Comments 28
Ээээээ, простите, а в каком месте здесь обнаруживается безбумажная технология?
У меня самого проблема «бумаги» и было бы интересно почитать о том как с этим борются другие, но вы пока описываете только как сортировать бумажные документы.
У меня самого проблема «бумаги» и было бы интересно почитать о том как с этим борются другие, но вы пока описываете только как сортировать бумажные документы.
Я как раз отказываюсь от того, чтобы сортировать бумажки, в пользу работы с электронными копиями (сканами). А бумажные оригиналы я просто складываю в коробку для бумаг и забываю о них, пока они мне не нужны. Чтобы найти нужную мне бумажку, я просто смотрю на дату создания файла и на его имя (типа img00135.tiff) и нахожу его в коробке между img00134.tiff и img00136.tiff.
Другими словами, в коробке с архивом бумаги лежат в том порядке, в котором я их сканировал, а на моем компьютеры сканированные копии разложены по папкам. Если мне надо найти оригинал бумаги, я смотрю на номер файла и лезу в коробку.
Другими словами, в коробке с архивом бумаги лежат в том порядке, в котором я их сканировал, а на моем компьютеры сканированные копии разложены по папкам. Если мне надо найти оригинал бумаги, я смотрю на номер файла и лезу в коробку.
Чтобы пользоватся этой технологией нужно нанимать отдельного человека — времени на работу не будет :(
…
…
Самая классная вещь для этого Yep. Пока только на мак. Активно юзаю, очень приятная программка.
И еще хотелось бы услышать про инструменты работы с электронными (отсканированными) документами, чтобы можно было и поиск организовать, узнавать какие доки уже можно выкинуть и т.п.
Понятно, что на полностью безбумажную технологию пока невозможно, но важно знать какие инструменты можно использовать, чтобы облегчить себе жизнь.
Понятно, что на полностью безбумажную технологию пока невозможно, но важно знать какие инструменты можно использовать, чтобы облегчить себе жизнь.
как вариант, можно воспользоваться Evernote. Я настроил свой сканер так, что при нажатии кнопки scan на сканере, он сканирует и отправляет этот док в Evernote, а потом уж в Evernote можно навешать различные теги на заметку и производить поиск по этим документам(по-крайней мереанглийские слова находит)
К сожалению, насколько я понимаю, бумажки все равно хранить придется т.к. у нас пока что электронные сканы этих же документов не имеют никакой юридической силы. Их полезно сохранять чтобы «не забыть», но вот использовать их как доказательства чего-либо невозможно.
я могу и ошибаться, но мне кажется что хороший секретарь поможет справиться с проблемой кучи бумаг…
ну или не секретарь, но человек который будет это делать. навыков особых не нужно. платить много не нужно будет, мне так кажется. но как обязанность — в срок, предположим 10-30 минут, добыть нужный Вам документ. и в принципе пускай за сортировку доков болит голова у этого человека. по крайней мере это будет его прямая обязанность.
я, наверное, поступил бы именно так.
ну или не секретарь, но человек который будет это делать. навыков особых не нужно. платить много не нужно будет, мне так кажется. но как обязанность — в срок, предположим 10-30 минут, добыть нужный Вам документ. и в принципе пускай за сортировку доков болит голова у этого человека. по крайней мере это будет его прямая обязанность.
я, наверное, поступил бы именно так.
Не поверите насколько высокооплачиваемы сейчас секретари и курьеры. К тому же бумаги занимают значительно меньше пространства чем рабочее место секретаря ;)
Секретарь дома — по моему это слишком.
Да и если уволится секретарь, то головной боли станет больше чем во времена до него. Потому как надо будет втыкать в чужие методы сортировки.
Да и если уволится секретарь, то головной боли станет больше чем во времена до него. Потому как надо будет втыкать в чужие методы сортировки.
Идея хорошая. К тому же есть доступ к ним с любой точки планеты, где есть интернет.
Мы в использовали для хранения ТЗ — и нам проще (можем одновременно редактировать) и клиентам видно что сделано, что нет.
Мы в использовали для хранения ТЗ — и нам проще (можем одновременно редактировать) и клиентам видно что сделано, что нет.
