Как перестать забывать о том, что пора провести review, используя уведомления Jira

В моей практике часто была проблема с тем, что разработчики, аналитики и дизайнеры очень долго проводят Review задачи и из-за этого процесс разработки приостанавливается.

В какой-то момент я решил разобраться с этим и поднял вопрос на ретроспективе. Оказалось, что часто проблема возникает из-за того, что ответственный не увидел задачи или забыл о том, что ее нужно проверить. Для решения этой проблемы мы настроили уведомления в Jira и теперь время на проверку задачи уменьшилось в два раза.

В этой статей я хочу поделиться способом, который позволит вам настроить напоминания о том, что пора проводить ревью задачи с использованием средств Jira из коробки.

0. Описание бизнес процесса

В данной статей я буду ссылаться на обычный бизнес процесс, который мы используем в небольших командах:

WorkFlow для простых задач

1. Добавление пользователей, которые будут проводить ревью

Для того чтобы мы могли настроить уведомления для пользователей, которые будут проводить ревью, нам требуется добавить новое поле, в котором мы укажем их перечень.

В моем случае мы сделали поле с выбором нескольких пользователей для ревью аналитики:

Поле с несколькими проверяющими

Этапы добавления нового поля представлены ниже:

Добавление полей

Для этого перейдите в раздел настроек «Задачи».

Переход в меню "Задачи"

ВыПерейдите в раздел «Настраиваемые поля».

Выберите "Настраиваемые поля"

И нажмите на кнопку «Добавить пользовательское поле».

Добавление поля

Можете воспользоваться поиском и найти «Выбор пользователя». Здесь стоит обратить внимание, что в разделе «Стандартные» предлагается выбор одного пользователя, в разделе «Дополнительно» вы можете найти поле с выбором нескольких пользователей.

Один пользователь

Несколько пользователей

Введите названия:

Ввод названия задачи

Выберите экраны, на которые хотите добавить отображение поля:

Выбор экранов, к которым требуется добавить поле

Если у вас есть несколько вкладок при создании задачи, вы можете выбрать нужное в выпадающем списке.

2. Алгоритм отметки пройденного ревью

В разработке для того, чтобы отметить, что ревью пройдено, используют пометку «Approve». В Jira нет такого функционала, но мы для этого начали использовать «Голоса»: как только задача полностью готова, ревьюер ставит голос за задачу. Задача засчитывается, когда больше 2 ревьюеров проголосовало за задачу.

Голосование за задачу

3. Создаем фильтр для отбора задач на ревью

Для создания фильтра перейдите в раздел “Задачи” - “Поиск задач”:

Поиск задач

Если вы до этого не пользовались продвинутым поиском, то изначально у вас откроется базовый поиск.

Перейдите в продвинутый режим:

Переход в продвинутый режим

У вас откроется текстовое поле, в которое потребуется ввести поисковой запрос.

Пример продвинутого режима

Теперь нам нужно составить запрос. Для этого вспомним с какими условиями мы работаем:

1. задача на ревью, когда находится в статусе «Ревью»;

2. задачу нужно показывать, пока я не проголосовал за задачу.

Поисковой запрос выглядит так:

project = CHANGE AND status = "Ревью" AND "Ревьюеры Аналитики" in (currentUser()) AND (voter NOT IN (currentUser()) OR votes = 0) ORDER BY priority DESC, updated DESC

Давайте немного его разберем:

1. project - название проекта, в моем случае проект называется CHANGE;

2. статус должен соответствовать статусу ревью: status = “Ревью”;

3. в перечне ревьюеров я должен проверить, что задача стоит на мне: "Ревьюеры Аналитики" in (currentUser());

4. затем мы должны проверить проголосовали мы или нет

   1. проверяем, что мы есть в списке проголосовавших voter not in (currentUser());

   2. если никто не проголосовал, то Jira не создает список пользователей, и из-за этого условие не выполняется. Поэтому важно добавить условие проверки, что если никто не проголосовал, то нам такая задача тоже подходит votes = 0.

5. Дальше можно сортировать как вам потребуется. Я сортирую по приоритету и времени изменения задачи.

В результате у вас отобразится список задач, в которых вы выступаете в качестве ревьюера и в которых вы еще не отдали свой голос.

Пример выполнения задачи

Затем сохраняем запрос.

Сохранение запроса

Когда будете называть задачу, учтите, что название будет указано в теме письма.

4. Создание уведомлений

Когда вы сохраните фильтр появится кнопка “Детали”. При нажатии на нее вы увидите:

"Детали" фильтра

В этом разделе вы можете настроить: доступ к вашему фильтру и “подписки”. Второе нас и интересует.

Подписка представляет собой меню по настройке уведомлений:

Пример настройки "Подписки"

Здесь представлены разделы:

• Получатели - кому будут отправлены уведомления. Здесь вы можете выбрать группу пользователей, которым будет приходить рассылка. В моем случае это группа “analytics” - аналитики;

• Расписание - в какие дни будет отправлена рассылка. Здесь я выбрал только будние дни, чтобы в выходные не присылались одинаковые письма;

• Интервал - как часто будет приходить рассылка. В моем случае письмо интересно один раз утром перед работой.

Мои настройки:

Мои настройки "Подписки"

Затем для создания подписки нажмите кнопку “Подписка”.

Небольшое дополнение, если вы не знаете как создавать группы пользователей:

Создание групп пользователей

Для создание групп пользователей перейдите в настройки “Управление пользователями”

Управление пользователями

Перейдите в раздел “Группы”

Выбор раздела "Группы"

Введите название группы и нажмите кнопку «Добавить группу».

Создание группы

Затем найдите новую группу и выберите «Редактировать членов группы».

Редактирование группы

В открывшемся разделе добавьте нужных пользователей:

Чтобы посмотреть все подписки снова нажмите “Детали” и выберите раздел “Управление подписками”

Управление подписками

В открывшемся окне вы увидите созданные подписки:

Список подписок

Здесь отдельно хочу обратить ваше внимание на кнопку «Запустить сейчас». Она позволяет протестировать сценарий до того, как наступит нужное время.

5*. Дополнительный пример запроса для руководителей и Delivery Manager

Меня как Delivery Manager интересует отслеживание задач, которые находятся на ревью, но не меняются уже больше 3 дней.

Для этого я использую такой запрос:

project = CHANGE AND status = "Ревью" AND "Ревьюеры Аналитики " in membersOf ("analytics") AND votes < 2 AND updated < startOfDay("-3") ORDER BY priority DESC, updated DESC

Давайте немного его разберем:

1. project - название проекта, в моем случае проект называется CHANGE;

2. статус должен соответствовать статусу ревью: status = “Ревью”;

3. в перечне ревьюеров должны быть указаны коллеги из отдела аналитики: "Ревьюеры Аналитики" in in membersOf ("analytics");

4. проверяем, что голосов меньше 2: votes < 2. Здесь важно учесть, что у нас принято, что если есть хотя бы 2 подтверждения, то задача считается выполненной;

5. проверяем, что задача не изменялась за последние три дня updated < startOfDay("-3");

6. дальше можно сортировать как вам потребуется. Я сортирую по приоритету и времени изменения задачи.

Заключение

В заключение, хочу отметить, что, несмотря на уход Jira из России, многие компании все еще продолжают использовать ее в своей работе. В связи с этим, я надеюсь, что данная статья поможет упростить процесс отслеживания задач, проходящих этап ревью, и сделает процессы в IT-компаниях более удобными и прозрачными.