Привет! Я Артём Домнин, совладелец маркетингового агентства Eternity Digital. Мы с сооснователем Ильёй Новожиловым и коллегами ведём бизнесы клиентов на Авито и Ozon. Сначала фиксировали данные в эксель-таблице. Потом решили, что пора поработать «по-взрослому» — попробовали крупную систему для бизнеса и сильно пожалели об этом.
Поделюсь опытом, рекомендациями и чек-листом по выбор сервиса для маркетинговых команд, чтобы вы смогли быстро (и бесплатно) настроить процессы.
Дисклеймер: вы читаете статью в блоге системы управления проектами YouGile, её написал реальный пользователь. Вы тоже можете поделиться своим опытом: дайте знать в комментариях — и мы с вами свяжемся.
Проблема: есть всё — кроме системы
Для начала немного контекста: мы ведём бизнесы клиентов на маркетплейсах. Работаем практически со всеми нишами, причём все сотрудники на удалёнке и живут в разных уголках страны. Я, например, в Сочи, есть ребята из Питера, Нижнего Новгорода, Иркутска.
Офиса как точки контроля нет, а проекты идут параллельно. В таких условиях особенно важно видеть, кто и над чем работает, на каком этапе находится сделка и где возникают задержки. Управлять командой неудобно, когда ведёшь процессы вручную: продажи в таблицах, задачи в чатах, отчёты где-то на задворках гуглдоков.
Пока клиентов немного, это не критично. Но когда проектов становится десять, пятнадцать, двадцать — начинаются вопросы.
Вот лишь некоторые из них:
кто из сотрудников перегружен, а кто простаивает;
на каком этапе сделки и кому из контактов нужно напомнить о себе, чтобы не потерять продажи;
как собирать информацию для отчётности;
почему сотрудники уточняют одни и те же вводные по нескольку раз.
Так что в какой-то момент я решил: пора собрать всё в одной системе. Мы выбрали известную систему, назову её «Сервис X».
Мы оценили, что здесь реально можно практически всё: фиксировать сделки, контролировать задачи сотрудников, видеть общую картину по проектам и управлять удалённой командой. В общем, на словах «Сервис X» выглядел идеально. Казалось, что достаточно один раз всё настроить — и дальше система будет работать на бизнес, а не наоборот.
Как бы не так.
В системе ничего нельзя было менять самому. Нужно добавить новый этап воронки — обращаемся к специалисту. Поменялись вводные по проекту — вносим правки через подрядчика. Даже для корректировки отчёта требовалась доработка системы.
Любая новая идея превращалась в отдельную задачу по настройке самой платформы. Мы тратили больше времени на обсуждение того, как должна работать система, чем на управление командой.
И с этим надо было что-то делать.
Решение: попробовать бесплатную систему для малого бизнеса
После опыта с «Сервисом X» стало понятно: нужна инфраструктура, которую можно настраивать и менять самостоятельно. Без интеграторов, отдельного бюджета на каждую доработку, или ощущения в духе «одна ошибка — и ты ошибся».
Я вспомнил, что на одном из проектов уже пользовался YouGile как таск-трекером. Тогда он показался удобным: простая логика, канбан, чаты внутри задач. Ничего лишнего.
Решил не делать глобальный переход. Просто завёл первый проект и начал переносить туда текущие задачи. Создал первую доску, разнёс задачи по этапам, назначил ответственных — и уже через день стало понятно, кто чем занят и где узкие места.
Как прошёл первый запуск
От регистрации до полноценной командной работы прошёл один день. Я сам настроил структуру досок и перевёл туда все рабочие процессы.
У каждого сотрудника в работе несколько клиентов, поэтому я разделил задачи по ответственным. Для каждого коллеги создал отдельную доску — так он видит только свои задачи и не отвлекается на чужие.
Структура такая:
Общие задачи — операционная работа, не связанная напрямую с клиентами: разработка новых механик продвижения, планёрки, обучение.
Клиентские задачи — отдельные колонки под каждого клиента, а карточки внутри — конкретные поручения по его аккаунту на маркетплейсе.
Внутри задач активно пользуемся чек-листами и списками — они помогают ничего не забыть.
Вот пример доски одного из сотрудников:
Команда втянулась быстрее, чем я ожидал. Я не проводил обучения. Просто скинул ссылку и сказал: теперь работаем здесь. Сначала, конечно, по привычке что-то писали в чате. Но когда стало понятно, что задачи в трекере не теряются и их проще контролировать, команда постепенно переехала туда сама.
