Всем привет! Продолжаем разбираться с хронической болезнью — фрагментированной ИТ-инфраструктурой. Изначально НИИ с филиалами в нескольких городах внедрил СЭД на базе LanDocs, для остальных задач — целый набор разного софта. В результате получилось «лоскутное одеяло» из систем, между которыми было сложно наладить обмен данными.

Более того, из-за санкций организация отказалась от Windows. Поэтому специалисты IT-подразделения искали для автоматизации документооборота и остальных процессов решение, которое входит в Реестр российского ПО и поддерживает работу с СУБД PostgreSQL и ОС Linux.

Необходимо было перевести НИИ на единое решение, объединяющее все функции и соответствующее техническим требованиям. Расскажу, как решала эту задачу в разрезе ЭДО.

P.S. Про проектное управление рассказала в прошлой статье.

Ручные процессы тормозили работу с документами

Реестр входящей и исходящей корреспонденции вели в одной программе, а поручения на основе этих писем ставили по почте. Руководство не могло отследить, что взяли в работу.
Согласование договоров и регламентов требовало постоянного участия сотрудников. Они вручную распределяли задачи и самостоятельно отслеживали процесс одобрения.
При работе с контрагентами было трудно быстро определить, подписал ли партнёр согласованную версию договора или внёс свои правки.
Кадровики рассылали приказы и регламенты по почте или раздавали бумажные копии, а потом собирали подписанные листы ознакомления.
Данные дублировали. Например, об оплате счёта сначала писали руководителю, потом в бухгалтерию, а там данные переносили в 1С. Чтобы узнать статус оплаты, в бухгалтерию нужно было позвонить.

Проанализировав доступные на рынке варианты, НИИ остановил свой выбор на BPM-системе «Первая Форма».Требования к ОС и СУБД можно посмотреть в руководстве по техобслуживанию.

Техническая реализация

Предстояло автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, договорами, организационно-распорядительными документами и заявками на оплату. Рассмотрим, как это теперь реализовано.

Регистрация и согласование писем

Когда приходит или отправляется новое письмо, система автоматически присваивает документу уникальный номер. Чтобы потом найти нужный файл, достаточно ввести его номер или ключевое слово.

На основе документа руководство назначает исполнителей, описывает задачу и устанавливает сроки. Система сама отслеживает статус каждого поручения, отправляет напоминания и позволяет контролировать их своевременное исполнение.

Система сама присваивает входящему уникальный номер, проставляет дату, предлагает выбрать контрагента из списка и определить приоритет

Работа с исходящими также происходит в BPM-системе, куда уже загружены шаблоны документов с реквизитами НИИ.

В карточке документа сотрудники видят всю историю переписки, от первого входящего до последнего исходящего письма. Руководитель в любой момент может проверить, как идёт обмен данными с партнёрскими НИИ, соблюдаются ли сроки отчётности по грантам, своевременно ли обрабатываются запросы на экспертизу энергетических объектов.

Автоматизация договорной работы

Сотрудник заполняет карточку договора, а система автоматически присваивает документу номер и определяет по матрице согласования, кто должен его проверить и к какому сроку.

Инициатор может добавить дополнительных согласующих. Убрать кого-то из обязательного списка не получится

В маршруте задачи предусмотрен специальный этап «Проверка актуальной версии документа». Здесь сотрудник ДПО проверяет соответствие подписанного документа согласованной версии и фиксирует в системе наличие оригинала. Это помогает избежать ситуации, когда организация подписала один вариант договора, а партнёр или подрядчик — другой.

Также система дополнительно отслеживает сроки действия документов и помечает просроченные.

Контроль ознакомления с приказами и регламентами

Чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, сотрудник загружает файл в систему и отмечает задействованные отделы. На основе этих данных автоматически формируется список одобрителей из руководителей соответствующих подразделений.

Все комментарии сохраняются за счёт автоматического формирования листа согласования. Если требуются правки, одобритель работает с текстом документа во встроенном редакторе «Р7 ОФис», не покидая систему за счёт интеграции.

Документ публикуется на портале, и каждый может прочесть его в удобное время. Система автоматически фиксирует ознакомление с новыми ОРД, поэтому самостоятельно собирать подписи не потребуется.

Автоматизация работы с заявками на оплату

Ручные операции теперь сведены к минимуму за счёт интеграции BPM-системы с 1С через встроенный API-коннектор.

В системе сотрудник создает заявку на оплату, список согласующих формируется автоматически. Когда заявка одобрена, данные передаются в 1С. На основе полученной информации бухгалтер оформляет платёж, переносить вручную данные из программу в программу больше не надо.

В обратном направлении из 1С в BPM загружается информация о статусе платежей. Инициатор получает соответствующее уведомление.

Итоги автоматизации документооборота НИИ

Централизованная система регистрации и отслеживания писем ускорила обработку корреспонденции в среднем с 3-4 часов до 30-40 минут.
Внедрение автоматических маршрутов согласования с матрицей ответственности и контролем версий документов уменьшило время согласования договоров с двух недель до двух дней.
Интеграция с 1С через API-коннектор упростила обработку платежей. Бухгалтерия успевает обрабатывать больше операций, а сотрудники сами отслеживают статусы платежей в системе и больше не отвлекают коллег.

Автоматизировали документооборот в НИИ с помощью BPMS на СУБД PostgreSQL и ОС Linux