Казалось бы, что такого сложного в организации коллективной печати в офисе? Подключил принтеры к локальной сети, предоставил всем, кому требуется, доступ к ним — и дело сделано! Но при таком упрощённом подходе, когда все пользователи печатают, когда им надо и что им хочется, обязательно возникают издержки из-за нерационального использования расходных материалов и ресурса устройств, но иногда к этому добавляются и более серьёзные проблемы, связанные с безопасностью информации на уровне отдела или даже компании в целом. И тогда последствия для бизнеса могут оказаться гораздо более плачевными. Ниже мы расскажем, какие проблемы с обеспечением конфиденциальности могут возникнуть в офисном документообороте и какие средства защиты информации может предложить рынок.

Привет, GeekTimes! Расходы на печать, пожалуй – самая серьезная проблема, cвязанная с содержанием и использованием парка печатающих устройств. Нет такой компании, которая не стремилась бы снизить стоимость одного отпечатка бумажного документа. И нет такого дилетанта от ИТ, который бы не имел рецепта экономии.

Между тем, добиться реальной (и эффективной, не за счет качества печати или надежности техники) экономии можно благодаря соблюдению нескольких простых принципов.

Привет, Гиктаймс! Решение проблем, связанных с созданием и обеспечением корпоративных инфраструктур печати, начинается с их мониторинга. Отслеживать состояние устройств печати настоятельно рекомендуется даже в том случае, если компания невелика и все ее потребности закрывает одно единственное сетевое МФУ с общим доступом. Даже в этой ситуации можно в один прекрасный день остаться вообще без принтера, занявшись поисками способов ремонта «по факту». Если же в организации имеется полноценная инфраструктура из нескольких (будь то 10 или 100) принтеров и МФУ, то аудит такого парка – задача не из простых. И здесь не обойтись без специальных программных решений и сервисов, о кторых и пойдет речь под катом.

Давно провозглашенная эра без бумаги упорно не наступает. Не получается: планшеты, смартфоны и ридеры не убили бумажные книги, а электронный документооборот не в состоянии пока что заменить классический. Это означает, что рынок принтеров и МФУ, хотя и терпит удары, но всё еще на ногах, и даже нокдауна ещё не пережил. В больших и маленьких компаниях продолжают печатать документы, причём иногда в огромных количествах. А проблемы, связанные с организацией этого процесса (печать документов в банке или компании, которая занимается оптовой торговлей – настоящий бизнес-процесс) остаются, и могут быть весьма болезненными.