Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас.

Мы уже обсудили:

Сегодня продолжим собирать ивент и поговорим про работу с площадкой проведения мероприятия — один из ключевых этапов подготовки, влияющий на успех всего события. Выбор подходящего места определяет не только атмосферу, но и комфорт участников, удобство логистики, возможность реализации задуманной программы.

Однако важно не только выбрать площадку, но и эффективно наладить взаимодействие с её администрацией, продумать все детали инфраструктуры, зонирования, безопасности и технического оснащения. В этом разделе рассмотрим основные шаги и аспекты, которые помогут сориентироваться в этом процессе и учесть нюансы для комфортного и безопасного проведения мероприятия.

Подбор площадки

К выбору площадки следует подходить с учетом цели, масштаба и формата события, а также всех условий, которые сделают пребывание участников максимально удобным и приятным. Не стоит также забывать и про бюджет. Помните, что у вас есть бриф, где крупными мазками указаны основные требования. В чек-листе ниже будут нюансы, на которые стоит обратить внимание при осмотре площадки. Старайтесь никогда не выбирать площадку только по фото/видео/описанию. Всегда выезжайте и осматривайте ногами на месте. В случае тотальной невозможности выезда, найдите помощника, который сможет стать вашими ногами на месте и в формате видео-связи пройтись, все вам показать и поделиться после своими впечатлениями.

Иногда бывает сложно или невозможно найти площадку, которая на 100% соответствовала бы концепции мероприятия. Это нормально. Будьте готовы к тому, что возможно придется где-то выкручиваться с декором и застройкой.

Лучше посетить площадку примерно в то время суток, когда у вас планируется мероприятие. Так вы сможете посмотреть на нее глазами гостя: в дневном или вечернем свете.

Любая работа с площадкой начинается с согласования даты и времени проведения мероприятия. Также необходимо обговаривать время монтажа и демонтажа, потому что мероприятия могут быть как до, так и после вас. Вы можете просто не успеть смонтироваться или выехать.

На что обращать внимание при выборе площадки:
Вместимость, доступность и логистика
Инфраструктура и техническое оснащение площадки
Зонирование и комплектация площадки
Правила и ограничения площадки
Безопасность на площадке
Предоставляемый сервис
Бюджет

Чтобы не превращать статью в огромную простыню, подробно все пункты разобрала в отдельном чек-листе.

Продолжение работы с площадкой

Итак, вы сделали выбор. Теперь вы знаете где пройдет ваше мероприятие.

Если ваши основные технические подрядчики еще не выезжали на площадку, уже пора бы собраться всем вместе и распланировать застройку и все технические нюансы, если того требует масштаб события. В этом очень помогает схема площадки. Для меня это всегда что-то вроде карты боевых действий, по которой можно понять что или кто где стоит и с какой целью.

Обычно схему без зонирования может предоставить сама площадка. Вам лишь остается ее самостоятельно зонировать. Если у площадки нет схемы, просите инженерную документацию или хоть что-то, на что можно опираться при отрисовке схемы. Очень часто я для этих целей использую планы пожарной эвакуации. По ним очень просто ориентироваться. В крайнем случае выезжайте и замеряйте, если вам нужна точность. Рисовать «на глаз» для небольших событий и внутреннего использования тоже можно, но лучше так не делать. Иногда сантиметры решают.

1. Схемы и зонирование

Разработка схемы зонирования позволяет организовать пространство так, чтобы все зоны мероприятия были четко обозначены и удобны для участников. Основные зоны для гостей, которые чаще всего встречаются:

Основной зал и/или сцена: Зона для выступлений, лекций или презентаций. Здесь важно обеспечить хорошую видимость для всех участников и разместить экран или сцену, если это необходимо. В случае конференции залов может быть несколько
Зоны для перерывов и питания: Уделите внимание созданию удобных зон для кофе-брейков, фуршетов и обедов, чтобы участники могли отдохнуть и пообщаться. Это может быть как одна зона для всего, так и несколько в зависимости от особенностей площадки и количества гостей
Зоны для нетворкинга: Удобные лаунж-пространства с мягкой мебелью или стойками помогут участникам непринужденно общаться и завязывать полезные контакты.
Зона регистрации: Здесь вы встречаете гостей и обеспечиваете проход на мероприятие.
Фото-зона: Стоит выделить ее в отдельную зону, чтобы не забыть организовать. Участники всегда хотят получить памятные фото после мероприятия и будет здорово, если вы предоставите им такую возможность, даже если это будет просто баннер с кладбищем логотипов. Фотозону нужно размещать в хорошо проходимом месте, чтобы все гости смогли ее без проблем найти, но не путайте с проходным, так как нужно место не только для самой конструкции и постановки гостей перед ней, но и для фотографа, который будет их снимать.
Помещения для VIP-гостей: это могут быть как отдельные нетворкинги, так и практически полное дублирование всех гостевых зон. Лучше располагать их в тихих местах с небольшой проходимостью, чтобы гостей не тревожили звуки и другие посетители.