Сканировать документы с распознаванием, поставить локальный Яндек.Сервер, и не надо никаких тегов.
Я вот думаю немного технологию поправить:
Вобщем суть такова Сортируем их по дате прихода с помощью таблички, в табличку вносим реквизиты и суть, разделяем их по месяцам (если их не очень много) цветными бумажками.
табличка думаю типа:
Дата || Контрагент || Сумма || Тип документа || Примечание
Ну и если еще чего то нужно тоже вставляем в итоге если нам надо получить договор с васей на 10 000 руб делаем выборку/поиск, получаем нужный месяц, там и смотрим, обратно ложим также. Ну и как писал топикстартер на каждую бумажку клеим дату принятия. Как вариант конечно можно еще сканировать, но думаю это лишние трудозатраты.
табличка думаю типа:
Дата || Контрагент || Сумма || Тип документа || Примечание
Ну и если еще чего то нужно тоже вставляем в итоге если нам надо получить договор с васей на 10 000 руб делаем выборку/поиск, получаем нужный месяц, там и смотрим, обратно ложим также. Ну и как писал топикстартер на каждую бумажку клеим дату принятия. Как вариант конечно можно еще сканировать, но думаю это лишние трудозатраты.
Еще раз повторю, что целью является работа с документами в электронном виде, ибо мне так удобнее. Я бы мог после сканирования отправлять бумажки в шредер, но, к сожалению, для некоторых действий нужно иметь бумажные оригиналы документов.
Такие документы, как договора, накладные и прочие бухгалтерские документы успешно обрабатываются и сортируются другими сотрудниками, а ко мне попадают другие документы, которые не так явно классифицируются. Оригиналы некоторых из них и хранить не обязательно.
Такие документы, как договора, накладные и прочие бухгалтерские документы успешно обрабатываются и сортируются другими сотрудниками, а ко мне попадают другие документы, которые не так явно классифицируются. Оригиналы некоторых из них и хранить не обязательно.
moominpappa, а насколько это серьезная для вас проблема? вы можете сказать сколько вы теряете $ из-за этой проблемы и готовы ли платить за ее решение?
В книге расписано, как хранить не только документы, но и как упорядочить все дела.
купите секретаршу)
Забавно. Вместо того, чтобы рассортировывать корреспонденции по папкам, предлагается:
1) сканировать
2) раскладывать сканы по папка на компьютере
3) наклеивать ярлыки и раскладывать бумаги по ящикам
И где тут упрощение? :)) Одна операция заменяется на три, причём каждая из трёх не намного уступает по тредоёмкости той операции, которую требуется заменить :))
1) сканировать
2) раскладывать сканы по папка на компьютере
3) наклеивать ярлыки и раскладывать бумаги по ящикам
И где тут упрощение? :)) Одна операция заменяется на три, причём каждая из трёх не намного уступает по тредоёмкости той операции, которую требуется заменить :))
Где вы видели, чтобы я обещал упрощение? :) На самом деле, те бумажки, которые ясно, откуда и для чего, те же квитанции на квартплату, выписки из банка, гарантийные талоны и т.п. уже давно разложены по папкам, ящикам и шкафам. Основную головную боль мне причиняют разные странные бумаги, которые непонятно куда подшивать, но и выбрасывать нельзя. Примеры? Письмо из налоговой о недоплате налога на автомобиль. Налог доплатил, куда письмо девать? А квитанцию? Рекламный буклет. Анкета сотрудника. Сопроводительное письмо для дисконтной карты с адресами магазинов. Раздаточные материалы с семинара. Копия паспорта родственника. Доверенность (может, понадобится, а может, и нет). Расписка в получении денег. Конверт с пин-кодом. Акт экспертизы. Письмо с претензией. «Письмо счастья» из ПФ РФ. Предложите под каждую бумажку папку заводить?
может быть технологии делопроизводства помогут? :) входящий номер, исходящий и т.д. Тогда и табличка появится и документы можно в кучу валить, формируя по определенным правилам имена файлов, а в экселе на основе этих вх.№ и т.п. реквизитам формировать ссылку на файл. Итог — минус куча папок и директорий, порядок с номерами и датами?
Sign up to leave a comment.
Моя безбумажная технология