Рассказываю, как составлял вакансию, проводил собеседования, отбирал личного помощника, и с какими задачами он мне теперь помогает. Будет полезно руководителям, у которых накопилось слишком много рутинных дел.
Привет! Меня зовут Паша Молянов, я руковожу диджитал‑агентством[ссылка удалена модератором] и участвую в паре проектов в роли директора по маркетингу.
И у меня есть проблема. Многие рутинные вещи я делаю сам вместо того, чтобы делегировать сотрудникам. Сам верстаю карточки в Фигме, сам оформляю и публикую посты в соцсетях, сам строю таблички, сам добавляю отзывы на сайт.
Из‑за этого порой не остается времени на более важные, «предпринимательские» дела: планирование, улучшение процессов, поиск партнеров и крупных клиентов, обучение сотрудников и так далее.
По сути, растрачивая рабочее время на рутину, я мешаю своей компании развиваться.
В прошлом году я решил, что хватит это терпеть, и пошел искать личного ассистента, который будет заниматься рутиной за меня.
Расскажу, как искал и выбирал, покажу вакансию, список обязанностей и дела, которые уже получилось делегировать — возможно, вам пригодится, когда начнете искать сотрудника на подобную должность.
Написал вакансию
Для начала я выписал типичные дела, которыми мне приходится часто заниматься, которые съедают много моего внимания. Выбрал из них те, которые можно без особых проблем делегировать.
Н��пример, писать посты для своего блога или проводить планерки с командой — это частые дела, но делегировать их я не могу. А вот публиковать посты или оформлять презы для выступлений — довольно простые задачи, их можно передать.
На основе этих дел составил текст вакансии: рассказал о себе, объяснил задачи, с которыми надо помогать, требования и пожелания к кандидату.
→ Вот такое описание получилось
Совершенно точно я не хотел разгребать десятки сообщений в личке, поэтому сделал анкету в Гугл Формах и прикрепил ее к тексту вакансии.
Все отклики из формы падают в таблицу, и я могу их сравнивать между собой, отмечать интересные и скрывать плохие.
Посеял вакансию
Я хотел работать с людьми, которые меня знают, поэтому опубликовал вакансию только в своем блоге и соцсетях, а на внешку не относил.
Но вакансию начали активно шерить фрилансерские телеграм‑каналы и разносить по чатикам — поэтому откликов я получил в несколько раз больше, чем рассчитывал.
Собрал шорт-лист кандидатов и провел интервью
На что обращал внимание:
Есть ли у человека опыт в диджитале — не хотелось объяснять какие‑то совсем очевидные вещи в духе «а что такое таргетированная реклама»
Портфолио — я хотел, чтобы ассистент мог помогать с простеньким дизайном в духе «собери мне презентацию к вебинару по шаблону» или «сделай из поста карусельку в инсте». Дизайнера отвлекать такими мелочами не хочется, поэтому искал помощника хотя бы с базовыми скиллами.
Как он рассказывает о себе, насколько адекватно и грамотно пишет. Помощнику предстоит контактировать с людьми, договариваться о встречах, действовать от моего имени — важно, чтобы он общался нормально.
Зарплатные ожидания — отметал людей, которые хотели слишком мало или слишком много денег. 200+ тысяч платить ассистенту я не готов, но и не верю в компетентность людей, которые хотели 15–20 тысяч за фултайм.
Часовой пояс — не самый важный критерий, но все же хотелось, чтобы он у нас совпадал или хотя бы не сильно отличался.
Опыт работы личным помощником руководителя — тоже очевидная польза.
По этим критериям отобрал 20 человек, которые вроде могли бы подойти.
А вот самые частые причины, по которым кандидаты не подходили:
Написали, что большая часть задач им неинтересна, и они готовы взять только малую часть.
Вообще нет бекграунда в диджитале — юристы, учителя, бухгалтеры.
Хотели очень много денег. Несколько человек запросило больше 200 тысяч в месяц. Возможно, они очень крутые спецы, но платить столько за простые рутинные задачи кажется не самой разумной тратой денег.
Неадекватные отклики в духе «очень нужна работа, возьмите меня и не пожалеете».
Провел собеседования
Сейчас я понимаю, что погорячился, и надо было «шортить» шорт‑лист еще сильнее. 20 собеседований — это напряжно. Я проводил их 3 дня, не занимаясь больше вообще ничем.
Но я их, тем не менее, провел.
Задавал стандартные вопросы в духе:
Расскажи про свой опыт работы?
Почему хочешь уйти с текущего места?
Чем тебя заинтересовала вакансия?
Какие из перечисленных вакансии задач ты уже делал?
А какие не делал? Почему думаешь, что справишься с ними?
Как у тебя с английским языком? (мне иногда надо, чтобы помощник мог найти какую‑то инфу на английском)
Собираешься ли ты работать только со мной или будешь совмещать с фрилансом?
Помимо самих ответов обращал внимание на то, как человек общается, насколько мы с ним «на одной волне». Все‑таки с помощником мы будем на связи каждый день, он будет в курсе не только моей работы, но и личных дел.
Несколько человек отсеялись сразу. Например, одна девушка решила собеседоваться не то из бара, не то с концерта. У нее было очень шумно, играла музыка, вокруг веселились люди. Она не слышала мои вопросы, я не слышал ее ответы.
Среди кандидатов было довольно много студентов на очном обучении. Хоть они и заверяли, что готовы по первому зову сбежать прямо с пар, меня это не устроило. Хочется, чтобы человек был на связи в рабочее время и не пропадал на 2 недели во время сессии.
