Когда мы думаем о таблицах, сразу приходит на ум Excel — этот старший брат всех электронных таблиц, который, несмотря на свои достоинства, часто становится… Но — давайте не будем подсвечивать ничьи недостатки, а лучше поговорим о достоинствах!  Таблицы смело можно назвать визуализацией данных еще со времен древних цивилизаций. Их использовали для учета всего — от ракушек на базаре до золотых статуй в храмах. Современные аналитики хорошо знают истинную ценность таблиц и доверяют им.

Когда мы накапливаем достаточно опыта работы с таблицами в Excel, а исследователь, сидящий в каждом аналитике, топает ногами и требует расширения контроля над данными, — вот тут и начинается наше путешествие в мир BI-систем.

Да, работать с таблицами в self-service системах, таких как PIX BI, удобнее, чем в Excel. Почему? Во-первых, это просто. Все элементы интерфейса интуитивно понятны. Не нужно фантазировать с формулами или изображать из себя мега-специалиста, чтобы увидеть, как растут ваши продажи. Все происходит наглядно, быстро и без лишних нервов.

Во-вторых, BI-системы предлагают интерактивность: можно легко настраивать фильтры, сортировки и даже комбинировать данные без риска испортить всю таблицу. Вся информация собирается в одном месте, как старые, дорогие сердцу игрушки — с уютом и любовью!

Итак, в этой статье я подробнее разберу, как работать с таблицами в BI и какие фишки можно использовать. Конечно, все это на примере продукта, который мы создаем — PIX BI. Открываем двери нового, яркого мира аналитики!

С чего начинается работа с таблицами в BI

Первое, с чего начинается наша работа с таблицами в PIX BI — это создание таблицы. Один клик — и заготовка таблицы уже на дашборде. Второй клик — и таблица наполняется данными! Мы можем легко подключиться к различным источникам: будь то облачное хранилище, база данных или простые файлы Excel. И не нужно переживать, что ваша таблица утонет среди множества ненужных цифр, ведь под вашим руководством система сводит воедино все необходимое, предоставляя структурированный и удобный интерфейс.

При создании таблицы важно помнить о ее интеллекте. В BI-системах вы можете сразу задать параметры: какие данные отображать, как их группировать и сортировать. Это как если бы вы устроили идеальный выезд на шашлыки: выбираете, что взять с собой, а что оставить дома. В результате, под рукой только самое необходимое, а ненужное не отвлекает внимание.

Добавим волшебства и перейдем к форматированию по условию. С помощью нескольких нажатий мышкой вы можете задать правила форматирования: выделить ячейки цветом, изменить шрифт или фон в зависимости от значений. А когда потребуется — сделать в ячейках гистограммы и различные значки-стрелочки.

Например, если вы отслеживаете продажи, вы можете задать правило, что все ячейки с результатами ниже среднего будут окрашиваться в красный цвет, а те, что выше — в зеленый. Это как светофор для ваших данных: вы сразу видите, что требует внимания, а что радует глаз! И чем больше вы работаете с такими условными форматами, тем быстрее ваша таблица становится не просто набором данных, а надежным визуальным помощником — удобным и понятным.

Ныряем в сводные таблицы: фильтры, форматирование и экспорты для глубокой аналитики и построения интерактивных дашбордов

Сводные таблицы — один из самых мощных инструментов для анализа данных на мой (и не только) взгляд. Сводные таблицы позволяют вам агрегировать информацию различными способами, чтобы лучше понимать тенденции и закономерности. Вы можете создавать иерархии, динамически настраивать отображение данных под свои нужды всего за несколько кликов. Например, если вы хотите увидеть, как различные регионы продают ваши товары, сводная таблица позволит вам быстро скомпоновать данные по регионам и категориям товаров, предоставляя ясную картину наглядного анализа. А потом вы прямо на дашборде переместите кирпичики заголовков, и увидите, как строки и столбцы поменяются местами!

Представьте, что вы открываете сводную таблицу с форматированным ячейками, и мгновенно видите, что один из регионов показывает удивительные результаты продаж в определенной категории. Это сразу же замечает ваш глаз, и вы можете быстро сделать выводы или даже откорректировать свои маркетинговые стратегии.

Настраивайте фильтры, сортировку и поиск в таблицах

Следующий важный аспект — это возможности фильтрации, сортировки и поиска. Ваша таблица может содержать огромное количество данных, и без грамотных инструментов навигации это стало бы настоящим испытанием. Но не переживайте! В системе бизнес-аналитики (по крайней мере в PIX BI) вы можете использовать фильтры, чтобы видеть только те данные, которые вас интересуют.

