Не секрет, что мы в Хоулмонт сами используем СЭД ТЕЗИС. Странно было бы, имея в руках современный и надежный инструмент для хранения и согласования документов, пользоваться чем-то еще. Неудивительно и то, что для любой достаточно крупной компании штатной функциональности СЭД порой не хватает. В этой статье мы расскажем, как создавался дополнительный модуль к нашей внутренней СЭД ТЕЗИС — модуль управления финансовыми ресурсами, или просто модуль финансовых заявок, как мы его зовем. А заодно воспользуемся случаем и немного покажем, как проводится проектное внедрение системы на примере отдельно взятой организации.
Начало: предпроектное обследование управления финансовыми ресурсами
Проектное внедрение системы электронного документооборота ТЕЗИС предназначено для автоматизации бизнес-процессов предприятия заказчика с прицелом на доработку системы и расширение типовой функциональности программного продукта. Как видите, это вполне наш случай — нам требовалось создать специфическую функциональность по взаимодействию с финотделом.
Во внутренних терминах нашей фирмы, финансовая заявка – это документ, позволяющий сотруднику получить из бухгалтерии деньги компании с последующим отчетом о расходах денежных средств. Это бумажный документ за подписью директора и главного бухгалтера, и его вполне можно было перевести в электронный вид.
Исходя из этого, автоматизация управления финансовыми ресурсами преследовала следующую цель: выполнить автоматизацию процессов получения денег, согласование безналичных платежей и отчёта о расходовании полученных средств со 100% исключением бумажного документооборота на всех этапах.
С этой целью в корпоративную СЭД ТЕЗИС было решено внедрить новый модуль “Финзаявки”. Реализация модуля должна была предусматривать максимально простой вариант использования, требующий минимального обучения конечных пользователей.
Для выполнения поставленной цели требовалась реализация следующих задач:
- Разработка новой карточки финзаявки и списка карточек. Создание нового нумератора.
- Разработка специализированного ”мастера” для упрощения процедуры создания новых заявок.
- Разработка справочников для использования в карточке заявки.
- Разработка процесса её согласования и соответствующих процессных папок.
- Разработка новых системных ролей для управления возможностью использования новой функциональности.
Этап второй: функциональная спецификация для управления финансовыми ресурсами
На данном этапе наши специалисты разрабатывают функциональную спецификацию будущей системы документооборота. Она включает в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе. Проводится согласование функциональной спецификации с ключевыми представителями заказчика (в нашем случае – с коммерческим и исполнительным директором). В результате получается полное представление о функциональных возможностях будущей системы.
В функциональную спецификацию нового модуля управления финансовыми ресурсами, согласно заявленным целям, вошло описание следующей новой функциональности:
Роли.
С новым модулем у нас работают четыре вида пользователей: инициатор, согласующий, утверждающий и бухгалтер. Роли инициатора, согласующего и утверждающего в системе уже есть (они стандартные), а вот последнюю пришлось добавить.Справочники.
Для работы с финансовыми заявками понадобилось два новых справочника: «Типы заявок» и «Тарифы суточных». Первый содержит, как ясно из названия, типы заявок с их названиями и обязательными вложениями сканированной заявки. Второй содержит фиксированные тарифы суточных, выдаваемые сотрудникам, которые уезжают в командировки (а таких у нас много). Данные из справочников, как правило, выбираются при создании карточки заявки – так быстрее и проще.Карточка заявки.
По сути, мы сделали ее на базе обыкновенной карточки документа с вырезанной вкладкой «Канцелярия» (у нас не предполагается передача финзаявок в архив). Зато разделили карточки заявок на четыре вида:• Компенсация расходов: у заявителя уже есть все необходимые документы для подтверждения расхода или же подтверждение не требуется;
• Под отчёт: заявителю необходимы уже сейчас деньги, но подтверждающих расход документов у него пока нет;
• Платёж с карты: денежные средства нужно перевести сотруднику в безналичной форме;
• Платёж со счёта: заявитель прилагает счет, и его оплачивают;
• Авансовый отчет: собственно, отчет заявителя перед компанией о том сколько и зачем потрачено.
И вот здесь уже начинаются сложности: карточка заявки должна содержать именно те поля, которые позволяют эффективно подтвердить списание средств. Их масса, и останавливаться на них мы не будем.
Заявителю, впрочем, не обязательно заполнять все поля самостоятельно: в системе предусмотрено заполнение заявки по шаблону. Более того, при создании заявки ему выводится напоминание о том, какие вложения нужно приложить к карточке, чтобы подтвердить расход.
Интересно, что одним из вложений является отсканированная подпись заявителя – все-таки, работа ведется над финансовым документом. История этой функциональности вообще удивительна. Подпись может быть загружена в виде картинки, получена со сканера, а вот еще одна возможность загрузки подписи получилась совершенно случайно.
В дебрях нажитой компанией за годы существования техники мы обнаружили вот такое устройство:
Планшет для электронной подписи Topaz Systems. На нем можно расписаться стилусом, и устройство сформирует и отправит на компьютер цифровую картинку. Мы не прошли мимо такой возможности, и сотрудники у нас теперь расписываются на планшете Topaz.
Для этого в окне загрузки подписи есть специальная кнопка — «Получить с планшета Topaz», на которую необходимо нажать, после чего можно ставить подпись на экране устройства. ТЕЗИС «подцепит» картинку с устройства и приложит ее к заявке.
Бизнес-процесс.
