Pull to refresh

Comments 55

Интересно — аналитично и со знанием дела.
А если, грубо говоря, «батарейки сядут»? С проектной, к примеру, документацией шутить вообще не следует, а в старые добрые времена важную таковую даже микрофильмировали (по-моему, сейчас так же дела обстоят).
Проектная документация — отдельный разговор. Там большинство описанных принципов не работают.
Автор, всё это интересно, но не более того.
Чтобы Ваш опыт мог действительно пригодиться хабрасообществу — нужны конкретные кейсы (конечно, без реальных называний и имен).
Буду Вам крайне благодарен, если по каждому из пунктов приведёте примеры.

Пока статья бесполезна, и не более, чем повод пофантазировать, увы.
в случае крупных организаций (1000+ сотрудников) без СЭД просто не обойтись, иначе контора просто захлебнётся в собственной бюрократии. При этом бумажные документы и их оборот никуда не пропадают, просто их становится на порядки меньше, бумажными остаются только особенно важные документы. А всякие рабочие согласования проходят полностью электронно.
В таких организациях нужна система учета документов (это немного другое). А СЭД часто избыточно.
Что касается согласования документов, то это как раз показатель бюрократии — чем бюрократичней организация, тем сложнее и дольше согласование. Система тут не поможет.
вы излишне настойчиво продолжаете линию, начатую вами в статье.
Привожу пример:
Необходимо организовать встречу по такому-то вопросу, chairman рассылает электронныое приглашение. Участники принимают/отклоняют/делегируют приглашение, и собирающий видит это realtime. После встречи все разошлись, ответственный составляет протокол, рассылает его на согласование тем, кто был на встрече, список составлять не нужно. Участники в электронном виде согласуют/не согласуют/вносят совместные правки. Готово.
По итогам согласования вырисовались поручения и ответственные, составляются наряды на работы и задачи в групповых календарях. Ответственные выполняют свои задачи, проводят работы, закрывают наряды. Руководитель видит картину по задаче, кто ответственный, кто на каком этапе выполнения и может контролировать ситуацию.
Итогом всех работ становится набор документов по проекту, может какое-то распоряжение или регламент, которые становятся бумажными. Вот так из возможных 100500 документов бумажными станут только 10 и время на весь процесс сокращается в несколько раз, т.к. параллельно может выполняться несколько таких процессов встреч/согласований/нарядов. Ресурсы сотрудников утилизируются более эффективно, т.к. отдельно взятый проект не занимает сотрудников монопольно.
Вы настойчиво продолжаете линию, начатую Вами два поста назад. :-)
СЭД это инструмент продвинутой бюрократии. Следовательно, надо либо воспитывать/нанимать продвинутую и они снесут сами, либо, что намного удобнее, под реальные новые проекты нанимать отдельные команды, которые полностью освобождать от документов на три месяца.
СЭД — это «бюрократия на стеройдах». Те же сотрудники нагенерируют в разы больше документов в электронном виде, чем они это сделали бы без СЭД. Но бюрократия != зло. При условии, что она эффективно налажена. Зачастую проблема скорее в недостатке документов, чем в их избытке. Начинаешь ворошить старые проекты, реализованные до внедрения СЭД и седеешь на глазах — никто ничего не помнит, документации на проект — ноль, кто внедрял давно не работают, как разобраться — никто не знает. На все вопросы ответ «так исторически сложилось...». СЭД решает эту проблему, а это само по себе очень немало, скажу я вам.
bondbiq, вы видели эффективно налаженную бюрократию? Вам не кажется, что слово эффективность и бюррократия несколько не совместимы? Если видели, примеры, пожалуйста, в студию.

