Я работаю в крупной национальной компании и занимаюсь вопросами выбора и внедрения информационных систем. Передо мной стояла задача выбора системы электронного документооборота для нашей компании и в результате этой работы хочу поделиться полученным опытом. Какую из систем этого обзора мы выбрали раскрывать не буду, тем более, что у каждой компании свои предпочтения и принятое решение для нашей компании может быть не лучшим применением в другой компании.

Классический документооборот в средних и крупных предприятиях не является ключевым процессом производственной деятельности. При этом отсутствие автоматизации документооборота или неэффективная автоматизация съедает много времени у сотрудников на согласование и подписание документов. А вы представьте идеальную картину: сотрудник отправляет документ на согласование, и его руководитель за ноутбуком согласовывает документ находясь на совещании, директор департамента согласовывает на телефоне, находясь на деловой встрече, а директор подписывает документ на планшете в такси по дороге в аэропорт. А теперь задумайтесь, что это уже работает во многих компаниях и как это ускорило их деятельность!

В Казахстане рынок СЭД представлен следующими продуктами (формулировка и пунктуация взята с официальных сайтов продуктов и сохранена):

• 1С: Документооборот (Россия)
• Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)
• Е1 Евфрат (Россия)
• Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)
• Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)
• Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)
• Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)
• CЭД Docsvision (Россия)
• Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)
• DIRECTUM (Россия)

Сравнение будем делать по следующим критериям:

1. Юзабилити
2. Функциональность
3. Конфигурируемость
4. Стоимость

Перед тем как начать

Для оценки систем были запрошены демо-версии продуктов, документация, презентации. По результатам были исключены следующие системы в виду невозможности проведения оценки:

• Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)
• Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)

Причина: поставщики не предоставляют демо-версию, документацию, в свободном доступе отсутствуют скриншоты системы.

Юзабилити

1С: Документооборот (Россия)

Рабочий стол (толстый клиент)



Начальная страница (тонкий клиент)



Впечатление: для меня как дилетанта в 1С интерфейс (программировал в 1С 6 версия около 1 месяца в 2004 году, но ни разу не работал как пользователь) показался очень формализованным и откровенно сложным! При выполнении операций заметны временные задержки. В веб-версии приложенные файлы невозможно просмотреть в браузере – обязательно нужно скачивать. Операции в СЭД сопровождаются открытием множества окон.

Е1 Евфрат (Россия)

Главная:



Впечатление: продуманная система с классическим подходом к реализации документооборота (навигация по документам и задачам находится слева, отображение журнала и карточек документов – справа). Имеется подсветка документов в зависимости от статуса. Операции выполняются быстро без ощутимых задержек. Дизайнер маршрутов показался простым и есть опасение, что построение сложных маршрутов не представляется возможным.

Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)

Журнал документов:



Портальная функциональность:



Впечатление: для отечественной (казахстанской) разработки хорошее начало. СЭД включает еще и портал (точнее не портал, а фиксированное количество разделов на выбор для публикации новостей, дней рождений и т.д.). Основной фишкой СЭД по заявлению разработчиков является то, что нет необходимости прикреплять документ к карточке, потому что карточка уже содержит поле для ввода содержимого документа (хотя такой же подход есть и в других системах, например, в ряде конфигураций IBM Lotus). К скорости работы СЭД нареканий нет. Графический интерфейс воспринимается сырым – вероятно следует подключить дизайнера, чтобы этот момент не напрягал глаз.

Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)

Впечатление: компания IBM в свое время хорошо поработала в Казахстане и это послужило тому, что по госзаказу разработана СЭД для автоматизации гос органов под брендом «ЕСЭДО». В настоящее время любая негосударственная компания может приобрести ЕСЭДО. Графический интерфейс морально устаревший, крайне формализованный. Инструментов по какому-либо значимому конфигурированию СЭД не обнаружено.

Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)

Рабочая область:



Портальная функциональность:



Впечатление: казахстанский продукт. Графический интерфейс современный, так называемый flat-дизайн. Работать с СЭД приятно и назначение той или иной кнопки вопросов не вызывает. Вместе с СЭД идет портал с коробочной функциональностью (с возможностью кастомизации своими силами). ТЕНГРИДОК позволяет работать с форматом файла Microsoft Word в браузере и поддерживает одновременное редактирование файла несколькими сотрудниками.

Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)

Потоки работ:



Впечатление: разработчик заявляет, что вы покупаете платформу, которая может все (управление проектами, контентом и т.д.). При работе с платформой не возникает ощущения платформенности, а скорее ощущение наличия нескольких подсистем. Идея заложена хорошая, которая требует значительного наращивания функционала и гибкости. Демо-стенд работает крайне медленно (возможно из-за загрузки канала хостинга ARTA SYNERGY)

CЭД Docsvision (Россия)

Впечатление: данная СЭД – один из лидеров на российском рынке, но на рынке Казахстана представлена слабо. Docsvision – это толстый клиент, который встраивается в веб-браузер. Графический интерфейс современный, удобный в использовании, но с сюрпризами: реквизит выбора сотрудника требует привыкания и в целом нужно смириться, что кликать по несколько раз для выполнения операции – это повседневная реальность. К сожалению, даже на демо-данных все жутко тормозит.

DIRECTUM (Россия)

Папки документов:



Впечатление: много кнопочек. Функционал формализован и для выполнения той или иной задачи нужно задуматься где и что нажать, куда перейти. Систему нельзя назвать современной и отзывчивой к пользователю.

Функциональность

Сравнение функциональности каждой СЭД представлена в таблице ниже.

Сравнение функциональности СЭД

В этой таблице могут быть ошибки, т.к. вендеры используют свою терминологию, функциональные возможности при одинаковом наименовании отличаются.

Стоимость

Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки указаны ниже.

Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки, в тенге

[1] Базовая комплектация
[2] Базовая комплектация
[3] Стандартное внедрение с трудозатратами 0,5 чел/месяц
[4] Обучение проводится посредством вебинара
[5] В течении 9 месяцев

По отношению к ценам на российские системы была выполнена конвертация валюты исходя из курса 5,5 тенге за 1 рубль.