Электронный документооборот давно доказал свою эффективность и удобство. Большая часть компаний уже переходит или перешла на обмен электронными документами со своими контрагентами.
В данной статье мы, как IT-компания с большим опытом в сфере автоматизации сервисного бизнеса и выездного обслуживания собрали основные методические материалы, разъяснения юристов и проект соглашения для перехода на электронные сервисные акты с бумажных для сервисных компаний.
Что вы узнаете из этого документа?
Легитимность подписи сотрудника на экране смартфона (ЦРП) и ее сравнение с рукописной подписью в бумажном сервисном акте;
Оценка снижения трудозатрат мобильного сервисного сотрудника при оформлении электронного акта вместо бумажного;
Расчет повышения эффективности работы сотрудников бэк-офиса (бухгалтерия, склад, финансовая служба) при переходе на электронные сервисные акты;
Механика получения конкурентных преимуществ в тендерах за счет использования электронных актов;
Разбор законодательства с юристом по теме электронных сервисных актов;
Проект юридически значимого соглашения для перехода на электронные сервисные акты с бумажных;
С кем не знаком – Андрей Балякин, CEO компании-разработчика российской FSM-платформы HubEx, которая помогает компаниям выстроить работу с мобильными сотрудниками, оцифровать выездное обслуживание и повышать свою производительность.
Методическое пособие и шаблон документов для сервисных организаций
Для сервисных организаций документооборот по ежемесячным актам, договорам, УПД и счетам-фактуры составляет не более 10% от фактического документооборота, который существует в компаниях сервисной отрасли между подрядчиком и его заказчиками. Так что в реальной жизни только 10% документов получится подписать квалифицированной электронно-цифровой подписью и передать по каналам операторов электронного документооборота, таких как СБИС, СКБ Контур и др. Такую квалифицированную электронную подпись, требующую оформления в аккредитованном удостоверяющем центре, не выдать каждому сотруднику на местах, который принимает работы и подписывает первичный акт. Это будет слишком дорого и сложно организационно. Одно дело оформить ЭЦП ключевым сотрудникам и директору, совсем другое - всем сотрудникам, принимающим работы у подрядчиков. Здесь нужно другое решение и о нем мы расскажем в данной статье.
Возвращаясь к проблеме: основную часть документооборота - более 90% от общего документооборота сервисных организаций - составляют сервисные акты. Еще их называют первичными актами выполненных работ или первичными сервисными актами. Эти акты подрядчику необходимы для того, чтобы подтвердить факт выполнения работ и отнести затраченные при ремонтах расходные материалы и запчасти на затраты компании. Заказчику же они нужны, чтобы подтвердить обоснованность расходов на выполнение ремонта или услуги.
Вот для организации законного, безопасного с налоговой точки зрения и грамотного перехода на электронные сервисные акты с бумажных, мы и подготовили данный материал. Подписываются же такие документы — простой электронно-цифровой подписью.
Что такое сервисный акт (первичный акт выполненных работ)?
Сервисный акт - это документ, который подписывает мастер или сервисный специалист с представителем заказчика по факту выполнения работ.
Форма такого акта не регламентируется законом, но обычно акт содержит следующую информацию:
Информацию о подрядчике и заказчике
Результаты диагностики
Перечень выполненных работ
Перечень израсходованных материалов
ФИО ответственного за приемку работ представителя заказчика
ФИО исполнителя работ
Подпись представителя заказчика
Слева пример стандартного сервисного бумажного акта, а справа - электронного акта, оформленного через FSM-систему. Информацию в такой акт мобильный сотрудник вносит через мобильное приложение.
Как вы видите, содержание обоих документов идентично. Разница лишь в том, что бумажный акт сотрудник заполняет на самокопирующемся бланке и подписывает у заказчика. Электронный документ заполняется через смартфон.
В электронном акте заказчик расписывается на экране смартфона. Печать на таком акте не требуется, так как данный документ является промежуточным и наличие или отсутствие на нем печати регламентируется внутренними регламентами компании. С точки зрения закона - ФИО и подписи представителя заказчика, подтвердившего свои полномочия, более чем достаточно.
В мобильном приложении электронный сервисный акт может настраиваться
Один из вариантов акта приложен ниже:
Зачем переходить на электронные сервисные акты с бумажных? В чем эффект?
Если вкратце, переход на электронные сервисные акты с бумажных - важный этап автоматизации сервисной компании.
Эффект выражается в значительном сокращении трудозатрат компании на организацию документооборота, повышении прозрачности учета и позволяет перейти от ручных процессов управления бизнесом к автоматизированным.
Если рассмотреть детальнее, то эффект заключается в следующем:
Ускорение процесса заполнения акта сервисным специалистом
Переход на электронный сервисный акт позволит до 70% информации заполнять автоматически из заявки или базы данных системы: информация о заказчике, подрядчике и ФИО мастера, информация об объекте ремонта (адрес, название), описание неисправности и другие поля будут заполняться автоматически. Все, что останется заполнить сервисному специалисту - указать в смартфоне израсходованные материалы (если подключен склад - материалы можно выбрать прямо из списка), результат диагностики и перечень выполненных работ. Остальное система заполнит сама и сформирует акт автоматически.Экономия - от 5 до 20%* времени от выполнения каждой заявки.
