Много всего говорится, да не всё в дело годится

Ранее я уже рассказывал про такой брак в потоке задач, как «НЕфункциональные задачи»^[1].

Сейчас я хочу описать «псевдозадачи» - ещё один вид брака потока задач. Объяснить, что это такое? Разъяснить, как определить «псевдозадачи»? Ведь они имеют все необходимые обязательные атрибуты «задачи».

Целесообразность этого заключается в том, чтобы исключить Имитацию Бурной Деятельности – ИБД, разрастание формализма и бюрократизма.

Псевдозадача — это, по сути, задача ради задачи – самоцель.

Как правило, такие задачи:

Не искал бы в селе, а искал бы в себе

В предыдущей статье «Функциональные и НЕфункциональные задачи» я рассказал про НЕфункциональные задачи и про то, что с ними надо бороться.

А чтобы понять, как это делать, надо разобраться, откуда они берутся? Как они возникают?

Это весьма непраздный вопрос, учитывая, что НЕфункциональные задачи влекут нерациональное расходование ресурсов, увеличение затрат и, как следствие, снижение производительности интеллектуального труда, а их доля, как правило, неуклонно и самопроизвольно стремится к возрастанию.

Ответ на этот вопрос необходим, чтобы выработать механизмы противодействия появлению и росту НЕфункциональных задач в общем потоке задач организации.

НЕфункциональные задачи порождаются внутри организации — её сотрудниками, включая руководителей.

Одни порождают НЕфункциональные задачи умышленно, другие — не умышленно, не намереваясь нанести вред. Умышлено больше там, где много политики. Чаще, не умышлено.

НЕфункциональные задачи обычно являются следствием:

Лишь теория решает, что мы ухитряемся наблюдать!

Эйнштейн Альберт^[1]

Название моего блога начинается со слов «управление сложностью». Проблема возрастающей сложности мира и, как следствие, организаций^[2] была обозначена в «Прологе» к блогу^[3].

Там я описал эту проблему и констатировал, что «наступил кризис управления сложностью». Затем сформулировал главный проблемный вопрос блога: как управлять сложными организациями при возрастании их сложности (разнообразия)?

В итоге заключил, что «пока не будет получен ответ на него, избежать возрастания хаоса, неопределённости и энтропии в мире будет невозможно»^[4].

И в завершении написал: «столкновение с этой проблемой в моей практике менеджмента и стало прологом для разработки мною Технологии Управления Задачами (ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM^®) и толчком для написания блога».

Думаю, сейчас пришло время подвести итог и ответить на вопрос: почему Технология управления задачами (ТУЗ) – это управление возрастающей сложностью организаций, а, отсюда, и сложностью вообще?

Ответом на данный вопрос, я постараюсь убедить вас в том, что благодаря разработке ТУЗ мне удалось найти способ преодоления проблемы «управления сложностью». Что ТУЗ – это как раз именно то, что требуется для этого. Что это чёткий и однозначный ответ на вопрос: как управлять сложными организациями при возрастании их сложности (разнообразия)?

Теперь я твёрдо могу сказать: путём применения Технологии Управления Задачами (ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM^®). И это я вам сейчас обосную. И пусть кто-нибудь опровергнет мои доводы или поставит их под сомнение.

Не тот стрелок, кто стреляет, а тот, кто попадает

Теперь, когда мы знаем, что такое задача и что не является задачей, думаю, стоит изучить, какие задачи являются функциональными, а какие - НЕфункциональными?

В управлении потоком задач существует проблема разделения задач на функциональные и НЕфункциональные.

Функциональные задачи — это такие задачи, выполнение которых на определённом промежутке времени фактически продвигает нас к достижению заданных — желаемых целевых результатов — целей.

Они жёстко связаны с целями через безусловную причинно-следственную логическую связь, благодаря которой без их выполнения достичь целевых результатов объективно невозможно. Из-за этой логической связи их просто нельзя отбросить и проигнорировать.

Если мы хотим достичь целевых результатов, то нам надо выявлять и выполнять функциональные задачи, а не отказываться от них. Не пытаться их проигнорировать или избежать. Не выполнение функциональных задач — всегда означает не достижение целей. Отказ от них — отказ от цели.