Ну и вообще, я бы рекомендовал все-таки читать то, что написано прежде чем щелкать ответить. Я написал приблизительно тоже самое, и нигде не утверждал, что бюрократия это зло.
да, видел. Сейчас я работаю в конторе, где 15К+ сотрудников, электронный документооборот налажен очень хорошо, к нему претензий нет, не представляю себе, как без него можно было бы работать. Претензии есть к людям, которые плюют на свои обязанности и задерживают согласования/работы, ну тут уже СЭД бессилен. Хотя не совсем. У нас если документ/заявка согласовывается кем-то более 3-х дней, то система начинает спамить, человеку об этом, надоедать ему. Кроме того и автор заявки видит этого «тормоза» и может просто переговорить с его начальством, сославшись на задержку согласования в СЭД, в основном после этого даже самые жёсткие тормоза начинают шевелиться.
bondbiq, поделитесь, пожалуйста, как на вопрос, где вы видели эффективно налаженную бюрократию, вы отвечаете про ЭД, который налажен хорошо?

Во-вторых, уважаемый bondbiq, «притензии есть к людям» это всегда аргумент ну не очень профессиональных менеджеров. Эти менеджеры, прочитав 10 и одну книжку про менеджмент с удивлением обнаруживают, что принципы, изложенные в МБА и действительность несколько разные вещи. Вместо того, чтобы признать неадекватными принципы, признается неадекватной действительность.

Проще говоря, говоря про неэффективность СЭДа я учитываю существование пользователей.

Видимо, бессознательная ненависть к людям и заставляет специалистов по внедреню собственный идиотизм аргументировать нежеланием сотрудников выполнять свои обязанности.

при этом сотрудники вполне вероятно действительно не выполняют свои обязанности.
Во-первых, Роман, потрудитесь писать чужие ники без ошибок.
Во-вторых, ЭД — это ядро бюрократии.
В третьих — я ни разу не менеджер ). Оскорбительное словечко.
В четвертых — да, у моего текущего работодателя эффективно налажена бюрократия, на основе СЭД.
я ваше имя копирую. ;)

Что такое бюрократия, тогда так.

ну и само противоречие:

«Претензии есть к людям, которые плюют на свои обязанности и задерживают согласования/работы, ну тут уже СЭД бессилен»

Ну и со своей стороны замечу, что 3 дня согласования, это охрененно много. В большинстве организаций согласовываются за 4-5 часов. У них, как ни странно, нет СЭДа, а их численность хоть и меньше 15к, зато ненамного. :)
плохо копируете. ;)

Противоречия не вижу. Таких случаев/людей могу пересчитать по пальцам одной руки. Большая часть заявок/документов низкой и средней важности согласовывается в течении 2-3 часов, при том, что цепочки согласующих достигают 10-12 человек, а порой и больше.
Серьёзные вещи могут согласовываться неделями и месяцами, но это не минус бюрократии, а ее плюс, т.к. плохо проверенные решения не проскочат, итог работы будет выверен до мельчайших деталей и очень подробно задокументирован. Я лично прусь от такой системы, все решения трезвые и выверенные по максимуму.
Вы опустили один наиболее важный момент — скорость работы с бумажными и электронными документами. Трудно поддается учету, но даже экономия 1 часа в день нескольких топ-менеджеров компании может уже окупить внедрение СЭД. Время — это очень дорого.
вы не учитываете уже затраченное время этих же топов на согласования внедрения СЭД. :)
Участвовал на нескольких российских проектах по внедрению СЭД (крупных и средних). Часто в итоге получается так, что происходит дублирование действий, т.е. бумажный документооборот остается + к этому еще добавляется электронный. От этого и падает производительность труда. Сложилось впечатление, что полностью электронный документооборот в Росси на данный момент — это утопия.

В статье, кстати, не указаны существенные плюсы СЭД:
— это возможность быстро найти документ как по многочисленным атрибутам, так и с помощью полнотекстового поиска.
— всевозможные отчеты (их ведь гораздо проще и быстрее готовить в автоматическом режиме, чем руками).
Согласен по поводу первой части. Об этом и пост.

Поиск и отчеты можно строить с помощью примитивных учетных систем или даже Excel. Я имел ввиду системы класса ECM.
Так происходит потому что СЭД еще не доказала свою надежность. Должно пройти значительное время стабильной работы. Любые ошибки разработчиков, временная недоступность сервиса — огромный минус к надежности.
«Примеров, когда система электронного документооборота существенно повысила производительность труда, у меня нет. Зато огромное количество примеров, когда после внедрения СЭД производительность труда падала, бывало даже в разы. „
Ну все-таки я бы не рекомендовал такое писать. :)

Когда я впервые столкнулся с желанием ряда организаций внедрять у себя ERP, СЭД и прочую ерунду, я потратил достаточно много времени и сил с целью убедить в бесперспективности этого направления. К сожалению, большинство из них меня не послушало и внедрило.