При проектировании схемы стоит учитывать потоки людей, чтобы избежать скопления гостей в одной зоне и сделать передвижение по площадке легким и комфортным.

Помещения для персонала, о которых мы говорили выше, также необходимо разместить на рабочей версии схемы и заранее продумать логистику и перемещение, особенно в день мероприятия.

Комнаты для спикеров лучше располагать в тихом месте, чтобы дать возможность подготовиться к выступлению

Комната для хранение оборудования и склад, если они не востребованы в процессе мероприятия, лучше расположить подальше, так как вы не будете туда часто ходить.

Помещения для команды (гримерные, штаб, комната отдыха, раздевалка и проч) требуют хорошей логистики, так как довольно часто посещаются во время мероприятия. Продумайте с командой заранее потоки персонала. Если раздевалка потребуется только в начале и конце дня, чтобы оставить там верхнюю одежду и переодеться в униформу, отдайте под нее удаленное помещение, а под штаб, где будет постоянно кипеть жизнь и куда вы не раз загляните за день возьмите помещение поближе к основным зонам мероприятия.

При составлении схемы площадки также отдельно стоит сделать схему парковки. Во-первых, потом вы прикрепите ее в материалы для гостей, если у вас сложный заезд на паркинг или не все места ваши, а также будете инструктировать персонал по заезду/выезду. Во-вторых, на схеме заранее выделите зоны для паковки гостей, ВИП-гостей, спикеров, персонала и грузовых машин. Основная задача этого упражнения: упростить доступ к площадке для разных категорий присутствующих и подчеркнуть статус некоторых категорий, если это необходимо.

Итак, первый этап построения схемы завершен. Теперь вы понимаете, что где находится.

Иногда схема площадки может выглядеть так. Это версия для гостей. На версии организаторов больше условных обозначений.

2. Управление логистикой и потоком гостей на площадке

Если вы отложили схему, верните ее обратно. Мы переходим к самому интересному: управлению движением людей между зонами.

Навигация и указатели

Даже если вы раздадите всем карту площадки, все равно только вы будете понимать, что где расположено. Надо упростить этот квест для гостей навигацией и указателями. Так хорошо, как в некоторых аэропортах, у вас, конечно, не получится, так как это требует перестройки площадки обычно, но пусть удобство и понятность вашего любимого аэропорта будут для вас идеалом, к которому стоит стремиться.

Чек-лист по работе с навигацией и указателями

Вы сделали карту площадки для гостей
Ваша карта площадки понятна для человека, который никогда не был на площадке. Не постесняйтесь протестировать это на коллеге. Карта обычно становится более понятной, если обозначить зоны цветами или символами, что особенно удобно для масштабных мероприятий. Например, конференц-залы могут быть отмечены определенными цветами, а зоны отдыха и питания — иконками
Вы не использовали слишком сложные и непонятные названия зон в картах. Не надо называть зону кофе-брейка зоной нетворкинга, если там не предполагается постоянной специальной активности для знакомства, а еда лишь вторичный элемент. Называйте вещи своими именами! Имена давайте такие, чтобы даже ребенок понял.
Ваши указатели читаемы и понятны, расположены на высоте видимости
Ваши указатели устойчивы и не падают от малейшего колыхания рядом с ними.
Название зон на указателях и в карте совпадают
У вас есть указатели не только к главным зонам мероприятия, но и к туалетам, зоне регистрации, гардеробу и проч. сервизным зонам.
Если есть возможность, на ключевых точках также полезно разместить карты площадки, на которых обозначены основные зоны.
Если есть возможность, то в начале мероприятия усильте навигацию людьми. На зонах основного разведения человекопотока рядом с указателями поставьте промо-персонал, который будет помогать ориентироваться на площадке.
Если мероприятие крупное, подумайте о возможности установки цифровых панелей или использования мобильного приложения с картой и указателями.

Организация регистрации, выдачи мерча и инфопоинты

Про организацию регистрации я писала в статье про работу с участниками мероприятия, также есть пример брифа регистраторов.

Точки выдачи материалов и мерча

Часто принято совмещать регистрацию с выдачей мерча. Это вполне рабочий вариант. Но если у вас не хватает места или очень большой человекопоток, то можно вынести точку выдачи мерча в зону после регистрации. Это разделит очереди и ускорит процесс. Убедитесь, что достаточно столов и сотрудников для быстрой выдачи.