Например, если вы анализируете продажи по месяцам, вы можете установить фильтр на конкретный месяц или квартал и сосредоточиться на этих данных. Также вы можете сортировать данные по различным критериям, будь то размер прибыли, количество продаж или срок выполнения. А если будет нужно, зададите сортировку по любому условию, например, по расчетному показателю. Я это сравниваю с наведением порядка в шкафу. Когда вы раскладываете вещи так, как удобно вам, то вы можете найти то, что нужно, за считанные секунды!

И конечно, функция поиска позволяет вам быстро находить нужные записи без необходимости пролистывать все данные. Хотите найти конкретный продукт или клиента? Начните писать нужное название рядом с заголовком колонки прямо на таблице — и уже с первого символа вы получите запрашиваемую информацию.

Экспорт таблиц из BI в Excel, PDF, CSV

А как же я пока ничего не сказал про экспорт? Еще одна функция, которой часто пользуются аналитики в PIX BI, ведь это очень удобно: экспортировать таблицы в различные форматы, такие как Excel, PDF, CSV или в картинки. Это позволяет легко делиться своими результатами с коллегами, сохранять их для будущего анализа или интегрировать в отчеты.

А еще в PIX BI можно таблицу, как, впрочем, и любую диаграмму, вставить интерактивно в веб-страничку, где она будет демонстрировать данные в нужном месте и в выгодном свете.

Вывод ключевых метрик: отображаем ТОП-значения

И наконец, вывод ТОП-значений. В ситуациях, когда нужно быстро определить, какие элементы (а может, и люди) работают лучше (или хуже) остальных, эта функция становится незаменимой. Вы легко настроите систему так, чтобы она автоматически показывала наилучшие и наихудшие показатели по вашим ключевым метрикам. Это помогает сосредоточить внимание на действительно важных аспектах, которые требуют вашего внимания.

Представьте, как вы открываете отчет и видите, что определенный продукт стал хитом продаж, а другой, наоборот, начинает терять популярность. Это позволяет вам быть на шаг впереди и оперативно реагировать на изменения в работе или бизнесе в целом.

Суперсила таблиц: настройка и визуализация без кода

Напоследок пришло время рассказать о главной силе таблиц в PIX BI. Конечно, это наш непревзойденный Конструктор! Кто сказал, что работа с данными должна быть скучной? С Конструктором вы сможете проявить свой креатив и реализовать свои аналитические идеи!

Конструктор — это не просто функция. Это такой мощный инструмент, который позволяет добавлять и убирать столбцы категорий и расчетные показатели по вашему усмотрению. Так вы можете настроить рабочую область под конкретные задачи и предпочтения, менять форматы данных, суффиксы, разрядность, цвета шрифтов и фона. И все это без включения режима редактирования (который обычно неподвластен обычным пользователям), а интуитивно и просто.

Добавить новый расчетный показатель, например, изменение возвратов или коэффициент конверсии? Легко! Или, может быть, убрать лишние столбцы, чтобы сосредоточиться на наиболее важных метриках? Просто сделайте это с помощью нескольких кликов. Мне нравится, что Конструктор таким образом помогает структурировать и объединять разнородные данные так, как вам нужно, и настраивать таблицы «под себя».

Изучение данных в разных разрезах

Еще немного про Конструктор и его возможности. С ним легко исследовать множества данных в самых разных разрезах, ведь в данных скрываются инсайты, которые могут быть не видны на поверхности океана. Но если «занырнуть поглубже», можно вдруг обнаружить ошибки или аномалии, а затем дать ценные рекомендации по оптимизации процессов и повышения эффективности бизнеса. Например, незаметные тенденции, которые скажут о потенциальной проблеме раньше, чем она станет видна в общих отчетах.

Другими словами, на дашборде в PIX BI вы не только показываете ситуацию, но и проводите диагностику: почему отклонился тот или иной показатель? действительно ли это тренд или статистическая погрешность? Да сколько еще вопросов можете вы встретить на тернистом пути исследования данных…

В общем, Конструктор — это не только инновационный подход к работе с данными, но и, при умелом применении, ключевой элемент успех любой аналитической работы. Никаких ограничений: изучайте, анализируйте и превращайте данные в ценные инсайты!

 Итак, немного практики: советы по работе с таблицами в PIX BI

Давайте попробуем сформулировать рекомендации по работе с таблицами и разберем распространенные ошибки, которых стоит избегать.

