Всем привет!
Меня зовут Александр, я COO в SaaS-платформе аналитики данных. Последний год активно изучаю внедрение AI-решений в кросс-функциональные процессы. Делюсь полезными материалами, которые считаю стоят внимания. В основном про AI, изменение процессов, тренды и продуктовое видение.

У себя в телеграм-канале делюсь сжатыми и структурированными саммери статей.

Крупные компании давно используют принципы сознательного распределения времени: Google, например, внедрила правило «20% времени», что привело к появлению Gmail и AdSense. Этот подход подтверждает ценность выделения времени под неочевидные задачи.

Тема с управлением временем супер важная для всех, этим ресурсом управляют все.
Для меня лично это боль №1, по крайне мере была. Когда звонки и переписка занимают 80% времени, сил не остается ни на что. Речь не только про работу, а в целом ощущение жизни.
Последний год занимался передачей операционки и ухода от прежнего ритма, снижая объем времени на управление и ставя в приоритет время на создание и изучение (AI в основном). Уже ощущаю, как позитива/сил стало на порядок больше. Но лучше конечно заранее оценить этот момент и действовать на опережение.

Большинство из нас не задумывается о том, как мы тратим свое профессиональное время — мы просто стараемся успевать. Но секрет того, как работать умнее (а не усерднее), заключается в управлении нашим самым ценным ресурсом.

К счастью, у нас есть лучшая техника управления временем — timeboxing — которая может помочь нам. Концепция проста: выделяйте временные интервалы для определенных задач.

В своей книге «Indistractable» Nir Eyal описывает шаги, которые каждый может предпринять для создания индивидуального календаря с timeboxing. Частью этого процесса является разделение времени на три жизненные сферы: вы, ваши отношения и ваша работа — и соответствующая категоризация задач и действий.

Я еще больше детализирую категории timeboxing в сфере работы, чтобы убедиться, что каждый тип работы получает должное внимание.

Я разработал модель, которая делит профессиональное время на четыре области:

Управление
Создание
Потребление
Формирование идей

Вы можете использовать эти четыре области, чтобы вернуть себе контроль над днем, развивать творческое мышление и достигать прогресса в самых важных делах.

Тип 1: Управление

Время управления посвящено координации, организации и надзору за задачами и людьми. Оно в значительной степени состоит из реактивной работы, такой как проверка уведомлений и электронной почты, а также готовность помочь коллегам. Время управления является основой крупных организаций, и именно здесь большинство из нас проводит большую часть своей профессиональной жизни.

Типичные действия в рамках Времени управления включают:

Совещания
Звонки
Презентации
Обработка электронной почты
Управление командой и людьми

Время управления может быть очень продуктивным и эффективным. Но чаще всего связанные с ним задачи выполняются без намерения или временных ограничений и становятся огромным поглотителем времени.

Непланируемое Время управления по своей сути ценит движение важнее прогресса. Ответы на электронные письма и посещение совещаний превращаются в отвлекающие факторы вместо осмысленной работы. Возможно, у вас есть важный проект, который нужно сдать на следующей неделе и который требует вашего внимания, но пока вы отвечаете на срочные письма и сообщения в групповых чатах, вы убеждаете себя, что работаете продуктивно.

Вам знакома эта ложь? Гораздо проще отвечать на каждый сигнал, звонок и прерывание от коллег, чем заниматься рефлексивной работой — сосредоточенной работой, требующей глубокого обдумывания.

Мы должны ограничивать Время управления, чтобы оно не захватило наши профессиональные календари.

Тип 2: Создание

Время создания, второй по распространенности тип профессионального времени, — это когда мы производим и продвигаем работу. Именно в это время достигается значительный прогресс, поскольку оно сосредоточено на создании новых идей, решений и результатов. К сожалению, Время создания — это то, что большинство из нас старается сделать в промежутках между блоками Времени управления.

Действия в рамках Времени создания включают:

Написание
Написание кода (Coding)
Разработка (Building)
Подготовка

Успешные организации отдают приоритет рефлексивной работе, выполняемой во Время создания, и следят за тем, чтобы Время управления не посягало на него. Например, Google исторически применяла правило «20 процентов времени», согласно которому команда или сотрудник должны тратить 20 процентов своего времени на исследование новых проектов. По сообщениям, это привело к запуску Gmail, Google News и AdSense.

Тем не менее, немногие организации помогают своим сотрудникам защитить Время создания. Опрос Zapier, проведенный в 2021 году, показал, что, хотя большинство сотрудников (90 процентов) проводят по пять часов в день в приложениях для обмена сообщениями, около 18 процентов тратят менее часа в день на свои основные обязанности; 81 процент выделяет менее трех часов на творческую работу. Если сотрудники проводят весь день за управленческими задачами, не уделяя внимания осмысленной работе, они будут как бы "перебирать ногами", но не двигаться к цели.

Тип 3: Потребление

Время потребления — один из двух забытых типов профессионального времени. Это когда специалисты поглощают информацию, которая питает новые идеи для создания и роста.

Время потребления может включать:

Чтение или прослушивание статей, подкастов и книг
Обучение
Посещение занятий, мастер-классов или отраслевых конференций

Перефразируя автора книги «Atomic Habits» James Clear, все, что вы создаете, является результатом того, что вы потребляете. Время потребления сосредоточено на качестве "на входе", чтобы обеспечить качество "на выходе".

У некоторых величайших лидеров и мыслителей в истории было выделенное Время потребления. Ежедневная рутина Benjamin Franklin включала часовой блок каждое утро для «ведения текущих исследований» (перевод: для потребления и изучения чего-то нового).