Тогда я понял реальную цель внедрения — в большинстве случаев после внедрения организацию стремятся продать. :) Не всегда успешно, но всегда пытаются.
Повышение капитализации компании — это все-таки результат внедрения ERP. Внедрение СЭД существенно на стоимость компании обычно не влияет, если конечно документооборот это не основная деятельность компании.
СЭД это инструмент контроля, для крупных организаций при реализации новых проектов контроль важен.
как не влияет? в среднем плюс 8% к стоимости акций, сразу же после внедрения SAP R3
реальный случай был, когда компания оплатила саповые лицензии и внедрение, подписала все документы о внедрении, а когда счастливые от такого клиента внедренцы спросили «когда ж внедрять то будем», их грубо послали — бумаги о внедрении были нужны ровно для выхода на IPO и не для чего больше
Так я про ERP-системы не спорю. R3 это ведь ERP-система.
СЕД обычно автоматизирует не основную деятельность предприятия, поэтому ее наличие или отсутствие мало отражается на стоимости выпускаемого продукта, а значит и на капитализации.
Вы так упорно лишаете себя работы, что можно подумать, будто вам за это платят.
Работы я не лишусь, так как в данной статье не рассматривал такие цели проектов как: получение откатов, повышение имиджа компании и д.р.
Проекты по СЭД были, есть и будут.
Согласен, проекты данного типа не исчезнуть даже, если не брать во внимание откаты т.к. автоматизировать есть что. Проблема в том, что это делают не там где надо, а если и делать в нужном месте — то через пятую точку т.к. профессионалов мало. А мало их потому, что исполнитель не сильно нуждается в них т.к. свой откат он в любом случае получит.
Т.е. по вашему СЭД внедряется для откатов и имиджа, а все остальные цели можно достичь и бумажным методом?

Но ведь есть действительно реальные выгоды от внедрения. На мой взгляд только электронный формат позволяет проводить анализ документооборота в целом и непрерывное его оптимизировать, а в случае изменения схем это самый быстрый способ для изменений.
А можно узнать про четвертый пункт?
Каким образом была сокращена возможность потери документов?
1. Ограничение доступа к документам (физически) — например магнитные карты для входа в отдел документооборота
2. Личная ответственность за сохранность документа — за кем документ числится, тот и за него отвечает.
3. Реестры передачи документов — физическая передача документов под роспись. Очень дисциплинирует.

Это самые популярные методы.
Голый СЭД, без тайм-менеджмента, интеграции с почтой и органайзера мало полезен. А вот всё в купе позволяет очень быстро войти в проект стороннему человеку. Работал в фирме где работало около 1000 человек. Ведёшь проект, нужна например по проекту консультация юриста, она просто подключается к электронной версии проекта и получает доступ к документам, планам реализации проекта, резюме протоколов встреч и переписки. Юрист быстро (в обозначенный срок) даёт своё видение вопроса и выходит из проекта, проект развивается дальше. Без автоматизации, юрист может сказать положите документы по проекту вон туда и благополучно про них забыть, а когда вспомнит то может не найти нужной бумажки и опять же забыть на время про проект и это превратится в хождение по кругу.

Т.е. на предприятиях нужна система управления проектами, а не голый СЭД.
В теме "… не стоитЬ делать" исправьте.
Откуда стока писимизма?

а скорость поиска документа в архиве? это по Вашему ни разу не плюс? даже если в Вашей организации где «в принципе не теряются документ»?

и документооборот это не только бумажное передвижение, на нем завязаны и исполнительская дисциплина, и согласования и т.д.
1. По поводу организации из 1000+ сотрудников. Университеты и научные институты вполне себе живут и без электронного документооборота, живут по методам 40 летней давности. Бюрократии много, но все технологические процессы четко прописаны и неразберихи за гранью разумного обычно нет.