Также можно сделать возможность самостоятельного забора мерча в любое удобное время для гостя. Для этого обычно организуется точка выдачи с постоянно присутствующим на ней сотрудником. Точка работает до конца мероприятия, так как многие гости предпочитают не носить мерч с собой весь день.

Для помощи участникам на площадке создайте инфопоинты — небольшие стойки, где гости смогут задать вопросы, узнать расписание, получить помощь по навигации и т.д. Расположите их в центральных местах, чтобы точки были всегда на виду. В основном это применяется для крупных мероприятий с большим разнообразием различных сервисов для гостей, в которых надо помогать ориентироваться.

Точки из этого пункта нужно отобразить на карте

3. Обеспечение безопасности

Безопасность мероприятия — одна из приоритетных задач организатора.

Минимальный чек-лист:

Охрана площадки и контроль доступа обеспечивает доступ на площадку в соответствии с билетами или регистрацией, защищает от проникновения посторонних лиц на площадку, а также следит за соблюдением порядка. Обеспечивается за счет расстановки охранного персонала в точках возможного проникновения (звучит драматично, но так оно и есть) и в местах большого скопления гостей. Обычно посты также наносятся на рабочую схему, чтобы вы помнили и понимали, кто где стоит. Охрана, конечно, не будет смотреть за тем, чтобы в зоне кейтеринга были прибраны столы, под порядком имеется в виду соблюдение гостями правил поведения на мероприятии. Эти правила вам необходимо заранее проговорить с охраной. А также стиль поведения с различными группами гостей.

Отдельно стоит отметить взаимодействие охраны мероприятия с личной охраной ВИП-гостей. Иногда возникают конфликты из-за несогласованности протоколов. Лучше заранее уточнить будет ли кто-то со своей охраной и заранее связаться и согласовать протоколы поведения, чтобы не было сюрпризов.

Если площадка не может организовать вам нормальный уровень безопасности, что случается. Берите внешних подрядчиков (ЧОП). Это тонкий момент, так как охрана жестко иерархичная структура и вам придется заранее договориться о протоколах взаимодействия внешнего подрядчика и местной охраны, чтобы не возникло конфликтов в день мероприятия.

Контроль входа гостей на мероприятие - это не только рамки безопасности, но и возможный досмотр на входе. Если вы планируете досмотр на входе, то заранее спланируйте зону для хранения изъятого, чтобы гость мог забрать его после мероприятия. Пропишите правила проноса вещей для гостей заранее, чтобы это не было сюрпризом и не вызвало споров на входе.

Из моей практики мы обычно изымали колюще-режущие предметы (причина очевидна, думаю), любые бутылки с жидкостями (мы, как минимум, отвечаем за пищевую безопасность), иные подозрительные предметы (тут простор широкий от баллончиков до электрошокеров, поэтому согласовывайте с охраной, сотрудники ЧОПа смогут вас проконсультировать).

Пожарная безопасность и аварийные выходы. Убедитесь, что все аварийные выходы открываются, не завалены и доступны для прохода, на площадке есть все необходимые средства пожаротушения, также согласуйте план эвакуации с администрацией площадки с учетом застройки, которую вы планируете реализовать. Указатели к аварийным выходам должны быть видимы и понятны для всех участников. И как бы вам не хотелось перегородить пожарный выход каким-нибудь баннером, держите себя в руках и не делайте этого.

Медицинское обеспечение. На крупных мероприятиях желательно иметь наготове хотя бы медицинского работника, знающего основы оказания первой помощи (если вы находитесь в черте города, для загородных мероприятий - только машины скорой помощи), и предоставить аптечку на случай непредвиденных ситуаций. Если таких сотрудников нет на площадке, то их могут предоставить частные или государственные клиники за доп.плату. Если вы планируете спортивное мероприятие, то лучше заказывать дежурную машину скорой помощи. Отдельно проговорите протокол действий, если машине придется уехать с пациентом в больницу. У разных учреждений разный протокол действий: кто-то рекомендует закладывать 2 машины, кто-то имеет возможность оперативно прислать заменяющую дежурную машину. Главное - площадка не должна оставаться без медика. Сменная машина должна прибыть в кратчайший срок. Не забудьте отметить медиков на карте для гостей.

Если вам в голову пришла идея сэкономить на безопасности или пренебречь, забудьте ее, как страшный сон. Пусть лучше ничего из этого не пригодится, чем вы окажитесь с человеком с открытым переломом и болевым шоком и вообще не будете знать что делать, потому что у вас тоже шок. Надеюсь, мне удалось вас запугать, если нет, сходите к своим юристам и обсудите идею с ними. Думаю, они найдут для вас аргументы в пользу безопасности в виде разного рода ответственности.

Укомплектация площадки

Для удобства разделим комплектацию на 2 раздела: техническое оснащение (аудио, видео, интернет, электричество и проч) и застройка (мебель, стенды, аксессуары и проч).

