Социальное облако – единое решение для совместной работы

    Проблема выбора инструмента для ведения деятельности стоит перед каждой командой и отдельно взятым коллективом. Еще совсем недавно многим хватало “расшаренных” на сервере файлов с разграничением прав доступа, прописанных где-нибудь в AD, то сегодня такой подход зачастую уже не работает. Люди все чаще подключаются к процессу, находясь вне офиса, а поднимать VPN или предпринимать другие действия для безопасного подключения к корпоративным ресурсам может быть долго и попросту неоправданно.

    image

    На наше счастье, уже с десяток лет различными компаниями активно предлагаются SaaS-сервисы самого широкого профиля. Отечественные компании включились в гонку за пользователей не так давно, но уже догнали зарубежные аналоги, а кое в чем и превосходят их. Кроме того, для компаний-резидентов РФ использование разработанных “у нас” сервисов может быть во многих отношениях более выгодным как в техническом, так и в организационном плане.

    Опустим распространенные мифы об использовании SaaS-сервисов в бизнесе и будем считать, что они уже преодолены. В конце концов, перед нами стоит простая задача — обеспечить растущую команду простым и удобным в использовании инструментом для совместной работы во всех ее проявлениях.

    В конце концов, как обычно происходит взаимодействие в большинстве фирм? Не будем брать идеальные случаи полностью отлаженных бизнес-процессов в сферическом вакууме, представим себе обычный офис в каком-нибудь бизнес-центре. Вся текущая переписка (как внешняя, так и внутренняя) ведется по электронной почте. Надеемся, что используются исключительно корпоративные адреса, поднят свой сервер или хотя бы веб-служба, позволяющая обеспечить сносное шифрование почтового трафика. Объем входящих и отправленных писем непрерывно растет, и найти нужное вложение или фразу порой физически невозможно, особенно при отсутствии грамотных почтовых клиентов.



    Мелкие вопросы наверняка задаются по Skype, а то и через ICQ (да-да!). Для этого в большинстве случаев используются личные учетные записи, а стало быть — отвлечение от работы и неэффективное использование рабочего времени гарантировано. Наконец, при использовании стандартных моделей общего доступа к файлам при одновременном открытии одного документа другие пользователи могут не получить к нему доступ, да и облачные хостинги — не панацея. У кого ни разу не было конфликта изменений в Dropbox, пусть первый кинет в меня камень.

    Можно и не упоминать, что разграничение прав доступа при необходимости работы с множеством файлов и папок — отдельный фронт работы системного администратора, на которого у фирмы поначалу может элементарно не хватать ресурсов. Несмотря на то, что внешне дела могут обстоять весьма благополучно, каждое непрочитанное сообщение, потерянное письмо и пропущенный звонок могут стать результатом не заключенной вовремя сделки, а значит — упущенной прибыли.



    Как же свести все воедино, не тратя время на конфигурирование сложной и наверняка дорогостоящей системы, а самое главное — на обучение сотрудников, часть которых может оказаться попросту не готова к масштабным изменениям рабочего процесса? Все мы знаем, какой ступор может вызвать даже элементарная просьба нажать любую клавишу, а новый интерфейс, другие названия кнопок, одноразовые пароли и еще что-нибудь страшное — нет уж, увольте.

    С подобными предпосылками становится понятно, почему SaaS CRM-системы получили столь широкое распространение. Их не нужно внедрять (за исключением случаев, когда “ну очень хочется”), работа идет в привычном любому сотруднику браузере, а логином служит его собственная электронная почта. Обучение, как правило, не требуется, а если что-то непонятно — на сайтах всегда есть обучающие ролики и прочие вспомогательные материалы.

    Но одной лишь CRM, как правило, недостаточно. Да, в ней можно вести учет сделок и поддерживать в актуальном состоянии базу контактов, но как же быть с внутренней перепиской, файлами и всем остальным?



    Нужно универсальное решение, при этом не отягощенное излишними функциями. Битрикс24 — как раз из таких. Это простая в использовании система, которая позволит любому сотруднику не просто справляться с его прямыми обязанностями, но и быть в курсе новостей фирмы, отслеживать прогресс в рамках подразделения, работать со сделками, лидами и контактами в модуле CRM и заниматься еще сотней интересных и полезных дел, способствующих развитию родной компании.



    Регистрация по приглашению администратора не отнимет и минуты, а получить доступ к системе можно из любой точки планеты по короткому адресу, выбираемому при создании портала. Разумеется, поддерживается протокол HTTPS, а сам сервис хостится в “облаках” Amazon, что гарантирует высочайшую доступность и надежность работы.

    От аргументов для технических специалистов перейдем к более актуальным и востребованным проблемам. Скажем, нам нужно поделиться фотографиями с корпоратива. Битрикс24 рад помочь, просто создайте альбом и укажите, кто может его просматривать. Нужно централизованно хранить последние версии документов? Ставим приложение Битрикс24.Диск на Windows или Mac, выбираем папки синхронизации и заодно обеспечиваем, чтобы кто попало не видел производственную документацию и планы по захвату мира продаж.



    Работать с файлами так же удобно, как и при использовании, скажем, Dropbox. Если доступ к Интернету отсутствует, актуальные версии документов гарантированно останутся в вашем распоряжении. В рамках бесплатного пакета доступно до 5 ГБ, но арендовать дополнительное место никто не мешает. Кстати говоря, если сервисом пользуются не более 12 человек, то Битрикс24 со всеми основными функциями не будет стоить организации ни копейки! Пожалуй, только этого аргумента достаточно, чтобы взять и попробовать систему прямо сейчас.