2. Основные достоинства СЭД с т.з. административного управления:
а) уменьшение человеческого фактора
б) возможность оперативного контроля за выбранным производственным сегментом
в) снижение коррупционной составляющей путем разрыва устоявшихся связей между отдельными исполнителями
г) ускорение ряда административных процессов

3. Внедрение СЭД открывает новые возможности для оптимизации административных процессов.
Более плотная загрузка копировальной техники увеличит риск поломки, а не уменьшит. По моему опыту чаще техника ломается от износа, чем от вредительства.
Мне кажется, что увеличивает количество поломок в единицу времени.
Но если говорить о количестве поломок на 1 мл. напечатанных страниц, то риск поломки уменьшается.
скорее от неквалифицированного использования и самостоятельного «ремонта»
Ситауция с множеством провальных проектов автоматизации (ERP, документооборота) объясняется довольно просто.
Один человек, занимавшийся такими задачами, страшно вспомнить, с 70-х годов (тогда это называлось АСУ — «Автоматизированные системы управления») сказал мне как-то очень простую истину:
«Это большая ошибка считать, что от внедрения АСУ (а сейчас бы сказали ERP) сразу наладится вся организация в компании. Такие системы только лишь ускоряют уже имеющиеся в компании процессы. То есть если компания была успешная и правильно управляемая еще до начала внедрения, то после установки такой системы в ней скорее всего все станет еще лучше. А вот если в ней был бардак изначально, то с внедрением такой системы бардак не выправится, наоборот, он быстро превратиться в „идеальный хаос“.
И не АСУ (ERP, система документооборота) в этом виновата. Машина не умеет думать. Garbage-in — Gargabe-out. Мусор на входе — мусор на выходе. Просто процесс нарастания бардака точно также интенсифицируется, как и процесс нормального управления в хорошо организованной компании.»

Думаю что причина тут. Хаос в организации документов легко переносится и в систему электронного документооборота, только становится еще боле хаотичным.
Полностью согласен!
Основным условием любой автоматизации, должны быть отлажены бизнес-процессы.
Если с процессами все впорядке, то сразу видно что и до какого уровня можно автоматизировать.
Вы ничего не говорите об обучении сотрудников и рядом проблем с этим. Думаю, в большинстве своем, любой проект созданный сторонней организацией имеет низкий коэффициент работоспособности именно по этой причине.
Согласен с Вами.
Про обучение отдельный пост как-нибудь напишу
UFO just landed and posted this here
Оптимизировать процессы, без внятных параметров, статистики и учета — как правило бесполезно.
А правильный учет и подсчет параметров не может быть не электронным.
это какое-такое госучереждение стремится работать эффективней, тратить меньше денег, производить меньше бумажек и кормить меньше сотрудников?
ИМХО, от всех бумаг никакая организация не избавится никогда. Просто с ходу примеры: счет-фактуры, накладные, заявления об отпусках-командировках-отгулах, требования, авансовые отчеты, лимитно-заборные карты, и куча других. И везде нужно не меньше 2-3 подписей начальства. Одно дело — офисная контора, совсем другое — производство…
Автор, спасибо за пост. Сам пишу дипломную работу по экономической специальности, в качестве одного из путей снижения управленческих затрат предложил использовать СЭД, в качестве примера для расчетов экономической эффективности использовал вот этот материал http://www.bishelp.ru/uprbiz/avto/document.php
Отличная статья! Спасибо!

Это пример того, как можно эффективно налаживать производственную систему, при этом оптимально использовав средства компании.

Я думаю вам будет интересна книга Джеффри Лайкера — ДАО ТОЙОТА, 14 принципов менеджмента ведущей компании мира. В ней рассказывается о TPS (Toyota Production System).
Спасибо!
Обязательно прочитаю.
Раз у автора такой богатый опыт внедрения, хотелось бы увидеть непредвзятый обзор различных СЭД.
ну судя по теме топика, обзор будет из одного слова: «все они почти убыточны» )
Да правильно автор говорит. Там такие цены просят, что дешевле сделать на основе гугл док + api + внешняя обработка документов.
Попробую как нибудь составить.
Only those users with full accounts are able to leave comments. Log in, please.