Когда бухгалтерия занимает пару часов в неделю, а в отчетах всё понятно, её можно вести самому. Но со временем растёт объём «бумажной» работы, появляются новые вопросы и задачи. Тогда внимание собственника уходит с продукта на налоги, сертификацию, аккредитацию, амортизацию и другие дела. Так было у Светозара Яхонтова, фаундера Arudit Security. В статье разбираемся, когда фаундеру пора выходить из этой рутины.

Привет! Я Светлана Шевелева, CEO в «Контакт» — бухгалтерии для бизнеса. Каждый день вижу, как предприниматели тянут бухгалтерию до последнего, а потом приходят, когда уже прижало. Но бывают и другие истории. Например, Светозар Яхонтов сделал всё вовремя. Мы поговорили с ним, и из этого получилась эта статья.

В маленьком IT-стартапе с бухгалтерией всё просто

Несложно выставить счёт, заплатить налог, подписать договор, и параллельно заниматься основными задачами. Так начинал Светозар Яхонтов, фаундер Arudit Security. Его компания создаёт софт для защиты IT-инфраструктуры от вирусов и кибератак. Сейчас их продукты используют в банкоматах крупнейших российских банков.

Пока команда была маленькой, Светозар сам занимался учётом в будни, по вечерам и в праздники.

Мне казалось, что с бухгалтерией можно справиться на бегу, — у меня есть образование и опыт. С маленькой командой так и было. С двумя сотрудниками и несколькими контрагентами документов было минимум — справлялся без проблем. Я выставлял счета, следил за датами и закрывал налоговые периоды. Иногда консультировался с внешними специалистами. Ну ещё рыбок кормил и цветы поливал.

Но в любом бизнесе всё простое быстро становится сложным. Сначала в штате два человека, потом пять, а через год уже десять или пятнадцать. С каждым новым сотрудником кратно увеличивается бумажная нагрузка.

Для одного человека это пара приказов, договор, справка, может, ещё больничный — в месяц выходит пять–шесть документов. А с тремя сотрудниками уже пятнадцать. Если появляется новый клиент, это новые договоры, акты и счета, которые нужно выставить вовремя и правильно оформить для налоговой. Так бумажная работа растёт пропорционально бизнесу, а вместе с ней растёт и ответственность.

Сейчас у нас в команде уже 17 человек, к концу года будет около 25. Каждый год запускаем по 1–2 новых продукта, тестируем гипотезы, дорабатываем решения и выходим на новые рынки в России и за рубежом. Всё это требует постоянного контроля и моего непосредственного участия. Иногда приходится вручную разруливать каждую мелочь — времени катастрофически не хватает. Я не представляю, как можно параллельно заниматься бухгалтерией.

Так бухгалтерия перестаёт быть рутиной «для выходных» и превращается в отдельную управленческую зону. Она требует постоянного внимания и уже начинает отвлекать собственника от главного — продукта и продаж.

Экономить на старте — это нормально

У многих стартапов просто нет ресурсов, чтобы делегировать одно, второе третье. Основные расходы всегда идут на разработку, команду, экспертов — на всё, что напрямую влияет на продукт. А бухгалтерия, документооборот и выстраивание всей этой бюрократии может подождать. Пока объемы небольшие — справится сам собственник. Для решения точечных вопросов всегда можно получить консультацию за относительно небольшие деньги.

Но даже когда у бизнеса появляются стабильная выручка, многие собственники продолжают закрывать бухгалтерию своими руками. И тут дело не только в экономии.

Во-первых, привычка. На старте фаундер сам делал всё — от подготовки релизов до составления договоров и расчёта налогов. Такой режим становится нормой, и переключиться бывает сложно.

Во-вторых, ощущение контроля. Когда ты видишь все цифры своими глазами, лично отправляешь отчёты и совершаешь платежи, кажется, что это невозможно делегировать.

Ещё есть страх, что «никто не разберётся так, как я». В IT-компаниях много особенностей: нематериальные активы, приказы для Минцифры, специфические договоры. Собственнику проще самому всё проверить, чем тратить время на объяснения.

Мы не просто делаем софт. Мы проводим предварительные исследования, занимаемся внутренними разработками и тестами. Наш программный продукт — это нематериальный актив, учёт которого требует моего контроля.

Так бухгалтерия задерживается внутри бизнеса дольше, чем нужно. А вместе с ней там остаётся и фаундер.

Важно заранее определить момент, когда отпустить рутину

Бумажная работа иногда приходит неожиданно и всегда — неравномерно. Сегодня у вас пять клиентов и три договора, а завтра — грант, новый рынок, проверка от ФСТЭК и десятки актов, которые срочно нужны для регулятора.

Бухгалтерия не была для меня работой с чётким графиком — по четвергам с 14:00 до 18:00. Меня постоянно отвлекали — например, когда пришёл запрос от контрагента. И всё это случается не в контексте бухучёта, а посреди других дел — когда ты пишешь документацию, проводишь встречу или собираешь презентацию. Каждый день тратил на бумажки время, которое мог бы провести на переговорах с заказчиками или в разработке.