Что важно помнить при работе с таблицами:

• Структура таблиц: Начните с разработки четкой структуры вашей таблицы. Заранее определите, какие столбцы вам нужны, и убедитесь, что они логично организованы. Это поможет вам избежать путаницы в данных и быстрее находить нужную информацию.

• Используйте фильтры: Не пренебрегайте возможностью фильтровать данные. Это позволит вам сосредоточиться на конкретных аспектах информации и легко выявлять ключевые тенденции. Настройте фильтры так, чтобы они отображали только самые важные вам данные.

• Применяйте условное форматирование: Используйте условное форматирование для визуального акцентирования важных значений. Это станет настоящим помощником при анализе данных, так как вы сможете быстро идентифицировать отклонения и аномалии.

• Регулярно обновляйте данные: Поддерживайте ваши таблицы в актуальном состоянии, обновляя данные на регулярной основе (напомню, что в PIX возможно обновление данных по расписанию). Это поможет выявлять более свежие тенденции и избежать использования устаревшей информации в отчетах.

А теперь о наиболее распространенных ошибках и как их избежать:

• Игнорирование структуры данных: Одна из самых частых ошибок — это недостаточное внимание к структуре таблиц. Не поддавайтесь искушению просто завести все данные в одну таблицу. Разделяйте информацию по категориям, используйте Конструктор, чтобы облегчить навигацию.

• Отсутствие документации: Не забывайте документировать ваши действия и настройки. Это особенно важно, если над проектом работают несколько человек. Без четкой документации потеряется понимание того, как были устроены таблицы и какие метрики использовались.

• Неполное использование расчетных показателей: Часто аналитики не используют весь функционал расчетных показателей. Убедитесь, что вы исследуете все возможности встроенного языка формул PIX Meta, чтобы извлечь максимальную ценность из своих данных. Не бойтесь экспериментировать с разными формулами и параметрами!

• Пренебрежение проверкой данных: Не забывайте проверять данные на наличие ошибок и аномалий, особенно если вы получаете их из внешних источников. Регулярная проверка и очистка данных помогут избежать неточностей в отчетах и сделают вашу работу более надежной и качественной.

Следуя этим рекомендациям и избегая распространенных ошибок, вы сможете оптимизировать свою работу с таблицами и повысить общий уровень аналитики. Практика — это лучший учитель, поэтому не бойтесь экспериментировать и находить самые эффективные способы работы с вашими данными!

Заглядываем в будущее таблиц в PIX BI: новые функции и возможности

И что же насчет перспектив? Как я уже отметил выше, работа с таблицами и сводными данными постоянно развивается. Важно не только быть в курсе текущих возможностей, но и смотреть в будущее, чтобы успешно адаптироваться к новым требованиям и функционалу. В этой части расскажу про несколько перспективных функций, которые планируется внедрить в ближайших версиях PIX BI для повышения удобства и эффективности работы с таблицами.

1. Настройки расчета итогов для каждой меры

Актуальной тенденцией в работе с таблицами является возможность настройки итоговых значений для каждой конкретной меры. Это позволит более гибко управлять ими. Например, устанавливать разные функции для итогов: суммирование, среднее, максимум, минимум и так далее. Такой подход обеспечит гораздо больше контроля над анализом данных и позволит пользователям адаптировать таблицы под свои нужды.

2. Возможность скрывать шапку сводной таблицы

Еще одной ожидаемой функцией является возможность скрытия шапки сводной таблицы. В некоторых случаях, особенно при подготовке отчетов для презентаций или интеграции в другие документы, наличие лишних заголовков может быть избыточным или даже мешать восприятию информации. Введение этой опции позволит пользователям настраивать внешний вид своих таблиц и фокусироваться на самих данных, а не на их оформлении. Это повысит гибкость представления информации и сделает отчетность более чистой и понятной.

3. Экспорт сводной таблицы в «плоском» виде

Наконец, ожидается внедрение опции выбора при экспорте сводных таблиц в Excel: в виде функциональной сводной таблицы или же в «плоском» виде. Такой экспорт упростит дальнейшую работу с полученными данными и обеспечит более высокую степень совместимости с другими инструментами.

Подводя итог, скажу, что в мире BI-систем есть множество возможностей, которые позволяют вам не только эффективно обрабатывать данные, но и делать это с удовольствием. Учитесь правильно использовать таблицы и их функционал, чтобы прогрессировать в аналитике. А если появились вопросы про работе с таблицами, то задавайте в комментариях, буду рад вам ответить!