Часто выполнению функциональных задач нам мешают НЕфункциональные задачи.

И красно, и пестро, да пустоцветом

НЕфункциональные задачи — это противоположность функциональных задач. Это те задачи, которые на текущем отрезке времени никакого вклада в достижение заданных — желаемых целевых результатов не делают.

Они в текущем периоде времени никак не связаны с целями организации, не ведут к достижению этих целей или даже противоречат им. Их невыполнение никак не повлияет на достижение целей.

Ранее, в статье «Что такое задача?» я описал требования, которые позволяют идентифицировать главную сущность менеджмента^[1] – «задачу», отделить её от других сущностей.

Сейчас, думаю, стоит ответить на вопрос: что не является задачей?

Это необходимо, чтобы определять задачу, действуя от противного – методом исключения.

Задачей не является всё то, что не соответствует определению, данному в статье «Что такое задача?». Что не отвечает всей совокупности указанных выше обязательных атрибутов. Одновременно и определению, и всем названиям атрибутов.

И главное задачей не является то, целевые результаты выполнения чего не описаны качественно или количественно, чтобы можно было в дальнейшем однозначно оценить степень достижения целевого результата задач (ЦРЗ) и, как следствие, степень её выполнения.

То есть всё то, результаты чего не измеримы (не оцениваемы) - не является «задачей».

До тех пор, пока мы не опишем качественно или количественно ЦРЗ, которого мы хотим добиться путём выполнения чего-либо, мы будем иметь не «задачу», а скорее, что-то такое, что можно описать следующими словами: «мечта», «хотелка», «желание», «потребность», «задумка», «замысел», «идея» и т. д.

Качественное или количественное описание целевого результата задачи вносит конкретику в труд^[2]. Именно целевой результат уточняет содержание задачи, в том числе её наименование (амбицию), определяет её границы и ёмкость.

Описанный ЦРЗ отражает нашу амбицию, т. е. притязание на что-либо, предопределяет объём действий по выполнению задачи, необходимый уровень усилий, сложность, количество затрачиваемых ресурсов, необходимую степень подготовки.

В статье «Что такое задача?», я описывал, что задача должна обладать обязательными названиями атрибутов, одним из которых является название атрибута: «Целевой результат задачи» (краткое обозначение – ЦРЗ).

В той статье я указал, что целевой результат задачи должен определяться как ответ на вопрос: что получим в результате выполнения задачи?

Давайте разберёмся с этим атрибутом более подробно. Изучим, что такое целевой результат задачи?

Это позволит нам в дальнейшем правильно его формулировать, а, соответственно, ставить задачи.

На самом деле, целевой результат задачи — это цель. Так как по общему определению цель – это желаемый результат, выраженный качественно или количественно^[1].

То есть целевой результат задачи (цель) – это качественное и/или количественное описание желаемого конечного состояния и/или положения известного объекта^[2], на который или в отношении которого осуществляется воздействие, или который получается в результате воздействия на один или несколько других объектов.

Описание должно быть таким, чтобы по нему можно было однозначно оценить, достигнут выполнением задачи её целевой результат или нет.

Но это всё равно не даёт нам точного понимания того, что такое целевой результат задачи. И многих это запутывает.

Так вот, если будет проще для понимания, то я предлагаю такое описание атрибута «целевой результат задачи».

ЦРЗ – это всегда такое желаемое состояние и/или положение известного объекта, которое можно почувствовать одним или несколькими органами чувств человека: осязанием, обонянием, слухом, зрением, вкусом и т. д.

От маленького камня и большой загрохочет; маленькими делами большие делаются

В статье «Чем задача отличается от цели?» мы разобрали различия между сущностью «цель» и сущностью «задача».

Есть ещё одна сущность, от которой надо чётко отделить «задачу». Это сущность – «действие».

В статье «Что такое задача?» я писал: «Для того чтобы приступить к выполнению задачи её надо декомпозировать до уровня действий. Крупные (ёмкие) задачи, декомпозируются на более мелкие задачи, те в свою очередь – ещё на более мелкие, а задачи самого нижнего уровня – декомпозируются на действия».

