Удобно, когда в компаниях с развитой сетью партнеры могут отправлять и сами видеть нужную информацию: как продаются товары, какие модели востребованы, как работают другие партнеры и т.д. Но создавать отчеты в Excel неудобно, можно организовать и настроить единое хранилище данных и подключить системы. Рассказываем, как мы сделали это для партнеров Xiaomi и как изменились их цифры.

Задача: организовать единое хранилище данных и объединить данные партнеров компании.

Как партнеры работали раньше

В России за последние несколько лет активно развивается партнерская сеть компании. В самом начале единой информационной системы не было. Пользовались стандартными инструментами: облачными дисками, электронной почтой, таблицами. Не было и справочника товаров. Новые магазины заводились в китайскую учетную систему на стороне производителя, но данных у российской стороны не было. Партнеры Xiaomi работали каждый в своей информационной системе. Это осложняло:

сбор данных,
обобщение и подведение статистики,
централизованное управление.

К тому же для партнеров было важно вовремя получать от Xiaomi бэк-бонусы. Однако из-за почти ручного подсчета и проверки отчетов, этот процесс затягивался, что было невыгодно для компаний. Поэтому со стороны партнеров задумались о создании единой информационной системы.

Что мы сделали и как изменился процесс

Мы сделали портал 1С на базе библиотеки стандартных подсистем, а также внедрили BI-систему Qlik Sense: коннектор для партнеров и дашборды.

Все партнеры работают в своих учетных системах (1С, Excel, CRM, почта и т. д.), при этом у одной компании количество учетных систем могло доходить до 5 штук. Требовалось объединить данные всех партнеров по России в единое информационное поле.

Клиентам мы установили коннектор и для каждого настроили отдельный визуал. Теперь партнер Xiaomi видит выручку, доход, план-факт анализ, остатки, видит, кто из регионов не выполняет план, динамики и тренды, как менялся клиентопоток, кросс-продажи, может проанализировать каждого продавца. Есть удобный инструмент собственного анализа отчетов.

99 из 100 отчетов можно сделать в Excel. Но есть вопрос времени. Все скажут: «Остатки — это святое». Но чтобы посчитать оборачиваемость по каждому товару и выгрузить из 1С, требуется очень много времени. А в процессе обязательно возникают ошибки. Здесь любой отчет с помощью Qlik Sense автоматизирован со 100% точностью. Не нужно тратить время даже на цифры, важные данные уже выделены и подсвечены.
Олег Сарапин,
ведущий аналитик ИТ-интегратора «Белый код»

Базовых дашбордов 10, среди них:

аналитика продаж,
аналитика чеков,
мониторинг рынка,
управление персоналом,
воронка найма и т.д.

Например, с помощью дашборда мониторинг рынка партнеры могут себя сравнить с другими, посмотреть, какие товары у них продаются лучше. При этом данные обезличены. Есть также сводная таблица, где можно увидеть, какая информация доступна Xiaomi, а какая скрыта. Для многих партнеров важна конфиденциальность и защита данных.

Это выгодно и для компании. Ежедневно российское отделение Xiaomi может анализировать данные о товарах, о моделях, о характеристиках товаров, о рекомендованных розничных ценах и т.д. и на основе этого принимать решения. Есть также блок работы с партнерами, их перечень, контакты, магазины, а в блоке email-рассылок можно создать письмо, выбрать партнеров, система сама найдет нужные контакты.

Мы реализовали процедуру закрытия периода. Это работает так: ответственный сотрудник подсчитывает бонусы, ставит дату отчетного периода. А если у партнеров поменялись данные в учетной системе, скорректированные цифры загружаются в отдельную аналитику. Там Xiaomi может видеть, что у партнера менялось. Товары можно загрузить из файла.