* % зависит от сложности заявки и количества информации в акте.Снижение трудозатрат бухгалтерии, склада и других офисных сотрудников по оцифровке информации из бумажных актов и переносу ее в ИТ-системы компании
Так как электронный сервисный акт, заполненный в смартфоне сервисным сотрудником, уже содержит электронную информацию в электронном виде, данные из него не придется вручную переносить в учетную и бухгалтерскую системы. Они автоматически загрузятся в ИТ-системы компании: израсходованные материалы и запчасти - в складскую систему, перечень выполненных работ - в учетную систему, а потраченное на работы время - в кадровую или бухгалтерскую систему организации.Сотрудники бэкофиса сэкономят около 6 минут на оцифровке каждого акта. При 3000 заявок это позволит высвободить до 2-х сотрудников из процесса:
[3000 заявок]*[6мин]/[160 раб часов в месяц 1 сотрудника]/[60мин]=1,87 сотрудника
Равномерная нагрузка на бэкофис без авралов в конце месяца
Все данные, после заполнения акта в смартфоне и подписания у заказчика, моментально попадут в ИТ-систему сервисной компании и смогут быть тут же обработаны бэкофисом. Не по окончании месяца и без ожидания доставки актов сотрудниками в офис. Все появится в офисе сразу же после выполнения заявки. Сотрудники офиса смогут обрабатывать акты, проверять работы и формировать документы для заказчиков, имея равномерную загрузку в течение месяца.
Такой подход позволяет снизить количество офисных сотрудников, обрабатывающих акты, до 30%.Доверие клиента и победа в конкурсах (тендерах)
У заказчика та же проблема, что и у подрядчика: чтобы собрать аналитику ремонтов и вести хоть какой-то учет проблем, возникающих с оборудованием, ему придется также вручную оцифровывать бумажные акты на своей стороне. Поэтому, разрабатывая конкурсную документацию, все больше заказчиков требуют у подрядчика наличие ИТ-системы, позволяющей предоставлять электронные акты по форме заказчиков или заносить данные о выполненных работах напрямую в систему заказчика. Эти проблемы также решает наличие электронных актов и ИТ-системы управления сервисом у подрядчика, способной предоставлять электронные акты по форме подрядчика и выгружать данные о выполненных работах в системы заказчика по API.
Переход на электронный акт выгоден не только подрядчику, но и заказчику работ. Все больше конкурсов требуют наличия у подрядчика системы, позволяющей формировать электронные акты по форме заказчика.
Выше я перечислил далеко не все, но основные ценности от перехода на электронные акты с бумажных.
Теперь давайте рассмотрим, как законодательство регламентирует переход компаний на электронные сервисные акты и какие документы нужно подписать в компании, чтобы электронные сервисные акты были легитимны.
Обоснование вывода, что электронный сервисный акт с подписью в смартфоне равносилен бумажному самокопирующемуся акту с подписью.
Комментарий юриста HubEx - Андрея Ермакова:
“Гражданское законодательство допускает использование графической подписи при совершении сделок (п.2 ст. 160 ГК РФ)(п. 2 ст. 160 ГК РФ). Несмотря на то, что согласно п. 3 ст. 2 п. 3 ст. 2 ГК РФ к налоговым и другим финансовым правоотношениям гражданское законодательство по общему правилу не применяется, Налоговый кодекс РФ не содержит определенных требований к документам, подтверждающим расходы налогоплательщика в целях налогового учета (абз. 4 п.1 ст. 252 НК РФ)(абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом из документов должно очевидно следовать то, что те или иные затраты фактически произведены.
Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" ( далее - Закон № 63-ФЗ)).”
То есть сервисная компания может иметь первичные учетные документы в том числе в электронной форме. Первичным учетным документом является документ, подтверждающий выполненные работы и понесенные затраты (расходные материалы, запчасти и т.п.). Таким документом является электронный сервисный акт с простой электронной подписью заказчика, т.е. рукописной подписью на экране смартфона. Такая подпись равнозначна подписи на бумажном акте и это допускается законом.
Квалифицированной электронной подписи, которая оформляется в специализированных удостоверяющих центрах (ее еще называют ЭЦП), тут не требуется.
Комментарий юриста HubEx - Андрея Ермакова:
“В соответствии с ч. 4 ст. 9ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в том числе подписи должностных лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ч. 2 ст. 9 п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Если говорить про определение электронной подписи, то вВ соответствии с ч. 2 ст. 5 ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью в том числе при условии, если она содержится в самом электронном документе (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).”
Таким образом, графическая подпись, установленная уполномоченным лицом собственноручно с помощью стилуса или пальца с использованием планшета/смартфона при подписании сервисного акта, обладает всеми признаками простой электронной подписи, что позволяет организации принимать документы с проставлением такой графической подписи в целях налогового учета.
Кроме этого, указанная в законе информация означает, что кроме подписи на экране смартфона возможно подписание электронного акта и другим способом, также предусмотренным нашей FSM-системе.
Представитель заказчика может подписывать электронный акт не только пальцем на экране смартфона, но и согласовав его через мобильное приложение заказчика.
Что необходимо подписать для легитимности перехода на электронный сервисный акт.
Важно: для применения графической подписи между хозяйствующими сторонами должно быть заключено юридически значимое соглашение, проект которого предлагаем вашему вниманию.
Если у вас остались юридические вопросы или вам необходима помощь в переходе на электронные сервисные акты - будем рады помочь.
Мы являемся разработчиками FSM-системы и наша команда внедрения накопила богатый опыт сотен компаний, автоматизировавших свой бизнес за счет перехода на работу в единой FSM-системе управления сервисной организацией.
Андрей Балякин
CEO проекта HUBEX - российской ИТ-платформы управления мобильными сотрудниками и автоматизации сервисных процессов
