По версии Grand View, в 2025 году рынок автоматизации бизнес-процессов вырастет до 26 млрд долларов. Это доказывает, что компании видят автоматизацию одним из главных факторов успеха и все чаще внедряют ее в свои бизнес-операции.

Автоматизировать запуск процессов в компании можно разными способами — в том числе по расписанию, по требованию, по условию или через API. В чем разница между этими методами автоматизации и зачем их использовать в бизнес-процессах, подробнее обсудим в этой статье.

Автоматизация процессов по расписанию

Автоматизация процессов по расписанию оптимизирует обработку данных, заранее определяя время запуска регулярных операций. Например, так можно повысить эффективность:

Ежедневного обновления отчетов. Компании, которые каждый день проводят утренние планерки, должны получать актуальные данные о продажах или состоянии запасов еще до начала совещаний. Для этого можно настроить ежедневное обновление отчетности на 6:00 утра — тогда команда сможет автоматически получать свежую информацию о бизнесе, сэкономив время и человеческие ресурсы на ручном формировании отчетов.
Ночных проверок системы. Для поддержания целостности данных и правильной работы журналов ошибок необходимы регулярные проверки и обновления системы. Причем проводить их нужно, когда нагрузка на сервер минимальна — например, настроив автоматический запуск этого процесса на 3:00. Это снизит риск конфликта транзакций или переполнения памяти системы.
Резервного копирования информации. Это особенно полезно при работе с большими объемами данных, которые сложно восстанавливать. Например, периодическое и частое создание резервных копий помогает компаниям сохранить большую часть информации даже в случае технических сбоев оборудования, ошибок при обновлении ПО, кибератак и других непредвиденных обстоятельств.

Автоматизация по расписанию делает процессы более организованными — это дает бизнесу:

Экономию ресурсов. Работники освобождаются от большинства рутинных задач за счет автоматического запуска операций.
Повышение стабильности операций. Автоматизация процессов снижает риск ошибок и задержек, связанных с человеческим фактором — например, опечаток при ручном вводе данных.
Предсказуемость процессов. С помощью автоматизации можно прогнозировать время выполнения задач и своевременно адаптировать под них смежные бизнес-процессы.

Автоматизированный запуск процессов по расписанию проводится разными методами — для этого можно использовать:

Базовые планировщики задач (scheduler). Самый простой способ определить частоту, периодичность и другие параметры выполнения события. Обычно эти инструменты уже встроены в систему или бизнес-приложение, поэтому помогают максимально быстро настроить выполнение процессов.
Внешние системы управления расписаниями. Такое ПО используется для более сложного планирования с подключением нескольких систем. Например, в платформе для оркестрации задач ActiveBatch после ночного обновления базы данных можно запустить процессы подготовки отчетов в ERP-системе, а затем синхронизировать эту информацию с BI-платформой. Обычно такие сервисы интегрируются через собственные коннекторы или API.
Пользовательские сценарии. Этот способ охватывает комплексные процессы — например, обязательное отслеживание ошибок в отчете перед его ежедневной выгрузкой. При обнаружении отклонений скрипт может запустить дополнительный этап проверки или уведомить ответственных сотрудников.

Например, платформа Modus ETL совместима с 1С:Предприятие, поэтому использует механизмы запуска процессов по расписанию именно в этой программной среде. По сути, это базовый планировщик задач. Здесь можно настроить:

Автоматический запуск различных ETL-процессов: сбора данных, сценариев трансформации, выгрузки данных.
Рассылку различных служебных отчетов, с помощью которых можно контролировать работу ETL
Рассылку отчетов, основанных на собранных данных.

При этом, для каждого объекта можно настроить свое персональное расписание запуска — например, однократный в заданное время, периодический с фиксированными интервалами, а также с ограничением по дням недели или месяцам.

Такой способ запуска особенно полезен, когда нужно собирать информацию из источников и обрабатывать ее в определенные технологические окна. Обычно в эти моменты нагрузка на системы минимальна — это повышает скорость и точность обработки данных.