Один из важных инструментов для продаж — управление условиями акций (промо). В системе задается перечень моделей, дата начала и окончания промо, параметры: например, скидка, рост оборота, компенсация партнеру. Все цифры загружаются в BI, можно выбрать магазины, которые участвуют, таким образом компания видит, кто запустил промо, фактический процент роста и т.д.

В целом, реализованная система была достаточно сложной. Например, данные приходят от партнеров, но мы не знаем, за какой период они изменились задним числом. Чтобы не усложнять на стороне клиента, мы реализовали отслеживание всех изменений на уровне нашего хранилища данных, а также передачу их в Китай и дистрибьютору в Россию. За какой бы период данные ни пришли, система смотрит дни, когда информация изменилась, и только это передает в Китай.

Кроме того, робот мониторинга проверяет все данные от партнеров и отправляет информацию в телеграм-группу. В системе есть расписание, когда информация должна приходить.

Какие плюсы принесло объединение данных.

Еще один важный плюс — бэк-бонусы. Это важная часть в системе «Xiaomi — партнеры». Владельцам бизнеса необходимо получать бонусы вовремя. После оптимизации процесса партнерам стали начислять бонусы на следующий месяц, а не через квартал. И если раньше для этого надо было фактически вручную собирать данные и рассчитывать, теперь это происходит в считаные секунды.

Кейс в кейсе: +28% к среднему чеку

Некоторые партнеры захотели больше дашбордов, например, добавить блок лояльности, аналитику маржи. С каждым мы проработали индивидуальные показатели и другие инструменты. Например, для розничной сети (180 салонов) настроили интеграцию 1С с телеграмом и IP-телефонией.

Сегодня в компании работает система уведомления о голых чеках. Если сотрудник точки продает только телефон без аксессуаров, региональному менеджеру через 5 минут приходит уведомление со ссылкой на АТС. Менеджер может позвонить напрямую продавцу. Дальше собирается статистика по сотруднику. Можно отследить динамику и принять решение. В результате эта функция помогла увеличить средний чек.

В целом, за 2 месяца полностью автоматизировали сбор информации, увеличили скорость обработки данных, сэкономили 60% рабочего времени руководителей, сократили долю голых чеков на 27%, увеличили средний чек на 28%, установили норму по звонкам 80%.

Сложные вопросы, которые пришлось решить в процессе

По планам подключение одного партнера занимало 4 недели. Нередко большую часть времени мы тратили на составление договора и долгие согласования. Партнеры переживали за конфиденциальность, поэтому с каждым прописывали объем данных, которые мы имеем право передавать. Весь процесс был построен так:

Договор с NDA
Брифование каждой сети по каждой конфигурации
Разработка коннектора, который передает данные из учетных систем
Настройка передачи данных в BI-систему
Визуализация данных

За год и месяц удалось подключить 30 партнеров. Мы могли запускать параллельно сразу несколько компаний, но не все были готовы быстро подключиться. Некоторые не давали доступы к системам. Тогда мы разработали универсальный API, который настраивал выгрузку.

Осложняло работу и то, что все 45 систем находились в разных состояниях. Тут были разные конфигурации, обновления, доработки. А у одного из партнеров вместо 1С оказался СБИС. Это стало самой большой проблемой.

Доступ к СБИСу только через API и для выгрузки данных API нет. Мы нашли техническое решение: чеки получали через API ОФД, а данные об остатках и классификаторы забирали через API, который предназначался для интернет-сайта. Трудозатраты увеличились, но нам было важно доделать проект. В итоге этого партнера подключали несколько месяцев.

Результаты

Партнеры получили удобный инструмент для работы и управления. Также это оказалось выгодно и компании Xiaomi. Корпоративный портал помогает управлять распределенными подразделениями, филиалами, а весь процесс сбора информации автоматизирован. Сегодня данные поступают регулярно, на следующий день анализируются цифры за вчерашний.

Как небольшая компания из Тулы сделала большой проект для партнеров Xiaomi: увеличили продажи на 12,7%