Обеспечение пропускного режима — это не просто бюрократическая процедура, а важнейший элемент системы безопасности любого предприятия. При этом гостям хочется заезжать на территорию быстро и без бумажной волокиты. Для компании же критично сохранить баланс между скоростью и безопасностью: игнорирование одной из сторон неминуемо ведет к серьезным рискам.

Автоматизация процесса оформления пропусков помогает экономить до 1000 человеко-часов в год, в три раза ускоряя процесс согласования. Уходят в прошлое бумажные заявки, потери данных и затяжные согласования. А еще — появляется полноценный контроль над тем, кто и зачем попадает на территорию. Расскажем, как мы внедрили единую систему цифровой выдачи пропусков сразу на четырех предприятиях холдинга ЕВРАЗ.

Пропускной режим 1.0: медленно, затратно, нервно

ЕВРАЗ — международный металлургический и горнодобывающий холдинг, чьи производственные площадки расположены в разных городах России. Каждое предприятие строго регулирует доступ: многочисленные цеха и склады разбросаны по обширной территории, а попасть на них можно через разные контрольно-пропускные пункты. Некоторые КПП предназначены исключительно для входа, другие — только для въезда. Под строгий учет попадают не только люди, но и все материальные ценности — от небольшого инструмента до целой партии металлолома.

Если раньше в заявке на пропуск допускалась ошибка, ее можно было бы легко исправить на месте. Но реальность бумажного документооборота — это сложность пересогласований, особенно с учетом удаленности подразделений. Когда такой пропуск оформляется, например, для ремонтника, задержка может повлечь за собой простой оборудования, невыполнение производственного плана или даже срыв поставки.

Ручные проверки, заполнение бумажных форм, передача документов между отделами — все это сегодня уже анахронизм. Время сотрудников и партнеров — ценный ресурс, и его нельзя тратить на устаревшие процедуры. Поэтому ускорение согласований и упрощение доступа на территорию — важный шаг к повышению доверия и эффективности взаимодействия.

Как цифровизация меняет процесс

Внедрение электронной системы оформления пропусков позволяет устранить большинство проблем, свойственных классической модели. Все взаимодействие с посетителями переводится в цифровую среду, а ключевые процессы автоматизируются. Это не только экономит ресурсы и ускоряет работу, но и делает всю систему более прозрачной, надежной и устойчивой.

Традиционный процесс	С автоматизацией
Личная подача заявления: несколько часов, командировочные/транспортные расходы	Удаленная отправка заявки на получение пропуска: несколько минут из любой точки
Бумажные заявления с десятками полей	Онлайн-форма с вкладками и динамически меняющимся набором полей
Подача заявления по одному на каждого посетителя — неудобно, если допуск нужен бригаде	Оформление одним пользователем единой заявки на выдачу пропусков группе лиц
Ручной трансфер бумажных заявлений и их проверка	Мгновенное информирование безопасников о новой заявке и ее согласование в электронном виде
Бумажное заявление может затеряться среди бумаг	Электронную заявку невозможно потерять
Ход согласования неизвестен	Статус заявки регулярно обновляется в личном кабинете, заявитель получает уведомления об изменениях по email
Получение разового пропуска на бумаге лично в бюро	Готовый пропуск формируется на сайте, посетитель получает ссылку на него в смс. Бланк можно показать на экране смартфона
Ручная передача списка посетителей на КПП	Данные о сформированных пропусках автоматически выгружаются с сайта в СКУД

Это самые очевидные преимущества автоматизации пропускного режима.

Польза от внедрения портала пропусков для компании:

Повышение безопасности. Безопасники экономят до 20 человеко-часов в неделю и уделяют это время другим важным задачам. Электронный пропуск с QR-кодом сложно подделать — снижается риск инцидентов безопасности: диверсий, краж, несчастных случаев.
Сокращение издержек. Пропуска выдают в 3 раза быстрее — уменьшается время простоя оборудования в ожидании ремонта, клиенты быстрее забирают продукцию со складов, поставщики — отгружают ТМЦ. А ещё экономия на бумаге и печати, т.к. пропуска цифровые либо пластиковые.
Рост лояльности партнеров. Подрядчики, поставщики и покупатели быстрее получают доступ на территорию, всегда информированы о статусе своих заявок, не тратят время в очередях.
Контроль и аналитика. Мгновенный доступ к статистике о выданных пропусках позволяет анализировать посещаемость предприятия и эффективнее управлять пропускным режимом.