Поэтому важно определить для себя понятные ориентиры — когда вы будете готовы передать бухгалтерию, чтобы сфокусировать своё внимание на более важных вещах.

Можно выбрать для этого конкретные финансовые или операционные триггеры:

По выручке. Например, когда компания стабильно выходит на 1–2 млн рублей в месяц, можно позволить себе выделенный аутсорс или даже штатного бухгалтера.
По числу сотрудников. Когда появляется три и больше сотрудников в штате, с которыми нужно оформлять отпуска, рассчитывать премии, буду наводить порядок с бухгалтером.
По времени. Можно зафиксировать для себя правило: например, «как только на бухгалтерию уходит больше 8 часов в неделю — передаю её на аутсорс».

Считаю себя достаточно продуктивным человеком: умею быстро принимать решения, разбираться в задачах, держать фокус. С самого начала я трекал время, которое занимают у меня бумажки. Сначала это было 2–3 часа в неделю, потом — 8–12 часов в неделю. Тогда и понял, что пора передать всю бухгалтерию в руки других специалистов. И мне нужен не просто бухгалтер, который будет тихо сидеть в уголке и сдавать отчёты, а сильная и надёжная команда, с пониманием специфики IT-бизнеса.

Такие договорённости с самим собой помогают не затягивать с делегированием. Бухгалтерия не должна съедать выходные, отвлекать во время переговоров или мешать запускать новые продукты. Это всего лишь инструмент, который можно отдать в надёжные руки, чтобы сосредоточиться на главном.

В IT-бизнесе абы какой бухгалтер не подойдёт

В IT-бизнесе много процессов, которые для «обычного» бухгалтера могут показаться лишними или странными. А без них невозможно корректно отразить в учёте то, на чём компания зарабатывает.

В одном из наших кейсов, попытки переложить бухгалтерию на аутсорс или нанять в штат «обычного» бухгалтера чуть было не привели компанию к блокировке счетов. Подробнее об этой истории в статье → «Не бухгалтер, а мина замедленного действия»: как мы спасли IT-стартап от блокировок счетов.

Если не вникать в специфику бизнеса, можно легко нарваться на штрафы, переплатить налоги из-за неправильного учёта, или даже лишится аккредитации и возможности осуществлять свою деятельность.

Например, вот такие задачи не сможет подхватить бухгалтер с Хэдхантера или аутсорс-команда вашего банка:

Вести учёт нематериальных активов. Здесь нужно учитывать человеко-часы разработчиков, стоимость тестов и исследований. Без этого продукт невозможно поставить на баланс.
Готовить документы для регуляторов. Минцифра и ФСТЭК требуют акты, приказы, подтверждения, что ПО действительно отечественное. Если это не оформить вовремя, можно лишиться контрактов или льгот.

Поэтому в IT недостаточно «просто бухгалтера», который сдаст отчёт и раз в квартал напомнит о налогах. Нужен отдельный человек, а лучше — команда, которая понимает специфику, умеет вести нематериальные активы и готова разложить сложные процессы по полочкам, чтобы у собственника не оставалось лишних вопросов.

До перехода на полноценное бухгалтерское обслуживание я пользовался онлайн-сервисами «Контура». Когда точно решил делегировать, пошёл искать подрядчика внутри этой же экосистемы. Среди партнёров сервиса нашёл ребят со специализацией на IT-компаниях. Для меня было важно, чтобы подрядчик умел работать с нематериальными активами и собирать документы для регуляторов. Мне везёт на хороших специалистов — нашёл сразу.

Чем шире бизнес, тем больше бухгалтерских задач

Не существует универсального подхода для всех — здесь многое зависит от того, на какой стадии компания и какие у неё планы.

Когда достаточно одного бухгалтера

Если в компании 3–5 сотрудников, пара клиентов и выручка не превышает 10 миллионов в год, чаще всего хватает одного бухгалтера в штате или простого аутсорса. Такой специалист будет считать зарплаты, сдавать отчёты, помогать с налогами и вести документы по контрагентам. Для небольшого IT-бизнеса это уже снимает значительную часть рутины с собственника.

Но даже в этом случае важно найти человека, который хотя бы поверхностно понимает, что такое нематериальные активы, учёт человеко-часов и какие документы нужно отправлять в регуляторы вроде Минцифры. Если вы берёте бухгалтера в штат, посмотрите, есть ли у него опыт работы с IT или с компаниями, которые продают интеллектуальную собственность.

Когда нужен полноценный бухгалтерский «отдел»

Если в бизнесе уже 15–20 сотрудников, несколько параллельных проектов, гранты или работа с зарубежными контрагентами, бухгалтерия превращается в отдельную инфраструктуру. Здесь нужен не один бухгалтер, а целая команда с разными ролями:

Главбух. Руководит всеми процессами, сдаёт отчёты, контролирует налоги, консультирует по оптимизации и ведёт коммуникацию с ФНС и фондами. По сути, управленец бухгалтерии.
Зарплатник. Считает зарплаты, отпускные, больничные, контролирует корректность оформления сотрудников, особенно если в команде есть иностранцы.
Первичник. Готовит платёжки, работает с договорами, отслеживает, каких документов не хватает у контрагентов.

