Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас.

Мы уже обсудили:

Хлеба и зрелищ! Если бы мне нужно было донести только одну мысль до организаторов мероприятий, я бы сказала эту фразу. Римляне были правы. Какую бы замечательную программу вы не придумали, она не покорит сердца людей, если они будут голодными. Часто при бюджетирования мероприятия бывает соблазн урезать сумму на питание, потому что она отъедает львиную долю. Бейте себя по рукам и не оставляйте людей голодными. Вам потом в фидбеке натолкают «прекрасных» отзывов и вся ваша великолепная программа не достигнет ожидаемого эффекта.

Форматы питания

При выборе формата учитывайте цели мероприятия, количество гостей, вместимость вашей площадки и бюджет.

Самые основные форматы питания:

Кофе-брейк - легкий перекус с напитками, выпечкой, закусками. Подходит для конференций и деловых мероприятий. Удобно, если вся еда будет небольшого размера, чтобы можно было съесть в 1-2 укуса.

Фуршет - удобный формат для деловых мероприятий с неформальным общением. Гости едят стоя, выбирая закуски с сервированного стола. Так как гости едят стоя, стоит выбирать тебе блюда, которые удобно есть и не нужно резать. Теория 1-2 укусов также применима.

Банкет - полноценное питание за сервированными столами с подачей блюд официантами. Используется для праздников и официальных приемов.

Шведский стол - самообслуживание с широким выбором блюд. Подходит для больших мероприятий, где важно учесть разнообразие вкусов.

Кейтеринг в формате коробок/пайков - индивидуально упакованные наборы для участников, актуальны для мероприятий на открытом воздухе, поездок или иных случаев, когда нет возможности готовить что-то на месте и нужно кормить практически на ходу.

Существует еще масса других форматов, но базово достаточно ответить себе на вопросы:

едим стоя или сидя
еду/напитки разносят официанты или гости сами берут то, что хотят
сколько времени есть в программе на еду
сколько граммов гость должен в среднем съесть.

Кстати, в рамках одного мероприятия форматы могут смешиваться, например, утром у вас был приветсвенный кофе-брейк, обедали вы в формате шведского стола, а на афтепати сделали фуршет.

Эти ответы дадут кейтерингу первичную зацепку и они смогут уже что-то предложить.

Граммовки и составление меню

Объем еды и напитков зависит от формата питания и длительности мероприятия.

Примерные граммовки:

Кофе-брейк: 150–200 г закусок, 300 мл напитков (чай, кофе, вода, соки) на 2-3 часа.

Фуршет: 500–700 г еды, 400–500 мл напитков на 2-4 часа.

Банкет: 1–1,2 кг еды (салаты, горячие блюда, десерты) и 500–700 мл напитков.

Шведский стол: 800–1000 г еды, 500 мл напитков на 5 часов.

Вполне допустимо при расчетах пользоваться различными калькуляторами.

Также стоит учитывать путь гостя до мероприятия и вероятность того, что он успел или нет перекусить заранее. Например, на не слишком раннем утреннем мероприятии (около 11:00), когда была возможность позавтракать, но еще не успеть проголодаться к обеду, гости съедят немного меньше, чем на мероприятии с началом в 18-19 часов, когда все едут прямо после работы и уже активно думают об ужине.

Сезонность тоже оказывает влияние: в жару люди больше пьют холодных напитков и немного меньше или легче едят, зимой же горячие напитки становятся востребованнее, а также гости предпочитают более питательную и согревающую еду.

Принципы составления меню для мероприятия

1. Меню должно соответствовать типу и цели события:

Для деловых мероприятий — легкие и нейтральные блюда, которые не вызывают сонливости.
Для праздничных событий — изысканные блюда с интересной подачей.
Для активных мероприятий — питательные блюда, которые насыщают и поддерживают энергию.

2. Учитывайте вашу аудиторию

Базовые критерии: возраст, культурные предпочтения, религиозные ограничения: мусульмане не едят свинину, вегетарианцы тоже ходят на мероприятия и хотят что-то съесть, что не контактировало с мясом, редкий пожилой человек оценит фьюжн кухню. Для некоторых аудиторий также стоит учитывать диетические предпочтения: безлактозные, безглютеновые, низкокалорийные блюда и проч.

3. Меню должно быть сбалансированным и включать:

Разные типы блюд (мясные, рыбные, вегетарианские).
Комбинацию вкусов (сладкое, соленое, кислое, будьте аккуратны или исключите горькое и острое).
Вариации текстур (мягкое, хрустящее, кремовое).

4. Использование сезонных ингредиентов делает меню не только вкуснее, но и более экономичным. Например, летом предпочтительны легкие салаты и свежие фрукты, а зимой — согревающие супы и горячие блюда.

