Организационные изменения являются ключевым компонентом роста агентства, но управлять ими легко не всегда. Люди не любят перемен. Мы упрямы, боимся неизвестного и неуверенности, которую оно приносит, и сопротивляемся ему.

Так как же нам подготовить команду к изменениям?

Преобразование платформы управления проектами может быть одним из самых драматических преобразований, через которые проходит агентство. Фактически это влияет на ежедневную работу каждого человека в организации, и их клиентов!

Легко ли это? – Ничуть. Есть ли там проблемы? – Не сомневайтесь!

Если вы хотите внедрить что-то новое, надо быть готовым в течении какого-то времени терпеть боль. Терпите и не сворачивайте с этой дороги, – оно того стоит.

Помогая сотням агентств с масштабными преобразованиями, мы извлекли несколько уроков. Но прежде чем мы перейдем к 6 шагам, есть еще одна важная часть работы с сопротивлением.

Назначьте ответственного (ClickUp-куратор) и дайте ему нужные полномочия

У вас должен быть человек, который будет отвечать за весь процесс после его запуска (мы называем его ClickUp-куратор). Это может быть кто-то из руководства агентства или кто-то, у кого есть поддержка руководителя. Процесс работает только в том случае, если у вас есть такой ответственный, который руководит проектом.

ClickUp-куратор должен:

Составить план проекта
Сконструировать задачи верхнего уровня
Провести 1 на 1 встречи с сотрудниками для сбора их отзывов
Взаимодействовать с участниками команды для их вовлечения
Знать процесс достаточно хорошо, чтобы понимать разницу между сбоем системы и сбоем внедрения
Быть ответственным и понимать важность своей роли.

После того как вы назначили такого внутреннего лидера, он готов приступить с 6-шаговой структуре для внедрения изменений.

1. Дайте людям возможность выразить свои опасения и страх (а иногда и агрессию)

Внедрение изменений в любой организации всегда должно начинаться с вовлечения всей команды. Это поможет вам понять полную картину. Для начала спросите их: «В каких процессах у нас проблемы?»

Если руководство продвигает свои собственные инициативы по изменению, не привлекая при этом команду, – внедрение будет трудным. Команда не выкупит и не поддержит вашу идею, если почувствует, что её мнения никто не спрашивал и "уговаривать" не собирается.

Поэтому:

Вовлеките команду
Дайте команде возможность говорить
И слушайте их

Какие инструменты использовать для сбора отзывов?

Есть много способов получить обратную связь и каждый из них можно использовать на разных стадиях процесса.

1. Формы обратной связи

Формы или общие каналы обратной связи должны быть внедрены в любой бизнес. Это способы, чтобы постоянно собирать отзывы и проявлять инициативу, когда дело доходит до проблем.

Используйте эти формы, чтобы начать разговор один на один раз в две недели. Всегда спрашивайте команду: «Как я могу облегчить вам жизнь или помочь оптимизировать работу?». Эти точки обратной связи помогут руководству принимать важные решения.

2. Опросы

Можно использовать групповой опрос в базовом процессе, чтобы каждый мог оценить различные области бизнеса. Почему?

Опрос дает право голоса каждому и позволяет высказаться самым тихим и неразговорчивым интровертам.
Во-вторых, опрос дает команде время подумать. Вы получите предложения по изменению от людей, которые наиболее заинтересованы и наиболее продуманы с точки зрения того, каких именно изменений они хотят.

Вот несколько утверждений, которые мы предлагаем команде в качестве оценки бизнеса по шкале от 1 до 5:

Я понимаю свою роль и то, что от меня ожидают.
Я понимаю каждый инструмент, который мы используем, и то, как он вписывается в наш процесс.
Руководство справедливо и открыто для моих отзывов.
Мы устанавливаем экологичные привычки общения у себя в команде.
Я чувствую, что мои коллеги и руководители понимают и активно меня поддерживают.

Когда вы создаете опрос, важно собрать количественные и качественные отзывы.

Количественный – пусть команда оценивает определенные области по шкале от 1 до 5 или от 1 до 10. Числовые оценки помогают нам фиксировать проблемы по всем направлениям. Если мы видим много 1-5, то можем глубже погрузиться и изучить проблему.
Качественный – пусть команда даст развернутый отзыв о своих ответах. Это поможет конкретизировать контекст.

Качественная обратная связь также будет исходить от ваших личных встреч с командой.

3. Встречи один на один

После того как опрос будет отправлен, эта часть работ будет окончена. Просмотрите ответы и будьте внимательный к каждому, чтобы услышать, что именно он хочет сказать. Это создаст атмосферу доверия и повысит шансы быть услышанными.

Разослав опрос, вы спровоцировали команду задуматься о том, что именно может улучшить бизнес. После того как вы встретились со всеми, можно провести общее собрание.

4. Общее собрание

Общее собрание должно использоваться только для рассмотрения важных вопросов.

Мы видели тысячи ситуаций, когда агентства сосредотачивались исключительно на общих встречах, чтобы сэкономить время. Не повторяйте эту ошибку!

Всеобщее участие приведет к тому, что несколько избранных людей поделятся своими отзывами — в первую очередь это будут болтуны и жалобщики. Если вы будете слушать только эту группу, ни к чему хорошему это не приведёт.

Каждый должен быть услышан и чувствовать себя услышанным. Общее собрание не будет решением для этого, – нужны индивидуальные встречи 1 на 1.