Много предприятий — один портал

В холдинг ЕВРАЗ входят сразу несколько производственных площадок. Создавать отдельный личный кабинет для каждой — затратно, сложно и неэффективно. Решение очевидно: единый портал, через который можно оформить пропуск на любое из четырех предприятий.

Клиент пришел с уже продуманной архитектурой. В систему входят: сам портал, брокер сообщений, оркестратор бизнес-процессов, четыре системы электронного документооборота и столько же СКУД (систем контроля и управления доступом). Кроме того, в составе — модуль бизнес-аналитики и объектное хранилище данных, где фиксируются все заявки и выданные пропуска.

В проекте участвовали сразу три команды.

Компания ИНТЕРВОЛГА разработала сам портал и настроила его интеграцию со всеми компонентами. Параллельно работали еще два подрядчика: один обеспечивал работу оркестратора бизнес-процессов (Camunda), второй занимался интеграцией с системами электронного документооборота (СЭД).

Ключевым элементом системы стал брокер сообщений Kafka — он отвечает за стабильный обмен данными между Camunda, СЭД и порталом. Kafka не только справляется с большим потоком запросов, но и защищает данные от потерь, дублирования и сбоев. Портал подключается к Kafka по расписанию, что гарантирует оперативную передачу информации без перегрузки системы.

Пропуск 2.0: без визитов и сэкономленного времени

После запуска новой системы потребность в личном визите для получения разового пропуска исчезла полностью. Для оформления временного — остался всего один визит. Срок согласования и выпуска сократился с одного рабочего дня до трех часов.

Процессы для временных и разовых пропусков немного отличаются, но начало у них общее: пользователь регистрируется, заполняет заявку, она проходит через Camunda и передается в СЭД. Статус заявки возвращается обратно через тот же путь, и пользователь видит его прямо в интерфейсе портала.

Временные пропуска оформляются в бюро пропусков — это пластиковые карты с чипом.

В отличие от бумажных заявлений, через портал можно оформить пропуска сразу для группы — например, для целой бригады. Это экономит время, особенно если команда прибывает одновременно.

Дополнительно упростили логику заявок, связанных с транспортом: к одному автомобилю теперь можно привязать сразу несколько посетителей. Это уменьшает количество проверок на КПП и снижает нагрузку на охрану.

Алгоритм оформления пропусков на оборудование и вещи устроен иначе. Один объект — один ответственный. Но при этом один человек может провести сразу несколько предметов. Такая схема исключает путаницу и повышает прозрачность учета.

Как формируется пропуск

В зависимости от данных, указанных в заявке, портал сам определяет, какой пропуск требуется:

пешеходный;
автомобильный;
на вынос/ввоз материальных ценностей.

Также учитывается тип заявки — временная или разовая. На их основе система автоматически формирует необходимое количество документов.

Тип/вид пропуска	Временный	Разовый
Пешеходный	Один человек — один пропуск	Выдается, если посетитель не прикреплен к автомобилю
Автомобильный	Один автомобиль — один пропуск	Число пропусков = число прикрепленных к автомобилю людей
Материальный	Обязательна связь с пешеходным или автомобильным пропуском	Недоступен

Такой подход обеспечивает строгое соблюдение требований безопасности и минимизирует количество пропусков. Не возникнет ситуаций, когда на территории окажутся бесхозные вещи или транспорт без ответственных лиц.

Печатные формы разовых пропусков, генерируемых на сайте, содержат информацию из заявки, срок действия и уникальный QR-код. Все пропуска пронумерованы: сразу после согласования система автоматически присваивает им номер из выделенного пула чисел. Появление двух документов с одинаковым номером исключено. Мы разработали механизм, который ежедневно проверяет срок действия активных пропусков. Если он истек, то номера освобождаются под новые пропуска.