Здесь довольно часто возникает вопрос: чем задача отличается от действия?

Раньше этот вопрос ставил меня в тупик.

Когда меня спрашивали: нужно ли фиксировать в качестве задачи всё, что делается? Каждое наше действие. Я не знал, что на это ответить.

Не знал, как соизмерить задачу и действие? Как их чётко разграничить, чтобы не мешать друг с другом? Не мог объяснить, на каком уровне декомпозиции мы ещё имеем дело с задачей, а на каком – уже с действием? В какой момент нужно завершать декомпозицию задач?

Сформулировать ответы на эти вопросы нужно было. Иначе эти понятия будут смешиваться, отождествляться и, тем самым, создавать путаницу.

Более того, сущность «действие» — это тоже очень важная сущность, участвующая в управлении потоком задач. Особенно в выполнении бизнес-процесса «Обеспечить воспроизводимость выполнения запоточенных задач» (кратко - Воспроизводимое выполнение ЗЗ)^[1].

Поэтому отвечаю.

Задача отличается от действия:

В статье «УПЗ – это «”менеджмент”» я указал, что согласно метода статистического анализа процессов^[2] при выборе показателей качества, используемых для управления процессом, необходимо придерживаться следующих условий:

1. значения показателя должны правильно отражать состояние процесса,

2. следует минимизировать побочные эффекты,

3. отбор и измерения должны быть экономичными.

Из этого перечня третье условие вызывает наибольший интерес.

Оно рождает проблемный вопрос: каким образом при выборе показателей качества процесса «менеджмент» (сутью которого, по моему мнению, является управление потоком задач) выполнить такое условие, как «отбор и измерения должны быть экономичными»?

Как я уже говорил, предпосылкой появления данного вопроса является то, что задач в организации мириады^[3], их учёт и фиксация – это очень трудоёмко и трудозатратно.

Задачи рождаются каждую секунду жизни организации. Они постоянно меняются. Одни ставятся, другие закрываются выполнением, третьи отменяются, четвёртые переносятся и т. д., и т. п.

Разнообразие задач зашкаливает. Одни задачи из области маркетинга, другие из области продаж, третьи из области финансов, четвёртые из области закупок и т. д.

Есть задачи дискретные, есть эпизодические. Также есть процессные, целевые и авральные задачи. Они «сыплются» в поток непрерывно, без остановки. При этом напор потока задач^[4] то увеличивается, то уменьшается.

Особую трудность вызывают запоточенные эпизодические задачи (ЗЭЗ). Как я уже говорил^[5]: «в организации с устоявшейся средой “процессы”^[6], по моим оценкам, в общем потоке задач доля ЗЭЗ самая большая, более 80%».

В разделе «Введение в Управление Потоком Задач» и затем в статье «Что такое задача?» и в дальнейшем везде я говорю и буду говорить, и более того буду доказывать, что именно задача, а не цель, является главной сущностью менеджмента.

Кто-то может возразить, что я ошибаюсь. Скажет, что главная сущность – это цель. И что цель и задача – это одно и то же. Вот даже величайший теоретик менеджмента Питер Ф. Друкер предложил метод «управление по целям» (Management by Objectives, MBO).

Я однозначно этому возражаю. Считаю, что это не так.

Более того, утверждаю, что в менеджменте как раз нужно сместить внимание с «целей» на «задачи» и тогда многое встанет на свои места. Обосновываю это в блоге.

Когда мы поймём, что у системы должна быть не цель, а задача. Что система создаётся не для достижения целей, а для выполнения задачи. Когда мы уясним, что задача – это частичка «труда», а труд – это выполнение задач. Когда разберёмся, что нужно управлять не процессами, а процессными задачами, не целями, а целевыми задачами. Когда выясним, что проект – это не задача, а лишь организационная форма рывкового выполнения отдельных целевых задач. Пазл сложится.

Выстроится стройная система управления потоком задач. Которая станет надсистемой для систем процессного управления, проектного управления и много другого.

