Расскажу вам свой кейс, как я с партнёром ушёл в минус на 7 миллионов рублей в производственном бизнесе.

Когда мы только начинали бизнес, то делали совсем простое планирование: считали себестоимость изделия, сколько мы заработаем денег с одной продажи и за какой срок одно изделие будет готово.

Декомпозировали процесс производства на части: покупка металла, порезка, сварка, обработка и т.д. Весь процесс длился 2 недели, решили взять срок в 1 месяц с запасом и стали обещать его для всех клиентов.

Мы не учли, что все изделия выстраиваются в очередь. Был бурный рост продаж, производство не вывозило растущий объём, а всем клиентам мы озвучили срок месяц.

В результате мы ушли в минус на 7 миллионов рублей. Нашли ментора, который за треть компании принёс нам инструменты управленческого учёта. Это были три «кровавые» Excel таблицы: ДДС, бюджет и баланс.

Да, теперь мы наконец увидели, что прибыли нет из-за плавающих сроков. Но для поддержания таблиц мне приходилось тратить 1,5 часа в день, чтобы вручную заполнять 250 строк в Excel. Хотя уже после 10 минут я закипаю.

В итоге получилось, что вместо решения стратегических задач я занимался ведением табличек. Это было важно и нужно, но тратило слишком много моего личного времени.

Почему агентский бизнес без табличек — это рулетка

Агентская модель кажется простой: взял клиентов, нанял исполнителей, разницу между ставками забрал себе. Но на практике это постоянные качели. Стоит кому-то из сотрудников заболеть, как приходится закрывать проект своими руками. А если клиент задержал оплату, то можно попасть в кассовый разрыв.

Именно поэтому я с первого дня решил, что нужно вести учёт финансов. Мы настроили отчёт о движении денежных средств (ДДС), потом добавили платёжный календарь и P&L. Выглядит это в виде красивых дашбордов.

Теперь мне стало спокойнее, почувствовал больше контроля. Если календарь показывает минус в конце месяца — у нас есть время усилить продажи, дозакрыть клиентов или сократить косты. Мы обсуждаем это на партнёрских встречах каждую неделю, поэтому не ждём конца месяца, когда уже нельзя будет ничего исправить.

Фактор случайности никуда не делся: сделки иногда срываются, или неожиданно прилетают новые контракты. Но теперь агентство — это не рулетка, а система, где я понимаю, сколько мы зарабатываем и что мы можем сделать, чтобы прийти к желаемым цифрам.

Как машинки помогли выявить лучших продавцов

Когда я работал исполнительным директором в Smartykids, в нашем отделе продаж было 12 менеджеров. Мы пытались по-разному мотивировать продавцов и фокусировать их на результате.

У нас в офисе был установлен колокол. Когда приходила оплата, ответственный за оплату менеджер шёл и бил в колокол.

Также мы купили магнитную доску и расположили на ней 12 машинок. У каждого менеджера был месячный план в 1 млн рублей. Каждый день на планёрке менеджеры двигали эти машинки. Так все видели, кто сколько продал в этом месяце.

Вначале это работало хорошо. Продавцы включились, стали бодрее выполнять планы. Но постепенно рос дух соперничества, и спустя 3 месяца отстающие продавцы стали выгорать. С большинством из них мы в итоге попрощались.

Это пример простенькой визуализации, которая фокусировала сотрудников на результат. Для таких экспериментов вам даже не нужны навороченные дашборды. Можно начать с простых инструментов, которые под рукой.