5. Избегайте слишком тяжелых блюд, чтобы гости не чувствовали дискомфорта. При этом порции должны быть достаточными, чтобы избежать голода.

7. Подумайте о том, как гость будет есть блюдо и заказывайте то, что не требует особых усилий в разделывании от гостя. Особенно важно для форматов с минимальной сервировкой (фуршеты, кофе-брейки). Удобно, если еда на таких мероприятиях будет небольшого размера, чтобы можно было съесть в 1-2 укуса и ее легко взять одной рукой, также минимизируйте соусы и жир, чтобы избежать пятен на одежде.

8. Подача блюд должна быть эстетичной: используйте яркие цвета, декор из свежих трав или соусов.

9. Следите за балансом алкогольных и безалкогольных напитков, чтобы удовлетворить всех гостей. Договоритесь с кейтерингом, что если в процессе мероприятия вы начнете понимать, что алкоголя уже достаточно, то вы остановите его подачу.

10. Обязательно тестируйте блюда перед мероприятием, чтобы убедиться в их вкусе, качестве и презентации. Это поможет внести правки, если что-то не соответствует ожиданиям.

11. Обсудите с кейтерингом возможность увеличения количества порций по запросу в день мероприятия. Убедитесь, что такая опция не повлияет на тайминг и качество. Чаще всего встречается практика, что дозаказать еду не получится, так как кухни работают на заготовках, а вот про напитки возможность договориться есть, так как обычно на складе бывает запас, но это все индивидуально. Сразу же обговорите схему оплаты дозаказа. Если возможности дозаказать нет, то лучше заложите несколько лишних порций про запас. Аналогично с напитками. Остатки вам все равно вернут.

12. Не забудьте включить питание для команды организаторов, если у вас длительное мероприятие. Обычно это упрощенное меню, которое подается в отдельной зоне для быстрого перекуса. Так как у организаторов никогда нет времени на еду, выбирайте блюда, которые можно есть и в остывшем виде.

13. Для ВИП-гостей вы лучше подготовить отдельное меню.

Итак, меню готово и согласовано. Осталось распланировать обслуживание.

Обслуживание питания

В этом вопросе ваш основной контакт - банкетный менеджер, который координирует взаимодействие с кухней, контролирует своевременность подачи блюд и решение непредвиденных вопросов. Также возможно вы столкнетесь с сервисным менеджером, который отвечает за работу официантов и барменов, подачу блюд и соблюдение стандартов сервиса.

Минимальный чек-лист, который надо обсудить

Время выноса и зачистки блюд, которые необходимо подогнать под тайминг и сценарий, чтобы во время ключевого шоу-номера официанты не отвлекали зрителей разносом еды:
Кофе-брейк: организуйте вынос еды за 15 минут до начала перерыва, унос — сразу после его завершения.Фуршет и банкет: горячие блюда должны подаваться в четко установленное время в соответствии со сценарием. Остальные зоны питания могут работать в свободном формате.Шведский стол: Обеспечьте непрерывное пополнение столов на протяжении всего времени питания.
Согласуйте наличие/отсутствие декора на столах и в зоне выдачи. Если вы привозите свой декор, также заранее согласуйте его с банкетным менеджером, чтобы при планировании сервировки кейтеринг понимал сколько места потребует ваш декор.
Согласуйте текстиль и посуду, чтобы избежать сюрпризов. Чаще всего случается белый текстиль и посуда, но бывают исключения. Если концепция мероприятия требует особых цветов текстиля и посуды, то в некоторых городах их можно арендовать.
Согласуйте количество официантов и барменов. Обычно на каждые 10 гостей / 1 стол требуется 1 официант для банкетов и 1–2 бармена на 50 гостей при подаче алкоголя. Но количество может варьироваться в зависимости от сложности обслуживания и формы проведения мероприятия.
Согласуйте контактное лицо, которое будет работать с вами в день мероприятия. В идеале, чтобы это был тот же банкетный менеджер, который ведет вас в процессе подготовки.

В день мероприятия вам необходимо будет проконтролировать блюда на столах: их соответствие тому, что вы заказывали.

В моей практике были кейсы, когда я понимала, что ресторан немного не справится с тем сервисом, который я ожидаю, так как у нас был большой объем задач и несколько зон работы. Возможно кому-то из вас тоже придется с этим столкнуться. Вы можете пригласить стороннего банкетного менеджера, который полностью возьмет на себя контроль питания. Найти таких можно у кейтерингов. Также наемный банкетный менеджер может помочь, если у вас очень маленькая внутренняя команда и просто не хватает рук на контроль всех аспектов.

Ксения Казакова

HR-проекты / Employer Brand / DevRel

Организация питания на мероприятии