Именно в осознании того, что «цель» и «задача» — это разные сущности, и лежит, по моему мнению, прорыв в теории менеджмента и более того в теории систем, в управлении сложностью.

В далёком 2004-м году, когда я начинал использовать в своей практике управление по задачам, я этого не осознавал. Думал, что управление по задачам – это лишь один из методов управления одной из сфер организации. Наравне с управлением проектами, процессами и т. д. Так его и применял в своей практике управления. До поры до времени.

Я утверждаю, что задача – это основная (базовая, главная) абстрактная сущность менеджмента. Именно ей оперирует система управления потоком задач.

Под «менеджментом» я понимаю процесс «менеджмент», а именно управление потоком задач.

Теперь можно перейти к прояснению вопроса: что такое задача?

Во втором разделе своего блога я описал задачу в качестве ключевой и самой главной — первичной сущности управления (менеджмента).

В предыдущей статье обозначил, что задача — это X‑фактор управления, хотя является его квинтэссенцией. Сказал, что «если на всё посмотреть через призму задач, всё выстраивается в общую гармоничную логику. В стройную и понятную систему управления потоком задач (УПЗ), функционирующую по технологии управления задачами (ТУЗ)».

Сейчас я хочу обобщить и ещё раз обсудить вопрос: почему всё‑таки задача?

Сделаю это для того, что дать комплексное — обзорное представление о том, почему задачу надо ставить во главу угла управления, сделав её главной сущностью. Что это даёт. И почему именно такой ракурс позволит разрешить многие проблемы менеджмента. Надеюсь, благодаря моему акценту на этих вопросах, у вас появится полное понимание и осознание того, что концентрироваться надо на управлении задачами.

Словом, начнём.

X‑фактор — это в реальности наличествующий, действующий и влияющий ключевым образом фактор, но по каким‑то причинам не уловимый и не замечаемый, не учитываемый и не принимаемый во внимание и в расчёт, из‑за чего на нём не делается акцент.

Исходя из названия статьи, «задача» — это и есть такой X‑фактор в менеджменте (управлении).

Но парадокс заключается и в том, что «задача» не просто X‑фактор, а ещё и «квинтэссенция» менеджмента.

Встаёт вопрос: почему задача — это X‑фактор управления и его квинтэссенция?

То, что задача — X‑фактор, я обнаружил, когда писал статью «Что такое задача?«^[3] и искал определение задачи. И, как ни странно, не находил. Из‑за чего писал: „Сначала я хотел взять уже имеющееся понятие „задачи“. Думал, раз оно не сходит с уст, и все его применяют, значит, оно должно быть. Каково же было моё удивление, когда я не смог найти в Интернет однозначного определения задачи. Такого вот, чтобы было чётко дано: „задача — это то‑то и то‑то“. Чтобы можно было по этому определению её идентифицировать и отделить от других сущностей. Не нашёл“.

В указанной статье, конечно же, я разобрал эту проблему, можете почитать. Но «на ус намотал». Отметил — неспроста это.

Затем я на это обратил внимание в том же разделе в статье «Чем задача отличается от цели?«. Там я задавался вопросами: „Все же руководители и не только руководители постоянно применяют фразы: „поставил задачу“, „наша задача“, „я озадачил подчинённого“, „выполнение задач показало“, „лишить премии за невыполнение задачи“ и т. д. Не уж‑то они не осознают, что главное — это задача. Постоянно этим оперируют и не осознают?“.

В статье «УПЗ – это «МЕНЕДЖМЕНТ»^[2], я обозначил, что «МЕНЕДЖМЕНТ» — это процесс. Обосновал, что он перерабатывает «ЗАДАЧИ»^[3], то есть его исключительным содержанием является управление «ПОТОКОМ ЗАДАЧ»^[4]. 

Указал на то, что единственными и измеримыми показателями качества процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» являются показатели того, что происходит с задачами. Что статистика по задачам характеризует состояние процесса «МЕНЕДЖМЕНТ». Что он может быть измерим, может быть охарактеризован имеющими рациональный смысл показателями воспроизводимости только, если рассматривать процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» как УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ. 