Визуальный конструктор бизнес-процессов – неотъемлемая часть СЭД ТЕЗИС и, честно сказать, нам случалось реализовывать процессы и посложнее. Здесь инициатор создает заявку и передает ее сначала согласующему, затем утверждающему. Оба этих пользователя имеют право отклонить заявку и отправить ее на доработку; если все в порядке, заявка передается бухгалтеру. Единственная хитрость заключается в том, что ни один из участников процесса, кроме бухгалтера, не может редактировать заявку, пока та находится в работе. Если отклонена или отменена – исполнитель может и должен сам ее поправить.Этап третий: фактическая доработка и создание модуля управления финансовыми ресурсами
Гладко было на бумаге, а как это работает на самом деле?
Финансовую заявку в ТЕЗИС можно создать четырьмя разными способами:
- • через меню Документы -> Создать финзаявку
- • нажав на красную иконку на главном экране ТЕЗИС
- • В списке заявок через кнопку Создать -> Мастер
- • В списке заявок через кнопку Создать -> Новый
Рассмотрим такую ситуацию: менеджер отправляется в командировку и хочет выписать суточные на три дня. Деньги должны быть переведены на банковскую карту. Воспользовавшись кнопкой на главном экране системы, он попадает в меню мастера создания финзаявок:
Нажав «Произвести безналичную оплату», он попадает в меню выбора варианта безналичной оплаты. Здесь ему необходимо выбрать «Физическому или юридическому лицу с карты».
Таким образом, он создает заявку на платеж с карты, описанную выше. Открывается соответствующая карточка.
В ней требуется ввести назначение заявки и перечень расходов: проект, тип, наименование.
В случае заявки на суточные (а как мы уже говорили, у нас многие ездят в командировки, так что для нас это сверхактуально), мы реализовали интересную вещь: калькулятор суточных. Он работает на базе справочника «Тарифы суточных», который заполняется ответственными лицами.
Например, чтобы рассчитать сумму, необходимую на аренду квартиры, требуется нажать Рассчитать рядом с соответствующей статьей. Внутренняя логика карточки перенаправит пользователя в окно калькулятора, где ему нужно добавить тарифы и указать количество суток, на которые запрашиваются средства:
Рассчитанная сумма будет добавлена в перечень расходов, после чего финзаявку можно отправлять на согласование соответствующей кнопкой.
Участники процесса согласования выбираются автоматически согласно выбранному в заявке проекту и настроенным в системе ролям. Изменить их нельзя. После нажатия на кнопку OK заявка отправляется по маршруту, описанному выше. Утверждающих по процессу двое, заявка поступает им параллельно. Достаточно утверждения одного из утверждающих для перехода на следующий этап.
Таким образом, работа с управлением финансовыми ресурсами максимально защищена от самодеятельности пользователя. Большая часть данных заполняется из справочников, которые, в свою очередь, заполняются ответственными лицами. Это позволяет вести прозрачный контроль за расходами на каждый из проектов и исключить финансовую анархию в компании.
Этап четвертый: установка модуля управления финансовыми ресурсами
Поскольку СЭД ТЕЗИС уже установлена у нас в компании, все что нам оставалось – перезапустить сервер приложения с новым модулем управления финансовыми ресурсами, и согласование финансовых заявок появилось в системе. После этого начали обучение пользователей, используя в качестве учебного сервера компьютер одного из инженеров по качеству.
Вообще, при работе с клиентом мы на этом этапе проводим тестирование системы электронного документооборота, а также создаем и передаем инструкции пользователя и администратора. На этом же этапе происходит обучение администратора системы. Но тут администраторы и специалисты были все свои, поэтом модуль просто поставили и начали опытную эксплуатацию.
Этап пятый: опытная эксплуатация модуля управления финансовыми ресурсами
Она проводится в настоящее время Суть опытной эксплуатации заключается в том, что новые возможности системы тестируют ключевые пользователи, происходит сбор пожеланий и мнений.
У нас в тестировании модуля управления финансовыми ресурсами участвует весь проект ТЕЗИС – разработчики, отдел продаж, руководитель направления «Электронный документооборот», генеральный директор фирмы.
В процессе опытной эксплуатации возникали интересные вопросы. Все они требовали своего решения. Например, опытные пользователи также пожелали иметь мобильную версию модуля, вследствие чего был спроектирован второй релиз, включающий разработку мобильного интерфейса и рассылку полноценных смс-оповещений о финзаявках.
Этап шестой: обучение пользователей управлению финансовыми ресурсами
Обычно у нас проводится обучение пользователей системы (группы не более 10 человек) на территории и оборудовании заказчика, и подписывается акт ввода системы в промышленную эксплуатацию.
Территория у нас была своя, сервер мы использовали тоже свой, а пользователей обучали в хронологическом порядке.
Сначала обучили бухгалтерию, непосредственно работающую с управлением финансовыми ресурсами, и всех менеджеров проектов.
Потом обучение прошли сотрудники отдела продаж (которые и так уже были знакомы с модулем в рамках опытной эксплуатации) и, наконец, техническая поддержка. То есть, по факту – все пользователи, кроме руководства. Руководство само справилось
Заключение и перспективы развития модуля управления финансовыми ресурсами
На этом останавливаться мы не собираемся и уже планируем второй релиз. Впоследствии предполагается развитие модуля управления финансовыми ресурсами по указанным ниже направлениям:
- Синхронизация справочников с внутренними системами предприятия (например, системой расчета премий).
- Мобильная версия.
- Смс-подтверждение авторизации с мобильных устройств.
- Бюджетирование.
- Автоматическая выплата бонусов и премий.
Подводя итоги, можем сказать, что на разработку и полное проектное внедрение нового модуля в своей систему у нас ушло всего полтора месяца. Это одно из преимуществ системы электронного документооборота ТЕЗИС — высокая скорость внедрения и настройки СЭД, достигаемая благодаря технологическим преимуществам. Кроме того, система обладает простым, интуитивно понятным интерфейсом (который вы могли увидеть на скриншотах), и это тоже играет нам на руку, сокращая время адаптации сотрудников к новой системе.