Как «упаковать» объемные требования безопасности в простую форму заявки

Одной из главных задач проекта стало создание формы заявки, которая одновременно отвечает высоким требованиям безопасности и остается простой и понятной для пользователя. Заявка не должна перегружать информацией — пользователь должен суметь заполнить её самостоятельно, без инструкций и помощи. Но как этого добиться, если система объединяет сразу четыре предприятия, количество возможных полей превышает 100, а их отображение и обязательность зависят от выбранных параметров?

Решением стало создание веб-приложения (SPA — Single-page Application) на базе гибкого и динамичного фреймворка Vue. Мы разработали форму с четырьмя вкладками: «Сотрудники», «Транспорт», «Материалы» и «Общая информация», открывающимися во всплывающем окне. Пользователь заполняет только те поля, которые действительно необходимы в конкретном случае. Остальные скрыты по умолчанию и появляются только при выборе соответствующих условий.

Такая динамическая логика позволяет избежать перегрузки, а сам процесс заполнения становится максимально комфортным. Пользователь не может ошибиться — система буквально ведет его за руку. Это снижает нагрузку на сотрудников отдела безопасности и ускоряет выдачу пропусков.

Статусы заявки, уведомления и другие полезности

Одна из ключевых задач автоматизированной системы — обеспечить полную прозрачность согласования заявок. Для этого в личном кабинете отображается актуальный статус каждой заявки: «на рассмотрении», «частично согласована», «согласована», «отклонена», «просрочена». В случае отказа или частичного одобрения пользователь сразу видит комментарий с причиной — понятно, что пошло не так и как это можно исправить.

У самих пропусков тоже есть статусы:
«создан», «неактивный», «активный», «просрочен», «истекший», «требует оплаты».

Последний присваивается автоматически, если человек в течение месяца подает более пяти заявок на разовые пропуска с целью посещения «Иная». Это стимулирует оформление временного пропуска вместо множественных разовых, экономя ресурсы компании и ускоряя процессы.

Для упрощения оплаты на портале реализован интернет-эквайринг и встроен механизм автоматического создания заказа на следующий разовый пропуск.

Для большей прозрачности настроен механизм уведомлений заявителя по email о смене статуса заявки. Посетитель же получает смс со ссылкой на разовый документ или номером заявки на временный.

Оформление пропусков на портале упрощают еще три функции:

заполненную форму заявки можно сохранить как черновик;
на основе заявки можно создать шаблон;
на базе активного пропуска можно заказать дополнительный — автомобильный или материальный.

Результаты и задачи на развитие

Реализация проекта заняла примерно год — обоснованное время для систем с высокой архитектурной сложностью и участием нескольких команд. В процессе работы появлялись новые запросы со стороны заказчика, и благодаря гибкой методологии Agile мы могли оперативно адаптировать направление, расширять функциональность и на каждом этапе сохранять фокус на конечном результате.

В итоге клиент получил не просто автоматизированную систему, а рабочий инструмент, который полностью соответствует его ожиданиям и задачам.

Мы заранее предусмотрели возможность дальнейшего развития. Архитектура портала позволяет быстро подключать новые предприятия холдинга — без сложных доработок и длительных настроек. Это значит, что новые площадки смогут так же легко внедрить электронное оформление пропусков и обеспечить централизованное управление доступом.

Проект уже готов к масштабированию — технически, логически и организационно.

Если оформление пропусков на вашем предприятии по-прежнему требует значительных ресурсов и постоянного контроля, возможно, пришло время пересмотреть подход. Опыт ЕВРАЗа показал: автоматизация не только экономит время и снижает нагрузку на сотрудников, но и повышает прозрачность, управляемость и безопасность процессов.

Остались вопросы или нужна консультация? Оставьте заявку в форме на сайте или просто позвоните. Мы поможем найти решение, адаптированное под вашу инфраструктуру и задачи.

Больше статей о личных кабинетах:

Автоматизация пропускного режима в промышленном холдинге: 3 часа от заявки до результата