Когда-то наша команда была большой, а проекты – маленькими. Весь обьем работы помещался в голове каждого человека, и каждое изменение требований клиента, каждое важное решение доносилось «от сердца к сердцу», с надеждой на электронную почту.Сложность проектов росла, почтовый ящик распухал от писем, и вот появилось новое веяние: вики! Можно теперь складывать документы и знания в одном месте! Точнее, в двух – одном, видимом для всех сотрудников, и другом – видимом для топ-менеджеров. Ну, как-то. Задачи и время в то время мы отслеживали в Rational ClearCase, а план рисовали в MS Project. Все бы ничего, но связи между этими тремя системами не было никакой. Решения, принятые менеджером, доносились до команды в режиме «летучки + почта», кто пропустил тот упустил. До клиента же решения доносились героическими усилиями команды, чаще всего самого несчастного человека на свете – менеджера проекта: через вручную сгенерированные отчеты. Количество систем менялось, но суть оставалась той же: трудно совместимые данные, сложность моментально связать все аспекты задачи.

Все усугубляется тем, что в современной компании деление людей на «исполнителей» и «мыслителей» больше не работает. Приходится признать: у любого человека в команде есть потребности

Быстро вникать в задачу, охватывать любые аспекты
Принимать решения, видя все связи между требованиями и другими задачами
Видеть, что делают другие люди прямо сейчас и синхронизировать свои действия (прозрачность процесса)
Хранить и делиться любыми результатами своей работы – решениями.

В организациях, основанных на знаниях (KIO, knowledge-intensive organisations) любая задача, любой проект, это фактически трансформация одних знаний в другие. Знания необходимы для действия, каждое действие создает новое знание. К примеру, вы строите коттеджный поселок. И даже задача «сделать фундамент для дома» создает новое знание: какой подрядчик подходит лучше всего, какие характеристики местности были обнаружены в процессе, что-то еще.

Именно поэтому возникает необходимость в общей платформе знаний. В типичной организации есть как минимум три процесса, которые жаждут использовать новые технические возможности для увеличения четкости и эффективности. Это финансы, отношения с клиентами и «производственный процесс». И даже между этими тремя должна быть тесная интеграция. Крупные компании используют ERP как платформу знаний-для-действия, а что же делать малому и среднему бизнесу: price matters, цена имеет значение.

Мы взяли за базовую потребность, базовую идею связывание задач (task management) и знаний (ECM, enterprise content management). «Люди и их взаимодействие важнее процесса и средств разработки», как говорит манифест гибкой разработки, Agile Manifesto. Исследования показывают, что работник умственного труда тратит до 80% своего времени на поиск необходимой информации, и только 20% — на действия. Спасибо Google, он сократил время поиска в Интернет. Но бизнесам этого мало. Сила бизнес-информации – в связях между элементами.

Связывание людей, знания и действий для повышения эффективности проекта и компании – вот это основная задача системы Comindwork, в которой мы стараемся реализовать наши идеи и опыт управления проектами. В нашей модели, время – это зазор между этими тремя компонентами, уменьшение зазора – это повышение скорости проекта.

Знания мы делим на несколько категорий, по времени жизни:

Чистые задачи, todo, которые не требуют дополнительных коммуникаций для решения. Примеры todo: «позвонить клиенту», «договориться о встрече».
Инциденты, кейсы – знания, которые собираются для отдельной задачи, которая вряд ли повторится. Задача – это её история решения, обмен сообщениями. Пример задач: «разобрать зоны ответстветственности», «создать наполнение главной страницы сайта», «написать бизнес-план».
Вики-страницы как самое долгоживущее и потенциально полезное знание. Полезное как в рамках одного проекта, так и меж-проектное знание. Примеры страниц: «список серверов», «маркетинговая стратегия», «план проекта».

Есть из чего выбрать. Главное, задавать правильные вопросы, и быстро генерировать ответы.

Знания нужны для действия, действия — для знания