Тип 4: Формирование идей

Время формирования идей — второй из двух забытых типов профессионального времени. Это когда новые идеи для создания и роста культивируются и развиваются.

Действия в рамках Времени формирования идей:

Мозговой штурм
Ведение дневника
Прогулки
Самоанализ

У большинства из нас в повседневной профессиональной жизни нет времени на тишину и размышления. В результате мы движемся только линейно, упуская асимметричные возможности, которые требуют творческого, нелинейного мышления.

Представьте себе продавца, который проводит дни, совершая звонки, обрабатывая лиды и пытаясь выполнить квоты. Если бы он выделял 30 минут каждую неделю на формирование идей, он мог бы разработать новый способ обработки возражений, убедительную технику рассказывания историй или усовершенствованный процесс выявления потребностей клиента, который стабильно приводил бы к заключению сделок.

Простой способ оценить свой рабочий календарь

Прежде чем вы сможете оптимизировать свое профессиональное время, вам нужно понять, как вы его тратите сейчас. Простое упражнение с календарем помогло мне определить баланс между четырьмя типами времени, и вы тоже можете его использовать. Начиная с понедельника, в конце каждого буднего дня раскрашивайте события этого дня в соответствии со следующим ключом:

Управление
Создание
Потребление
Формирование идей

В конце недели просмотрите сочетание цветов в календаре. Тенденции должны стать очевидными сразу, но вы также можете спросить себя:

Какой цвет преобладает в календаре?
Есть ли четко выделенные окна для Времени создания?
Цвета распределены тонким, случайным слоем, что означает, что вы постоянно переключаетесь между задачами и теряете фокус, или они выглядят как более плотные блоки, что означает, что вы уделяете каждому типу времени должное внимание?

Затем используйте эти выводы и следуйте процессу Нира по доработке вашего еженедельного календаря с timeboxing для достижения оптимального баланса.

Еженедельное расписание с сегментами, посвященными 4 типам работы: управление, создание, потребление и формирование идей

Три совета для достижения оптимального баланса

Совет 1: Сгруппируйте Время управления

Время управления необходимо, но оно может захватить наши дни, если мы позволим ему. Звонки, совещания, презентации и электронные письма заполняют каждый момент дня, создавая ощущение постоянной занятости, что приводит к выгоранию.

Чтобы исправить это, мы можем использовать закон Паркинсона, который утверждает, что работа занимает все выделенное на нее время, и добавить временные ограничения с помощью timeboxing:

Создавайте дискретные блоки времени каждый день для выполнения основных действий в рамках Времени управления.
Планируйте от одного до трех блоков в день для обработки электронной почты.
Планируйте от одного до трех блоков в день для звонков и совещаний.

Цель состоит в том, чтобы избежать расписания, где красный цвет растекается по каждому дню. Окна Времени управления должны быть максимально дискретными, чтобы освободить место для других типов времени.

Ваша способность делать это будет расти по мере продвижения по карьерной лестнице. В начале карьеры у вас, скорее всего, будет меньше гибкости и контроля над своим расписанием, потому что вы должны быть доступны своим менеджерам по их графику. Поэтому один длительный период Времени управления не будет способствовать вашей роли; лучше начать с коротких, постепенных периодов Времени управления. Люди, достигшие более высоких карьерных позиций, получают больше контроля над своими календарями и могут планировать более крупные блоки Времени управления.

Совет 2: Увеличьте Время создания

Создание — это то, что продвигает нас вперед с более интересными проектами и возможностями.

Конечно, уделяя внимание Времени создания, мы становимся недоступными для ответов на сообщения и электронные письма или посещения совещаний. Как же убедить в этом наших работодателей, менеджеров и коллег?

Нир нашел решение: синхронизация расписаний. Это инструмент для четкой коммуникации и гармонии с вашим менеджером и членами команды.

Принесите свой календарь с timeboxing, который должен включать блоки для Времени создания, на встречу с вашим менеджером. Объясните, почему вам нужно это время для непрерывной рефлексивной работы. После получения одобрения менеджера вы можете поделиться своим календарем с timeboxing с коллегами, чтобы они знали, когда у вас Время создания и вы, таким образом, недоступны.

Совет 3: Создайте пространство для Времени потребления и Формирования идей

Обычно люди не считают действия, связанные с Потреблением и Формированием идей, частью своей работы. Но они необходимы для появления новых идей и прогресса.

Для начала запланируйте один короткий блок в неделю для Потребления и один короткий блок в неделю для Формирования идей. Возможно, вы выделите всего по 30 минут на каждый тип времени. Постарайтесь заниматься действиями, связанными с Потреблением и Формированием идей, когда вы запланировали. Как только вы докажете свою способность придерживаться этого графика, подумайте о том, чтобы увеличить присутствие этих типов времени в вашем расписании.

Работодатели могут помочь своим сотрудникам найти это время, установив фиксированные правила (как это сделал Google). Например, они могут ввести еженедельный часовой «блок для размышлений» (скажем, в пятницу в 14:00), во время которого нельзя планировать совещания. Эта тактика применима и ко Времени создания: работодатели могут установить ежедневное окно создания для приоритетных задач.

Сбалансировать свой рабочий день — это не значит делать больше, это значит делать то, что важно. Намеренно структурируя свое время, вы можете выделить пространство для осмысленной работы. Главное не в том, чтобы исключить Время управления, а в том, чтобы ограничить его, гарантируя, что ваша лучшая энергия будет направлена на работу, которая действительно приносит результат. Попробуйте это в течение недели — ваше будущее «я» скажет вам спасибо.

Тайм-менеджмент: 4 типа рабочего времени и таймбоксинг для максимальной продуктивности