В итоге осталось 7 человек.
Дал тестовые задания
Дальше выбирать было уже трудновато, поэтому я предложил кандидатам оплачиваемое тестовое за 1000 рублей.
Найти несколько недавних новостей про диджитал‑маркетинг, про которые, по мнению человека, я бы мог рассказать в своем блоге. Надо было прислать ссылку на новость, написать саммари и пояснить, почему это интересно.
Взять мой пост из телеграм‑канал и сверстать его в виде карусельки для Инсты по примеру.
Здесь даже процитирую: «Представь, что я пришел с такой просьбой. 29 ноября у меня лекция про Дзен, мне надо к ней подготовиться. За 2 дня до лекции я должен прислать готовую презу. Презу надо будет сделать тебе на основе сценария, который я напишу. Тебе надо организовать все так, чтобы эта задача была сделана: я вовремя отдал тебе сценарий, ты успела сделать презы, я провел лекцию. Напиши, как ты этого добьешься, что будешь делать».
Новости показали, умеет ли человек писать саммари. Карточки — умеет ли работать с Фигмой на базовом уровне, насколько аккуратно это делает. Но больше всего мне понравилось третье задание.
Кто‑то писал что‑то в духе «Ну я поставлю тебе напоминалки в календаре» — это очевидно не сработает. Я и сам могу поставить напоминалки, зачем мне просить человека с этим помочь. Проблема в том, что я могу не рассчитать время, забыть, да просто не посмотреть в календарь в нужный день — и все, дело не сделано.
Кто‑то описывал процесс более реалистично, что будет ставить мне дедлайны и дергать, пока я не отчитаюсь, что сделал. Это больше похоже на правду. Например, вот что предложил человек, которого я в итоге нанял:
По итогу тестовых заданий выбрал ассистента — и мы начали работать. К счастью, обошлось без косяков, человек подошел и не потребовалось его увольнять и искать замену.
Какие задачи в итоге получается делегировать
Брать мои посты из телеграм‑канала, верстать из них карточки‑карусельки и публиковать в Инсте. Раньше каждый такой пост занимал у меня 5–10 минут.
Публиковать контент в паре других моих проектов — в сообществе про копирайтинг во Вконтакте и в тревел‑блоге, который я помогаю развивать. Еще 30 минут времени в день.
Модерировать обсуждения в сообществах и чатах — банить неадекватов, отвечать на простые вопросы, передавать сложные вопросы мне и так далее. 20–40 минут в день.
Верстать отзывы на сайте. Один отзыв — 5 минут.
Искать информацию. Например, список тендерных площадок, в которых можно искать заказы для агентства. Или рейтинги, в которых можно поучаствовать. Или биржи, в которых можно можно зарегистрировать блог, чтобы получать заказы на рекламу. Это десятки часов времени в месяц.
Вести базу знаний. У меня есть склад в Ноушене, куда я кидаю ссылки на всякие полезные штуки. Если добавлять просто ссылку без описания — потом нереально что‑то найти. А добавлять описания мне было лень, поэтому на базу я в итоге забил. Теперь я просто кидаю помощнице ссылки — а она добавляет их в базу, пишет описание, добавляет теги для поиска.
Расшифровывать вебинары. Бывает, что я хочу получить какую‑то инфу с вебинара, но не смотреть его 2 часа. Прошу помощницу сходить туда за меня и составить конспект, который я потом быстро прочитаю и узнаю все, что меня интересовало. Прочитать конспект и посмотреть отдельные важные части в записи — это 10–20 минут. Еще 1.5 часа времени сэкономили.
Следить, чтобы я ничего не забывал. Ассистент смотрит в мой список дел, находит там просроченные задачи и напоминает их перезапланировать и все‑таки сделать. А что может, делает вообще сама.
Плюс помощница помогает мне в планировании. Например, мне надо выступить на конференции — и это включает в себя много задач: придумать тему, согласовать с организаторами, написать тезисный план, подготовить презу, согласовать с организаторами, отрепетировать выступление и так далее. Самому заносить 100 500 таких мелких задач в календарь долго и нудно — это помогает делать ассистент. Я кидаю ей большую задачу, она сама разбивает ее не мелкие и добавляет в мое расписание.
И еще 100500 менее частых дел, например:
Отправить лид-магнит всем, кто поставил плюсик в комментариях.
Найти интересные запросы от журналистов в Прессфиде.
Найти мне фотографа.
Отнести вакансию в несколько Телеграм-каналов и договориться о размещении.
Разобраться, как подключить телеграм-бота к CRM и подключить его.
Провести несколько кастдевов.
В ближайшее время я хочу делегировать общение с рекламодателями и размещение рекламы в моих блогах — это высвободит мне еще полчаса в день.
В итоге один ассистент помогает мне освободить минимум 2 часа в день, а иногда и больше. Это время я могу работать над интересными задачами, которые меня драйвят, а не повергают в уныние.
Возможно, для опытных предпринимателей эта статья выглядит наивно и очевидно — ведь у многих есть ассистенты и секретари. Но я пока что руковожу малым бизнесом и только учусь делегировать. Для меня это стало чуть ли не главным открытием прошлого года — сколько времени я расходую нерационально и насколько больше могу успевать, если эту проблему решить. Если вы тоже, как и я, тратите кучу времени на нудные рутинные дела, задумайтесь — может, вам тоже нужен личный помощник.