Заключил, что, в этом случае, измеримым результатом процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» будет производительность интеллектуального труда^[5]. Уровень производительности интеллектуального труда можно установить и измерить^[6]. Что позволяет выполнить первый из четырнадцати пунктов программы Деминга: постоянство цели.

Затем, в статье «Изменение системы управления для измерения процесса «МЕНЕДЖМЕНТ»^[7],  я описал, как надо изменить систему управления организацией, чтобы специально измерять (то есть осуществлять действия по отбору и измерению показателей качества процесса «МЕНЕДЖМЕНТ») не требовалось вообще. Указал, что для этого надо применять изобретённый мной Реестр процедур (РП).

Рассказал, что, если мы наладим менеджмент (управление потоком задач) посредством Реестров процедур (РП), упакованных в АСУЗ^[8] (в РЕЕСТРÓМ), то такое изменение, приведёт к ненужности усилий на измерения. Но при этом измерение будет осуществляться полностью – автоматически – без трудозатрат. А, следовательно, оно будет экономичным.

В вводной статье к разделу 1. «Введение в управление потоком задач» я написал: «В практической же части я синтезирую систему Управления Потоком Задач (систему УПЗ или УПЗ). Доказываю, что УПЗ — это и есть „МЕНЕДЖМЕНТ“.

Затем в статье «Что не является задачей?» я обозначил: «Управление появляется только там, где формулируются задачи с целевыми результатами. Я считаю, что в этом как раз и заключается работа руководителей — в формулировании и делегировании задач с целевыми результатами — в управлении потоком задач. А управление потоком задач — это и есть МЕНЕДЖМЕНТ».

Тем самым я покусился на основы — ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА. Осмелился утверждать, что «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ (УПЗ)» — это и есть суть процесса^[1] «МЕНЕДЖМЕНТ», чего не делал никто ранее.

Я же так поступаю не потому, что я просто «дерзкий» или «борзый», а потому что могу это аргументировано доказать. Потому что, посвятил на текущий момент этому вопросу уже более 18-ти лет.

Итак, вопрос: почему УПЗ — это менеджмент? Почему я пришёл к такому заключению?

Ответ нужен, во‑первых, чтобы мне не выглядеть голословным. Во‑вторых, чтобы подвести читателя к мысли: «а что, если это действительно так?». Убедить его в верности этого суждения. Ведь это открывает абсолютно новые возможности в повышении эффективности управления организацией. Вплоть до того, что, с моей точки зрения, в будущем породит «великий симбиоз» организаций и обеспечит «эволюционный взрыв» в развитии обществ^[2].

Для начала давайте разберём, что такое «менеджмент» из существующей теории, описанной в классических книгах по менеджменту.

В Прологе^[1] к моему блогу, я рассказал про возрастающую сложность мира и высказал точку зрения, что наступил «кризис управления сложностью».

Но, если это действительно так, то сложность и кризис должны иметь последствия и не могут остаться незамеченными. Они должны как-то проявляться и в чём-то выражаться. У них должны быть какие-то симптомы. 

Я считаю, что такими симптомами являются также и расширяющиеся сегодня проблемы мировой экономики и кризис существующей модели капитализма^[2]. Но, кроме этого, должно быть что-то ещё в среде организаций.

Следовательно, встаёт вопрос: как сегодня проявляется возрастающая сложность мира и в чём она выражается, во что выливается для организаций? Как её обозначают и описывают?

Ответ позволит констатировать наличие сложности, доказать, что сложность есть, что она возрастает и усугубляет кризис управления сложностью. 

Мы увидим, что способ (метод) его разрешения пока не найден. А всё, что предлагается – это из разряда станьте «суперменами», «бэтменами», «человеками-пауками» и другими «людьми X». То есть «превратитесь в сверхлюдей». Тогда сложность вам будет нипочём. 

Следование этим советам приводит к «тотальному выгоранию» и, как следствие, к «великому увольнению». Что ещё более увеличивает «кризис управления сложностью», создаёт новые опасности, а, соответственно, усиливает потребность в его разрешении. 

Приступим.