Автоматизация и запуск процессов по требованию

Запуск процессов по требованию начинается в ответ на конкретный запрос или заранее установленное системой событие. Это обеспечивает оперативное реагирование на изменения в данных, а также быструю обработку системой запросов клиентов или специалистов компании. Например, с помощью запуска по требованию можно:

Обновлять статистику в реальном времени. Если в базу данных магазина загружается информация о новых товарах, система автоматически пересчитает общую статистику по продажам, остаткам и прибыли с учетом последних вводных. Так сотрудники компании могут мгновенно актуализировать отчетность и, при необходимости, быстро скорректировать бизнес-стратегию.
Быстро отвечать на запросы клиентов. Например, когда пользователь оформляет кредит через приложение банка, система мгновенно формирует и отправляет сведения о сумме займа, процентной ставке и другим ключевым параметрам. Это ускоряет сервис компании и повышает лояльность ее клиентов.
Оперативно получать отчетность. Если менеджер запросит у системы текущий уровень продаж, ETL автоматически подключится к нужным источникам, выгрузит, очистит и агрегирует информацию, а затем выведет данные через удобный BI-интерфейс. Это не только ускоряет внутренние процессы компании, но и помогает избежать ошибок, связанных с ручной обработкой информации.

Таким образом, запуск процессов по требованию обеспечивает бизнесу:

Гибкость и оперативность. Компания может выполнять операции в любой момент, мгновенно реагируя на новые запросы и меняющиеся данные.
Повышение производительности. Поскольку процессы активируются только по необходимости, система не тратит ресурсы впустую — это облегчает нагрузку на серверы и экономит вычислительные мощности компании.
Увеличение точности отчетов. Процессы запускаются в режиме реального времени с учетом более актуальных данных — это повышает достоверность показателей и помогает принимать обоснованные решения.

Настроить запуск процессов по требованию можно с помощью следующих способов:

Подключение через API. Этот способ запускает процессы на основе данных и запросов, полученных из интегрированных внешних платформ.

Например, через API платежных платформ интернет-магазин мгновенно получает данные об изменении рыночных цен или курсов валют, после чего система автоматически обновляет расценки онлайн-магазина.
Использование вебхуков. Вебхуки помогают настроить события, которые инициируют запуск определенного процесса. Например, для обновления статуса заказа можно установить вебхук, который будет отправлять данные об оплате покупки в систему обработки платежей.
Интеграция с CRM-системами. Этот метод особенно важен для операций с продажами. Например, когда клиент оформляет покупку, форма заказа сразу поступает в CRM — это активирует триггер, который запускает процесс назначения менеджера по продажам. При этом, система может выбирать исполнителя на основе рабочей нагрузки, особенностей товара или других заранее установленных критериев.

В Modus ETL реализован http-сервис, через который можно запускать на исполнение ETL-процессы полностью или частично, например:

Сценарий обработки информации.
Состав выгрузки.
Пакет обработки данных.

При этом в теле запроса (в виде JSON) передается объект, содержащий информацию о том:

Какой именно элемент необходимо запустить.
С какими параметрами он должен быть выполнен.

Этот способ можно использовать для запуска преобразования информации, обновления сырых данных из внешних систем или рассылки отчетов.

Например, при возникновении в базе-источнике определенного события, внешний сервис может отправить оповещение ETL-платформе, которая инициирует процесс сбора данных.

Автоматизация и запуск процессов по условию

Запуск процессов по условию происходит при срабатывании триггеров, которые могут быть как фиксированными пороговыми значениями метрик, так и более сложными условиями — например, посещение сайта одним и тем же пользователем более 5 раз за последние 2 недели. Этот метод не только оптимизирует контроль бизнес-процессов, но и помогает выстроить более гибкую систему учета и обработки данных.

Например, через запуск по условию компания может:

Лучше контролировать складские запасы. Информация об остатках на складе может поступать в систему через RFID-метки, сканеры штрих-кодов, ERP-системы и другие источники. Если количество определенного продукта упадет ниже заданного порога, автоматически запустится процесс заказа новой партии у поставщиков. Это помогает избежать нехватки товаров, которые пользуются повышенным спросом.
Реактивировать клиентов. В CRM-системе можно задать условие, при котором клиент, который не совершал покупки больше двух месяцев, переходит в ранг «неактивных». В этом случае срабатывает триггер ретаргетинга — например, CRM передает данные о неактивных пользователях в Mindbox, после чего сервис автоматически отправляет пассивным клиентам серию SMS, email или push-уведомлений. Это помогает удерживать и подогревать интерес покупателей практически без вмешательства маркетолога.
Улучшить контроль производства. Например, в системе управления производством можно задать условие, при котором допустимый уровень дефектов на партию не должен быть выше 2%. Если процент брака превысит эту норму, система активирует ряд контролирующих мероприятий — например, назначит сотрудника контроля качества или запустит дополнительные тесты на линии. Это поможет минимизировать процент бракованной продукции и избежать затрат на переработку или утилизацию брака.

