Проблемы коммуникации составляют большинство всех проблем в управлении проектами. Как именно мы общаемся, это важно, и оказывает самое прямое влияние на нашу работу. В этом посте обсудим одну из самых эффективных стратегий выстраивания общения в команде: открытые коммуникации.
Что такое “открытые коммуникации”
Мы в ivelum с годами выработали определенную культуру общения, которая опирается на открытые коммуникации, подход частично заимствованный из опен-сорса. Почти все рабочие вопросы мы стараемся обсуждать публично, на виду у всей команды. Это происходит в общих чатах, в таск-треккере, а также на открытых видео-митингах, к которым может подключиться любой желающий.
Общение по рабочим вопросам в личке у нас не приветствуется. Это, конечно, не значит, что мы никогда не используем личные сообщения. Однако личка – она только для особых ситуаций, и в большинстве рабочих обсуждений ничего такого особого нет.
Мы не единственная компания, кто так работает, но все же это не очень распространенный подход. В большинстве организаций обсуждения происходят более традиционно: если у вас вопрос к одному человеку, то вы и задаете его этому человеку, а не в общем канале всей команды. Мы же делаем наоборот. Многие из новых ребят, которые к нам приходят, говорят, что то, как мы общаемся, заметно отличается от того, как у них это было на прошлой работе. Мы соответственно объясняем, почему у нас так, и стараемся помочь с адаптацией.
Зачем?
Мотивация очень простая: это радикально ускоряет и упрощает проектную работу, и эффект получается столь велик, что ради него есть смысл действовать не совсем общепринятым способом.
Минимизация отвлечений
На первый взгляд, может показаться, что когда все общение публичное – это очень шумно и отвлекает. В реальности, вопреки интуиции, получается ровно наоборот, и это связано с тем, как работают чаты. В Slack, который мы используем, и во многих других чатах (Discord, MS Teams, Mattermost, и т.д.) настройка по умолчанию следующая:
Уведомления показываются при сообщениях в личку;
Уведомления не показываются на сообщения в общий канал.
То есть, когда вы пишете человеку в личку, вы его отвлекаете от того, что он сейчас делает, а в общий канал – не отвлекаете (если только не упоминаете его явно через @).
По опыту, большинство рабочих вопросов не являются настолько срочными, чтобы немедленно все бросить и начать отвечать. Вполне можно общаться асинхронно – вы пишете, когда вам удобно, а ваш адресат почитает и ответит, когда ему удобно. Для программистов это особенно важно. Любые отвлечения во время написания кода выбивают из потока, и потом приходится долго и мучительно возвращаться обратно.
Это не “лишний шум”
Можно, конечно, сказать, что уменьшение отвлечений – это хорошо, но зачем люди будут пролистывать кучу сообщений, которые адресованы не им, кажется, это лишняя информация? Вовсе нет и даже совсем наоборот! Публичное общение дает серьезные преимущества:
Простой способ держать команду в курсе. Когда другим видно, о чем вы общаетесь, они могут сами понять, над чем вы работаете, и примерно на какой стадии. То есть вам придется реже отвечать на вопрос: “ну как там дела”, потому что ваши дела и так на виду - это и экономия времени, и быстрое распространение информации в команде, все знают, что происходит;
Быстрый поиск решений и обучение. Далеко не вся информация передается путем задавания вопросов и получения ответов. Иногда мы сами не знаем, чего не знаем, поэтому даже понятия не имеем, какой вопрос нужно задать. Наблюдая за тем, как другие люди работают, можно почерпнуть что-то новое для себя, что мы сами никогда бы не догадались спросить или загуглить. И в другую сторону - можно поделиться собственным опытом, видя как коллеги пытаются решить какой-то вопрос.
Также стоит отметить, что грамотная организация каналов чата практически сводит на нет риск переизбытка информации. Каждый канал посвящен какому-то конкретному проекту или команде, и люди подписываются только на те каналы, которые им интересны.
Почему не все так делают?
Даже те команды, которые согласны с преимуществами открытого общения, порой не спешат внедрить его на практике.
Одним из препятствий является обычное человеческое стеснение. Многие не привыкли к такому стилю общения и не чувствуют себя в нем комфортно. Они могут думать, что задают какой-то тривиальный вопрос, и не хотят привлекать к нему слишком много внимания. Лучшее, что мы можем поделать в таких ситуациях - всегда сохранять дружелюбие и позитив. Никакого сарказма и ни в коем случае не считать какие-либо вопросы “глупыми”. Доброжелательная атмосфера критически важна для обучения, ну а постоянное обучение - залог успешного развития всей команды.
Другая распространенная проблема – чрезмерная секретность. Открытые коммуникации могут восприниматься, как риск для утечек информации, и иногда такой риск действительно существует. Однако, возводя искусственные барьеры в общении, компании не только борются с этими рисками, но и наносят серьезный урон собственной продуктивности. Даже одна из наиболее “секретных” компаний мира – Apple – сейчас меняет свои подходы, потому что они сильно затрудняют работу.
В заключение
Есть вещи, которые наиболее продуктивные команды делают не так, как другие. Разумеется, открытое общение не является серебрянной пулей, которая магически решит все проблемы в команде, но это определенно серьезное преимущество.
Многочисленные исследования показывают, что в той или иной форме проблемы коммуникации стоят за большинством причин, по которым проваливаются IT-проекты. Одна из наиболее полезных вещей, которую менеджер или тимлид может сделать для своей команды – это налаживать продуктивное общение, в первую очередь, конечно, подавая личный пример.
