4 месяцев, выявил для себя следующее:
Никакой специальный софт я не использовал, довольствовался простым экселем. Как это выглядело:
Время проставлялось в минутах, результат суммирования выводился в часах.
Википедия вежливо поделилась определением: Принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны.
Для наглядности в интернетах обитает такая картинка:
В начале дня я старался сделать максимальное количество самых критичных дел. Для этого фильтровал список дел по приоритету, а затем сортировал по длительности. Первыми выполнялись самые «быстрые» дела, в итоге, спустя 2-3 часа после начала рабочего дня, я мог похвастаться 5-6 выполненными срочными делами и спокойно погружался во что-то более трудоемкое.
Как это выглядело:
Ситуация:
Какими принципами руководствовался я:
И в заключение статьи делюсь своей позицией по поводу нехватки времени:
Если времени _действительно не хватает_, это значит вы востребованы и это хорошо.
О чем хочу рассказать:
- Матрица Эйзенхауэра
- Важное\срочное
- Построение списка дел на день (с планированием времени)
- Принцип Парето
- Как применять на практике
- Конфликт интересов
Матрица Эйзенхауэра
Эйзенхауэр был генералом армии в 1944 году, также был президентом США с 1953 по 1961 год. Дел у него было много, а упустить что-то важное было нельзя. Так и родилась матрица, разделяющая дела по важности и срочности.
Важные дела — дела, результат выполнения или невыполнения которых оказывает существенное влияние на зарплату\проект\сделку и т.п.
Срочные дела — дела, имеющие «срок годности», должны быть выполнены ASAP (as soon as possible)
Сама матрица выглядит примерно так:
Первыми делаются дела, важные и срочные одновременно, за ними срочные и в последнюю очередь важные. Все остальные дела откладываются на потом, им суждено либо рассосаться самим, либо перейти в категорию важных и\или срочных.
На просторах интернетов нашел подобную матрицу для распечатки:
Построение списка дел на день
После использования описанной матрицы ежедневно в течении 3-4 месяцев, выявил для себя следующее:
- Запланировать можно около 6 часов при 8-ми часовом рабочем днем
- Сначала спланированное и фактическое время будут различаться
- Храните историю за каждый день
- Автоматизация планирования возможна если есть, что автоматизировать и ряд правил по обработке действий
Никакой специальный софт я не использовал, довольствовался простым экселем. Как это выглядело:
Время проставлялось в минутах, результат суммирования выводился в часах.
Принцип Парето
Википедия вежливо поделилась определением: Принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны.
Для наглядности в интернетах обитает такая картинка:
Как применять на практике
В начале дня я старался сделать максимальное количество самых критичных дел. Для этого фильтровал список дел по приоритету, а затем сортировал по длительности. Первыми выполнялись самые «быстрые» дела, в итоге, спустя 2-3 часа после начала рабочего дня, я мог похвастаться 5-6 выполненными срочными делами и спокойно погружался во что-то более трудоемкое.
Как это выглядело:
Конфликт интересов
Ситуация:
- Все прилетающие задачки по умолчанию «важные» и «срочные»
- Всем всё надо «вчера»
- Каждый считает свои хотелки самыми важными и приоритетными
- Ты находишься «меж двух\трех\четырех огней»
Какими принципами руководствовался я:
- Предупредить начальство и инициаторов задач, что не справляешься\не успеваешь
- Попросить инициаторов новых задач договориться с инциаторами уже существующих о том, что их задачи будут сорваны по срокам в пользу новой задачи
- Спросить совета у начальника\старших товарищей, какая из задач срочнее и важнее
- Если ответ «все срочное и важное» (желательно в письменном виде), делать в произвольном порядке
И в заключение статьи делюсь своей позицией по поводу нехватки времени:
Если времени _действительно не хватает_, это значит вы востребованы и это хорошо.
