Средняя цена билета на TechCrunch Disrupt 2000-3000 долларов, а посетить Ad Tech стоит 1500 долларов. Огромная сумма, особенно в наше непростое время. Конечно, не все технические конференции столько стоят. На многие из них цена очень даже демократичная, и чаще всего начинается от 200 долларов. Но даже и с такой ценой, многим может показаться, что организаторы получают сверхприбыли. Давайте вместе попробуем разобраться, так ли это?




Давайте посмотрим на входной билет как на инвестицию. Конференции – это способ для грамотного построения репутации и имиджа компании. Особенно продуктивны конференции при наличии сложных видов услуг и продукции, когда всю необходимую информацию невозможно отразить в рекламе.

На конференции участники могут общаться и обмениваться мнениями, а её главная задача – получить положительный результат от делового общения. Поэтому для компании-организатора очень важно, чтобы конференции проходили успешно.
Организация конференции это организация события определенной тематики, которое следует четким целям и задачам. В зависимости от публики, профессиональной значимости и продолжительности, они имеют свои особенности, которые нужно учитывать.

Довольно просто устроить недорогую и не затратную встречу на 10 человек. Занять какой-нибудь конференц-зал или кабинет в своем офисе, а еду и напитки можно принести с собой из соседнего супермаркета и все пройдет как по маслу. Обычно так и организуют митапы.

Сложнее с организацией встречи на сто человек. Вам нужно найти место с банкетным залом. Университет? Конференц-зал отеля? Повезет, если арендуете не задорого. Стулья у них уже должны быть, потому тратиться на них не придется. С едой все еще проще, но сложнее с ее транспортировкой и подачей. Здесь вам понадобятся добровольцы, а может, и выездной обслуживающий персонал.

С тысячей посетителей все будет куда серьёзнее. Вряд ли получится уместить их в среднестатистическом конференц-зале гостиницы, поэтому придется арендовать ивент-пространства, или павильон «Электрификация» на ВДНХ. Дополнительные вывески, реклама, маркетинг, персонал – все это трата денег, которая тоже закладывается в стоимость билета.
Организуете событие на 10 тысяч человек и больше? Тогда ищите что-нибудь похожее на Лос-Анджелесский конференц-центр. Только подумайте об этом заранее, ведь в подобных местах большинство дат забронировано на год вперед. Цены на организацию летят в стратосферу, как ракеты Элона Маска. Только подумать, бутылка воды за пять долларов!
Страшно представить, какие были бы цены, если бы это организовывала одна компания. Хорошо, что на такие мероприятия привлекают партнеров из одной сферы. Ведь чем делать все самому, проще собраться и организовать все вместе. Большие технологические конференции являются местом для делового общения и привлечения новых клиентов и установления связей/отношений, и чем они больше, тем больше возможностей/тем больший потенциал они будут иметь.
Из чего же получается стоимость билета?

У каждой конференции есть точка равновесия, когда конференция в целом идет от чистого убытка к чистой прибыли. Чем выше ваши цены, тем раньше настанет точка равновесия.
Скажем прямо, что конференция, которая продала лишь 60% билетов – это катастрофа для организаторов, ведь точка равновесия еще не достигнута. Чаще всего, вся прибыль состоит из последних 20-35% проданных билетов. Остальные просто служат оплатой по таким фиксированным статьям как помещение, персонал, еда, спикеры и.т.д.

Организация новой конференции – это рискованное предприятие. Вы никогда не знаете, насколько хорошо будут продаваться билеты. Таким образом, когда вы организуете новую конференцию, вы предполагаете, что продадите 60-75% всех билетов, и хотите при этом получить хотя бы скромный доход. Это делает цены на билеты гораздо выше, чем они могли бы быть; не из жадности, а просто из желания защитить себя от возможного падения продаж. Если конференция прошла успешно даже с этой немного завышенной стоимостью билетов, то в следующем году вы можете просить такую же цену, так как очевидно, что найдутся люди, готовые платить.

«Арендовал помещение, позвал спикеров, раскинул Wi-Fi и все», — подумает неискушенный посетитель. Однако не все так просто, как может показаться на первый взгляд. Давайте рассмотрим, как происходит подготовка к конференции.

Откуда люди узнают о вашей конференции? Если вы не будете говорить о ней, то не узнают. Нужна реклама, например, на тематических и информационных порталах. Билеты на подобные технологические мероприятия редко продаются в кассах «Госконцерта», поэтому нужно организовать продажу билетов онлайн. Где мы будет её организовывать? Правильно, на своем сайте, где будет вся подробна информация о конференции. Или же через специальные сервисы, которые тоже не забудут взять с вас комиссию за свои услуги.

Обычно конференции предполагают выступления с тематическими докладами. Замечательно если вы знаете дюжину хороших спикеров, готовых сделать интересные доклады и выступить. Но народ нужно завлекать чем-нибудь нестандартным, например, известным спикером, или профессионалом в теме конференции. А его нужно разместить, накормить, и в конце концов, заплатить.

Далее в списке аренда помещения и подготовка его к мероприятию. Не все смогли приехать, поэтому неплохо бы организовать онлайн-трансляцию конференции. Это еще и возможность сделать запись, которую потом можно будет продавать тем, кто не успел посетить ивент. Составить карту и расставить стенды партнеров, да так, чтобы никто не остался в обиде. Спланировать расписание выступлений, при этом учитывая пожелания пользователей, ведь на некоторые доклады хочет попасть больше людей, чем на другие, и нельзя чтобы они шли одновременно. И не забыть выделить время для коучингов и мастер-классов!
Люди хотят есть – нужны обеды. Люди хотят пить – вода и кофе-брейки. В конце концов, людям нужен бесплатный вай-фай! Кстати, почему он так тормозит? Наверное, опять сэкономили…

Настройка и защита интернет соединения вкупе с общей информационной безопасностью. Это включает в себя защиту сайта и базы данных посетителей, ведь никто бы не хотел, чтобы после посещения какой-нибудь конференции ему приходил сомнительный спам.

В перебежках от доклада к докладу редко успеваешь наладить деловые связи. After party повысит и имидж конференции в целом, и поможет участникам завести новые знакомства. Организация этого события идет вообще отдельным планом и забирает сил не меньше чем сама конференция.

И это только вершина айсберга. А вы думаете, что посещать хорошо организованное мероприятие слишком дорого?..
Подведем итог. Организация технической конференции чем-то напоминает азартную игру, где есть все шансы потерпеть неудачу. Как в любом деле, тут важен предыдущий опыт и сноровка, чтобы максимально увеличить свою прибыль, которая, скорее всего, вряд ли превысит даже половину.

Подумайте об этом в следующий раз, когда вы будете жаловаться на цену билетов.