Застройка

На мой взгляд это более простая часть укомплектации. Чаще всего вам просто необходимо составить список необходимой мебели и иногда сделать расстановку ее на схеме и передать площадке или персоналу, который будет заниматься застройкой эту схему. Ну, и проконтролировать в процессе, конечно. Для того, чтобы это сделать определите количество столов, стульев, стоек для регистрации, шкафов и указателей и иных конструкций, чтобы каждый элемент был на своем месте и соответствовал потребностям мероприятия. Для этого вернитесь к схеме и проанализируйте, что и где может понадобиться. А также не забудьте соотнести размеры помещения с разметами того, что вы хотите там расположить.

Сложности могут возникнуть в 2х случаях:

если на площадке чего-то не хватает. Решается просто: арендовать в специальных прокатных компаниях.
если какая-то мебель не проходит в двери. Решается сложнее: приходится искать альтернативные варианты или способы разобрать и внести по частям. Чтобы не столкнуться с этим, лучше заранее производить все замеры. Кстати, это можно делегировать технической команде.

Техническое оснащение

Техническое оснащение — важная составляющая успешного мероприятия, ведь именно оно обеспечивает возможность трансляции, записи, качественного звука и изображения, стабильного интернета и освещения. Грамотная подготовка технического оснащения площадки позволяет провести мероприятие на высоком уровне и избежать технических сбоев. Основные аспекты включают аудио- и видеосистемы, интернет, электроснабжение, освещение и поддержку технического персонала. Остальное оставим за пределами обсуждения, так как вам вряд ли захочется разбираться в свете, дыме и проч, что уже ближе к шоу.

В процессе выбора площадки вы уже определились что есть на площадке, а что вам придется довозить. Скорее всего вы уже даже нашли подрядчика, который будет отвечать за техническую составляющую. Поэтому просто пройдемся по основным составляющим (с нюансам, которые стоит учитывать при работе с техническим оснащением поговорим в отдельной статье)

1. Аудио- и видеосистемы: акустика и звук, проекторы и экраны, дополнительное оборудование

2. Интернет и Wi-Fi

3. Электроснабжение и резервные источники питания

4. Освещение

5. Техническая поддержка

Обеспечение технического оснащения — это комплексная задача, требующая подготовки, тестирования и наличия резервных решений. Все оборудование должно работать безупречно, чтобы участники могли полностью погрузиться в атмосферу мероприятия и получить максимальную пользу от программы.

Заключение договора и формирование требований к площадке

Для успешного сотрудничества с площадкой важно заранее согласовать все условия аренды, сформировать перечень требований и закрепить их в договоре. Это поможет избежать недоразумений, минимизировать риски и обеспечить, чтобы площадка соответствовала всем нуждам мероприятия.

В процессе выбора площадки, составления логистики и ее комплектации вы уже понимаете, что вам потребуется и в каком объеме. Осталось все это закрепить на бумаге. Самое время привлечь вашего юриста и передать ему все нюансы для включения в договор.

Минимальный чек-лист

Определите точное время аренды, включая подготовку, проведение мероприятия и время на уборку. Убедитесь, что у команды будет достаточно времени на настройку техники и декорирование.
Уточните условия ответственности за оборудование и имущество площадки. Это особенно важно при использовании арендуемого оборудования, чтобы понять, кто несет ответственность в случае его повреждения. Предусмотрите штрафы за возможные задержки и порчу имущества с обоих сторон.
Согласуйте использование вспомогательных услуг площадки, таких как охрана, клининг, техническая поддержка и их стоимость.
Включите в договор полный список услуг, которые будет оказывать площадка, например, доступ к технике, уборка и охрана.
Закрепите порядок оплаты и условия для возмещения затрат в случае форс-мажора или нарушения условий аренды.
Предусмотрите варианты отмены и/или переноса мероприятия, особенно если внешняя среда нестабильна (вспомним пандемию).
Если у мероприятия есть специфические требования, например, дополнительное оборудование или особые условия безопасности, включите их в договор.

Однако договором все не ограничивается. Так как во время мероприятия вы действительно можете нанести вред площадке, например нечаянно пролив кофе на обои, то обязательно включите в договор процесс приемки и сдачи площадки. Обычно это производится актом, а по факту вы до начала застройки вместе с менеджером площадки проходитесь по ней и осматриваете все недочеты, сколы, царапины и иные неполадки, которые были до вас. Все фиксируете в акте приемки. Процедура повторяется после демонтажа. Хорошо также фиксировать оба осмотра на видео, чтобы избежать разногласий.

Ксения Казакова

HR-проекты / Employer Brand / DevRel

Площадка мероприятия: выбираем, зонируем, обеспечиваем безопасность и укомплектовываем всем необходимым