Запуская и автоматизируя процессы по условию, предприятие получит:

Минимизацию потерь и рисков. Детализированные условия для запуска процессов обеспечивают более глубокий мониторинг деятельности компании. Это помогает снизить вероятность таких проблем, как излишки или дефицит товаров на складах, ухудшение качества продукции или отток клиентов.
Оптимизацию процесса продаж. CRM-система, использующая запуск по условию, может самостоятельно поддерживать некоторые этапы продаж без вмешательства менеджера. Например, если пользователь в течение суток не выкупил заказ, сработает триггер, который активирует отправку напоминания или процесс повторной продажи.
Повышение качества клиентского сервиса. Например, в системе управления инцидентами можно прописать условие, при котором срок рассмотрения заявки на техподдержку не должен превышать 48 часов. Если ответа от менеджера не будет через 36 часов, система отправит ему напоминание через корпоративный мессенджер, email или SMS. А если работник полностью пропустит срок, то активируется поиск нового исполнителя для просроченной задачи, с последующим уведомлением руководителя отдела. Это не только ускоряет обратную связь, но и повышает мотивацию сотрудников компании.

Запустить и автоматизировать процессы по условию можно с помощью следующих инструментов:

Системы управления бизнес-процессами. Благодаря встроенным инструментам для моделирования и настройки триггеров в BPM можно создавать гибкие цепочки действий. Например, при получении данных о новом заказе, система проверит наличие товара на складе, создаст задачи для его упаковки и отправки, уведомит менеджеров о статусе выполнения операции, а также автоматически сгенерирует счет на оплату покупки. Это упрощает управление процессами, устраняет рутину и обеспечивает точное соблюдение регламентов компании.
No-code и low-code платформы. Эти системы включают drag-and-drop редакторы, формы настройки действий, шаблоны автоматизации, интеграционные модули и другие полезные инструменты — все это помогает настроить систему, в т.ч. условия запуска сложных процессов, без глубоких навыков программирования.
RPA-системы. С этим ПО компании могут автоматизировать обработку входящих данных, проверять их на соответствие бизнес-правилам и автоматически запускать процессы на основании заранее заданных условий. Например, если в банк поступит заявка на кредит свыше 100 000 рублей, система активирует проверку кредитной истории клиента, отправит эти данные в отдел рисков и уведомит менеджера о необходимости «ручного» одобрения заявки.

Также запускать процессы по условию можно через сервисы для мониторинга и алертинга, интеграционные платформы (iPaaS), инструменты оркестрации данных и другие системы для автоматизации бизнес-операций.

Автоматизация и запуск процессов через API

API помогает запускать бизнес-процессы с помощью экосистем других сервисов и платформ. Это особенно важно для быстрого обмена данными между разными системами и взаимодействия с пользователями в режиме реального времени. К примеру, через API компании могут:

Использовать мультимодульные операции в e-commerce. С API можно синхронизировать несколько различных платформ для выполнения одного бизнес-процесса — например, настроить взаимодействие OMS, WMS и платежных систем. В итоге, когда клиент будет оформлять заказ, система автоматически проверит наличие товара, зарезервирует его на складе и подтвердит оплату покупки. Это сократит время обработки заказа и минимизирует вероятность ошибок при выполнении операций.
Оптимизировать систему мониторинга и оповещений. Это особенно важно компаниям с крупной IT-инфраструктурой, где нужно постоянно следить за исправностью компьютерных сетей, серверов и баз данных. В случае перегрузки системы, поломки оборудования и других критических ошибок, API мгновенно передаст данные о сбое через мессенджер или систему управления инцидентами — так инженеры намного быстрее устранят проблему.
Автоматизировать обмен информацией с поставщиками. API помогает компаниям синхронизировать данные о заказах с системами партнеров — например, SCM, WMS и TMS. Так можно в режиме реального времени подтверждать отправку товаров, отслеживать статус их доставки и обновлять складской учет.