    Первое, что бросается в глаза при входе в систему – это возможность поставить задачу за считанные секунды. Если требуется больше деталей – к вашим услугам подробная форма. Модуль CRM не разочарует даже в базовой редакции Битрикс24, а уж чат с интегрированной системой видеотелефонии не только позволяет сэкономить деньги, но и благоприятно сказывается на здоровье нервных клеток.



    По мере заполнения системы пользовательским контентом нельзя не обратить внимание на гибкую политику разграничения прав доступа. Кроме того, в любой момент времени можно обратиться к знакомой и родной большинству пользователей ленте новостей. В подобной среде даже неуверенные в правильности своих действий расправляют плечи и чувствуют себя лучше, ведь лайки, комменты и статусы — это так просто, знакомо и понятно! Не беда, что контент генерируется коллегами, а не малознакомыми людьми с другого конца планеты, это всего лишь вынуждает тщательнее подходить к выбору аргументов. Если общей ленты недостаточно — добро пожаловать в группы, каждая из которых позволяет выбрать круг общения по определенной тематике.

    Будучи предельно дружелюбной для пользователя любой категории, Битрикс24 — очень гибкая система. Начав с изменения состава пунктов меню, чтобы скрыть ненужные разделы, можно с головой погрузиться в настройки уведомлений и тонкости функционирования портала, в итоге добившись идеальной работы служб и не отвлекаясь ни на что, мешающее основной работе.



    Настройка, что называется, “под себя” едва ли отнимет час вашего времени, а сотрудники будут экономить целые дни, моментально выставляя счета по предзагруженным реквизитам, собирая сделки из каталога товаров, обновляя информацию по контактам и общаясь между собой во встроенном чате, легким движением руки превращаемом в инструмент для голосовых звонков и видеоконференций. Голосовое общение и даже видеозвонки внутри группы бесплатны, а встроенная телефония радует на удивление выгодными тарифами.



    Возвращаясь к потенциалу кастомизации, нельзя не отметить, что вариант “по умолчанию” тоже весьма неплох. В большинстве случаев ничего трогать не придется, ведь работает же. Несмотря на статус “бета”, система уже давно производит впечатление стабильного и надежного продукта. Отклик на действия пользователя производится без задержек, с отображением в различных браузерах нет никаких проблем, а встроенный магазин приложений позволяет моментально увеличивать функциональность за счет дополнительных модулей, число которых непрерывно растет.

    Внешние сервисы наподобие календарей Outlook тоже не забыты, да и мобильные устройства, как водится, нынче в почете. Но главная мысль в другом — вам больше не нужно переключаться между десятком сервисов и приложений, чтобы выполнить какие-то элементарные операции в рамках рабочего процесса. Уточнили, загрузили, подписали и пометили как решенное — вот и все, можно сделать перерыв или обновить ленту.



    В последующем цикле статей мы уделим особое внимание схемам работы с Битрикс24 и возможным сценариям использования системы, а также обязательно рассмотрим уникальные возможности, позволяющие вывести работу с внешними подрядчиками и контрагентами на новый уровень.

    Оставайтесь с нами, ставьте лайки и пишите комментарии!

    Подробности о системе — на bitrix24.ru! Пробуйте сами, на создание собственного бесплатного портала и приглашение коллег не уйдет и минуты!

    Comments 12

      +2
      С точки зрения менеджера «Живая Лента» дает ощущения процессов в компании «кончиками пальцев». Раньше мне приходилось подписываться на кучу RSS-уведомлений в разных программах и подразделениях и анализировать вал емейлов. Подобные инструменты качественно повышают уровень управления, имхо.
        +2
        Удобно, что к такой системе подключаются и мобильные устройства через приложения. В итоге, офис у тебя всегда под рукой: и облачное хранилище данных с файлами, и все задачи, переписки. Если что — в пути можно залогиниться и посмотреть нужную информацию.
          +1
          SaaS штука хорошая, но коробочная версия меня радует больше. Одно дело когда приложение работает на сервере, который находится на другом континенте, и совсем другой experience когда тот же корпортал крутится на топовом сервере расположенный в том же здании и ты к нему подключён по гигабиту.
            +1
            У меня пост тяжеловато пошел, может потому что все знаем уже и так :)

            Мы пользуемся. Удобный инструмент для ведения проектов, особенно когда часть команды на другом конце земного шара.
            Сейчас вот как раз вчетвером обсуждаем новый пост про Orangeman на Хабр. Двое в офисе, один где-то по Москве мотается, одна в тайланде зимует.
            Электронная почта — совсем не то, детали утекают сквозь пальцы.
              +1
              Когда подключите работу с репозиториями, тогда может быть и появится более активный интерес к облаку со стороны разработчиков. А пока что это просто очередной инструмент для менеджеров.
                +2
                Для разработчиков есть JIRA/Redmine/TrackStudio, а BX24 всё таки нацелен на корпоративный сектор.
                +1
                Пока, основная сложность в работе в #Битрикс24 это низкая скорость загрузки страниц. А так, — я за тремя руками :)
                  0
                  Скоро должны сделать точку присутствия в Европе(Amazon EC2 Ireland) — будет быстрее.
                    0
                    Amazon, — это больше про производительность, а не про скорость. Хотя уменьшение пинга, конечно, пойдёт на пользу.
                  0
                  Давайте уже дальше рассказывайте, раз уж начали, и поподробнее. Мы у себя тут используем одну CRM, но она изрядно утомила, и начали смотреть по сторонам потихоньку.
                    +2
                    Странно видеть на хабре только положительные отзывы…
                      +1
                      «Все куплено», ну а на самом деле — есть что написать плохого касаемо этой системы? Удобная ведь штука, к тому же бесплатная, если для небольшой компании.

                    Only users with full accounts can post comments. Log in, please.