Воодушевите команду

Очень важно собрать эту обратную связь. Если вы попытаетесь двигаться вперед без этого, вам будет сложно привлечь людей.

Хотите что-то изменить, – вам нужно с самого начала заинтересовать людей, чтобы они приняли эту боль перемен и видели свет в конце туннеля.

Нужно так настроить и подготовить команду, чтобы они изначально понимали ваше видение по мере продвижения по процессу.

2. Примите решение

После того как вы предоставили команде несколько каналов для внесения своего вклада в общий проект и почувствовали наличие у людей понимания, пришло время двигаться дальше.

Это решение должно приниматься сообща.

Ничего не начинайте, пока вся команда не будет поддерживать идею (или хотя бы прямо не будет выражать свою агрессию или несогласие). Это точно сильно ослабит весь процесс внедрения.

Руководящий состав больше всех следит за тем, куда пытается двигаться бизнес. Их работа состоит в том, чтобы развивать компанию с постоянной прибылью, удерживать и привлекать клиентов, при этом способствуя поддержанию здоровой атмосфере в команде.

Как руководителю агентства, вам необходимо сбалансировать эти три вещи: развитие компании, клиентов и людей. Примите решение сообщая как единая команда лидеров компании и поддержите это решение.

3. Составьте план внедрения

Начните процесс с доведения вашего решения команде.

Какие изменения будут внесены?
Что будет в конечном итоге?
Как будет происходить в процессе нововведений?

Видение выходит за рамки лидерства

Команда должна четко видеть и понимать, зачем мы все это делаем. Нужно связать свое видение с их повседневной жизнью. Нарисуйте картинку, которая всех тронет и взволнует. Сосредоточьтесь на том, как эти изменения сделают их жизнь лучше и проще.

Если объяснение вашего видения вращается исключительно вокруг выгоды руководства, получить поддержку команды будет трудно.

Изобразите пошаговый план

Что делаем в первую очередь?
Какие этапы мы пройдем совместно, всей командой?

Это справедливо независимо от того, работаете ли вы с внешним консультантом или реализуете что-то самостоятельно.

Расскажите команде, как мы собираемся реализовать ваше видение, чтобы они знали, чего ожидать.

4. Установите форматы участия и четкие ожидания

После того как план построен, намечены конечное состояние и этапы его достижения, команда должна узнать, в каких местах каждый из них участвует в намеченном процессе.

Это шаг, который пропускают многие агентства.

Часто руководство рисует команде картинку, все в восторге, но при этом у людей нет четкого понимаю, какую роль в этом процессе внедрения играет каждый из них. Все возбуждены и взволнованы, а затем на следующее утро наступает реальность.

Пройдитесь по деталям и сформулируйте структуру управления, – то, что ожидается от каждого участника.

Четко сформулируйте, как выглядят результаты, и что нужно для выполнения каждой задачи

Надо ли сконструировать что-то новое?
Надо ли что-то менять из текущих привычек?
Как это всё повлияет на повседневную жизнь?

Установив видение и четко сформулировав ожидания, вы избавитесь от всех неожиданностей.

Если вы впервые подвергаетесь масштабным изменениям, потратьте время на исследование и комплексную проверку. Будьте вдумчивым и осторожным, прежде чем что-то предпринимать.

Проведите исследование и поймите шаги, которые будете предпринимать. Можно не знать все детали и нюансы, но надо чётко представлять, что они из себя представляют и где происходят.

Наличие прошедшего через похожее на ваше внедрение может сильно помочь. Вы либо потратите много времени на сами, либо инвестируете деньги в такого опытного человека, у которого есть экспертиза и опыт.

Оба пути могут привести вас к цели, и оба имеют плюсы и минусы. Просто знайте, что вы либо инвестируете в набивание собственных шишек, либо в партнера и оплату его услуг.

Как выглядит четкая временная шкала?

Вот отличный пример:

Трекер доставки пиццы — когда вы её заказываете, вы знаете:

Когда готово тесто
Когда в пиццу кладут начинку
Когда пиццу кладут в духовку
Когда пиццу достали из духовки и положили в коробку
Когда пицца готова к доставке
И когда пицца будет у вас в руках

Вопросов нет. Каждая веха четко сформулирована и показана потребителю.

Они не научат вас как делать пиццу, но они дадут четкие сроки и ожидания.

5. Запустите и отслеживайте адаптацию команды

Когда запустите изменения, – найдите время, чтобы активно следить за тем, как команда справляется с адаптацией к этим новым процессам.

Вы выложили ожидания команде – оправдывают ли они их или нет?

Вероятно, будут какие-то вопросы и возражения, – разработайте план для решения каждой конкретной проблемы.

Если проблемы всплывают в команде, – сортируйте их и фиксируйте. Более того, ожидайте появления такого рода проблем, – это неизбежно.

Пример панели управления ClickUp-куратора для отслеживания процесса адаптации сотрудников:

6. Оптимизация (только системные проблемы)

И, наконец, вам нужно продолжать оптимизировать проводимые нововведения. НО, прежде чем приступить к оптимизации, убедитесь, что проблема, которую вы решаете, является проблемой системы, а не просто проблемой адаптации пользователей.

Потратьте время на проработку сути проблемы, прежде чем приступите к её решению.

Никогда не наступит подходящее время для перестройки бизнеса, – мы все это понимаем. А ещё мы понимаем, что изменения необходимы и игра стоит свеч.

Работаем с сопротивлением сотрудников агентств при внедрении изменений. 6 важных шагов