Автоматизация и запуск процессов с помощью API дает компаниям:

Гибкость и масштабируемость процессов. API помогает обновлять функции системы без существенных изменений ее базовой инфраструктуры. Например, если интегрировать Google Ads и Яндекс Директ с BI-системой, сотрудники компании смогут в реальном времени получать отчетность сразу о нескольких рекламных кампаниях через единый BI-интерфейс — это повысит скорость и удобство анализа маркетинговых стратегий организации.
Улучшенный контроль доступа. Например, в крупных компаниях, которые одновременно используют CRM, ERP, DMS и другие системы, через API можно внедрить протокол авторизации OAuth 2.0. В этом случае пользователи будут допускаться только к тем базам и системам, которые необходимы им для выполнения конкретных задач — это существенно повысит безопасность данных компании.
Оптимизацию пользовательского опыта. К примеру, API помогает интегрировать сайт компании с Робокасса, Qiwi Платежи, ЮKassa и другими платежными шлюзами. Так клиенты смогут оплачивать покупки удобным для них способом — через электронные кошельки, банковские переводы и даже криптовалюту. Это повысит удобство взаимодействия с бизнесом и снизит вероятность отказа от покупки.

Запускать бизнес-процессы через API можно разными путями — например, с помощью:

REST API и SOAP API. Это два самых популярных метода реализации API-интеграций. Например, при регистрации на сайте нового пользователя, данные о его имени, телефоне и пароле направятся через REST API на сервер веб-ресурса. После этого API вызовет методы для создания нового пользовательского профиля, проверки данных на уникальность и отправки подтверждения о регистрации. Это обеспечивает бесперебойную работу системы и минимизирует количество ошибок при обработке информации о клиентах.

В свою очередь, SOAP API помогает повысить безопасность данных пользователей. Например, при попытке входа в аккаунт запустятся сложные проверки, включая двухфакторную аутентификацию через SMS или email, а также задействуются такие стандарты безопасности, как WS-Security.
Готовых платформ и интеграционных решений (iPaaS). Такие платформы, как Zapier или Make, могут взаимодействовать с интернет-магазином, WMS и бухгалтерскими системами с помощью интегрированных коннекторов. Например, при оформлении заказа в онлайн-магазине, в iPaaS платформе активируется триггер, который начнет собирать данные о покупке: детали и стоимость товара, адрес доставки и сведения о клиенте. Через API эта информация поступит в WMS (сбор и упаковка товара), затем в отдел логистики или курьерскую службу (организация доставки), а после в 1C:Бухгалтерия (создание счета и расчет налогов). Так сотрудники компании могут автоматизировать рабочие процессы, синхронизировать данные между разными системами и подключать облачные и локальные приложения без глубоких навыков программирования.
Собственных скриптов. Через API компании могут реализовывать собственные бизнес-правила в скриптах — это поможет обрабатывать данные по заранее определенным алгоритмам и применять уникальные логические условия. Например, API может получать информацию о заказах и пропускать ее через заготовленный скрипт, который проверит данные о клиенте, установит наличие скидок и предложит покупателю соответствующие варианты доставки, зависящие от региона или суммы заказа.

Так, Modus ETL предоставляет API для интеграции с такими системами, как zabbix, через который на стороне ETL можно создавать и описывать любые правила и сценарии для мониторинга. С их помощью внешние системы могут получать различные метрики:

Доступность источников данных, которые участвуют в ETL-процессах.
Информацию о выполненных и прерванных ETL-процессах.
Количестве собранных данных и времени выполнения ETL-процессов.
Информацию о наличии ошибок в журналах работы продукта.

Также Modus ETL, как продукт написанный на платформе 1С, предоставляет стандартный интерфейс OData — это REST-интерфейс, который автоматически генерируется платформой и не требует дополнительного привлечения программиста для его разработки. С помощью этого интерфейса можно упростить получение информации об объектах Modus ETL и его настройках.

Заключение

Автоматизированный запуск процессов — один из ключевых элементов для повышения эффективности бизнеса. Он помогает сэкономить ресурсы компании, ускорить обработку данных и повысить точность аналитики — все это создает благоприятную среду для долгосрочного планирования и принятия обоснованных решений на основе актуальной и детализированной информации.

При этом, способ автоматизации зависит не только от специфики бизнеса и объема данных, но и от сложности операций. Например, для запуска простых процессов, таких как резервное копирование данных, достаточно уметь работать с планировщиком задач. Для более сложных сценариев могут понадобиться навыки программирования, работы с API или ETL-системами.

Поэтому, выбирая между запуском по расписанию, по требованию, по условию или через API, важно правильно оценивать компетенции своей команды и технические возможности используемых систем.

Автоматизация процессов в ETL: зачем это нужно и как реализовано в Modus?