Такой подход помогает не терять в качестве. Никто не распыляется, каждый отвечает за свою часть работы, а главный бухгалтер всё координирует и держит бизнес в безопасности.

Если у вас уже сложная структура, готовьтесь сразу нанимать не одного, а нескольких специалистов или хотя бы главбуха с опытом выстраивания процессов и управления помощниками.

Делегировать бухгалтерию — не значит забыть про неё

Даже если учёт полностью ведёт аутсорс или штатная команда, внутри компании всё равно должна быть выстроена система работы с документами. Без этого бухгалтер просто не сможет закрыть задачи вовремя: ему всегда нужны данные, подписи и подтверждения.

Важно наладить процессы так, чтобы всё не держалось на личном внимании собственника, а работало само. Например:

Рабочая система документооборота. В компании должно быть понятно, где хранятся шаблоны договоров, приказы и акты, кто их готовит и кто согласует. У кого-то это может быть структура папок на «Диске», у кого-то — в CRM-ке.
Ответственная команда. Каждый сотрудник должен понимать свою зону ответственности и помогать закрывать рутину. Например, если нужно восстановить старый документ для контрагента, менеджер оперативно пишет партнёру, находит нужные файлы и инициирует новое подписание. Бухгалтеру тут нужна помощь.
Система отчётности. Руководитель в любой момент должен видеть, какие документы готовятся, что уже закрыто, а где возникли задержки. Например, раз в неделю бухгалтер может присылать короткий статус: у кого из сотрудников зависли авансовые отчёты, где ещё нет подписанных актов и кто тормозит процесс.

Здесь сильно помогает электронный документооборот (ЭДО) помогает. Когда все договоры, акты и приказы подписываются онлайн, бухгалтер может сам найти нужный документ за пару минут, не отвлекая никого из сотрудников. Если система даёт сбой или кто-то забывает прислать файл, бухгалтер быстро поднимет архив и не будет выносить мозг всей команде с просьбами «скиньте скан за прошлый год».

Одной из главных задач у меня была — уйти от больших стопок документов на столе. В «Контуре» часть процессов всё ещё оставалась на бумаге, особенно кадровые. Сейчас документооборот почти полностью стал электронным, кроме тех немногих документов, которые по закону обязаны храниться в сейфе.

Когда в компании чётко выстроен документооборот, бухгалтерия действительно перестаёт быть проблемой. Команда сосредоточена на продукте и продажах, а бухгалтер закрывает вопросы ещё до того, как о них подумает собственник.

Кейс со Светозаром — хороший пример, когда в бизнесе всё системно и организованно. Вот что пишет наш главбух, Светлана Шишова:

В проекте Arudit Security приятно отвечать на требования к декларациям по НДС, поскольку у Светозара всё реализуемое ПО предварительно включено в реестр. Всё очень подробно и наглядно, есть все необходимые пояснения. Он в принципе, стремится к прозрачности, ничего специально не скрывает, поэтому возникающие вопросы мы решаем вместе без каких-то увиливаний или обсуждаем ситуацию «на берегу», чтобы потом не приходилось ничего решать и искать выход. Это тоже очень радует, поскольку есть искренняя обратная связь, а у нас — чувство выполненного долга и удовольствие от выполненной работы.

Бухгалтерия — это всего лишь инструмент

Она нужна, чтобы бизнес был в порядке перед налоговой, фондами и регуляторами. Но ценнее всего не сама отчётность, а то, что она освобождает голову предпринимателя для более важных задач.

Фаундеру важно думать о продукте, клиентах, команде, новых рынках. А не о том, когда подписан приказ на отпуск или что завтра крайний срок по декларации. Чем раньше предприниматель отпускает бухгалтерию и даёт возможность профессионалам закрыть этот фронт, тем больше у него времени, внимания и энергии на рост бизнеса.

Светозар это отлично почувствовал на своём примере:

Мне было непросто решиться. Казалось, что бухгалтерию нужно держать рядом — только так будет надёжно. Но с ростом бизнеса стало очевидно: время, внимание и энергия — куда более ценные ресурсы. Передав учёт, я, наконец, смог выдохнуть и сосредоточиться на том, что действительно важно. Мне больше не нужно контролировать каждый документ или разбираться в новых требованиях от ФНС. Я просто работаю. А все вопросы по бухгалтерии закрываются до того, как я о них подумаю.

На мой взгляд, в этом и есть ключ к нормальной работе: когда предприниматель занят развитием бизнеса, а всё остальное работает так, что не приходится каждый день думать, где какие документы и что не подписано.

Как фаундеру IT-стартапа понять, когда пора делегировать бухгалтерию