Удалёнка перестала ощущаться как проблема. Раньше, чтобы понять, что происходит по проекту, я писал сотруднику в личку, и ответ мог прийти через час — а то и на следующий день. А если человек был в офлайне, я просто не видел статус задач. Просрочки обнаруживались уже на планёрке.
После того, как мы перенесли задачи в таск-трекер, стало сразу видно, что в работе и что ждёт согласования. И только после того как мы навели порядок в задачах, я начал думать о следующем шаге — ведении продаж в YouGile.
Как запускали CRM-проект
Когда задачи наконец перестали теряться, я поймал себя на простой мысли: у нас в системе есть всё, кроме самих сделок. Продажи по-прежнему жили отдельно.
И тут мне подсказали, что в YouGile можно вести и CRM. Решил — почему бы не попробовать?
Выстроили воронку продаж по такой структуре:
первичное касание — контакты с потенциальными клиентами;
активные сделки — клиенты, с которыми мы начали работу;
пролонгации — сделки, по которым планируем допродажи.
Удобно, что в карточках сделок сразу можно назначить дела менеджеру — после того, как ввёл коллегу в курс дела.
После закрытия сделки каждый проект передаётся в работу маркетинговому отделу.
Как работаем сейчас
Ведём в YouGile внутренние сделки агентства и операционные задачи по каждому проекту.
Мы сознательно развели отделы по разным доскам: отдел продаж работает в CRM-проекте, затем передаёт задачи маркетинговому отделу на его доску. Так процессы в разных командах не пересекаются, а сотрудники не перегружаются из-за лишних данных.
Чтобы точно ничего не упускать в работе, настроили автоматизации. Например, перенос карточек по строгим этапам. Так задача не может перейти в работу к маркетингу, пока её не согласуют в отделе продаж. После согласования она автоматически перемещается дальше — сотрудникам не нужно вручную отслеживать этот момент.
Планируем перевести рабочую коммуникацию в мессенджер YouGile, когда телегу и WhatsApp окончательно заблокируют.
Во многом система нам нравится: у неё понятная логика, доски можно легко настроить под себя. А если вдруг есть вопросы, поддержка всегда поможет.
Ложка дёгтя тоже есть, как и везде. Вот нюансы, которые я заметил:
Нет автоматического создания сделок из Авито и телефонии. Можно автоматически сформировать карточку клиента, но продажу нужно вносить в CRM вручную.
Настроек прав слишком мало для нашей команды. Да, в YouGile можно настроить видимость проектов. Но мне бы, например, хотелось, чтобы часть сотрудников видела только задачи в CRM, а не стоимость услуг. Чтобы защитить чувствительные данные, приходится дублировать сделки: так отдел продаж видит всю информацию, отдел маркетинга — только задачи.
Всё это не критично для нас на данный момент, но влияет на скорость масштабирования. Впрочем, главное, что у нас есть единое пространство для контроля.
Результат: работать стало в разы проще
Мы не фиксировали точные показатели «до и после», поэтому не можем сказать, что продажи выросли на X% или сотрудники адаптируются вдвое быстрее. К тому же за последние полгода менялся состав команды — им просто не с чем сравнивать работу в системе.
Но есть изменения, которые невозможно не заметить на практике.
Во-первых, стало проще управлять процессами. Понятно, на каком этапе находится каждая сделка и кто за неё отвечает. Мне не нужно вручную сводить данные из таск-трекера, таблиц и чатов — вся операционная работа собрана в одном месте.
Во-вторых, ускорился запуск проектов. После закрытия сделки задачи по упаковке и подготовке клиента сразу переходят в работу — достаточно передать карточку на доску маркетинга. Команда понимает структуру и этапы, не нужно пересылать вводные по несколько раз и уточнять, кто что делает.
В-третьих, у нас сформировалась полноценная база клиентов. Раньше данные были разрозненными, сейчас история работы по каждому проекту сохраняется внутри системы.
Как видите, главное изменение — не в «росте», а в управляемости.
Отдельно — про деньги.
Мы не стремились сэкономить любой ценой, но в итоге инфраструктура получилась легче. В среднем крупные CRM обходятся бизнесу в 70 000–100 000 ₽ в месяц с учётом внедрения и поддержки.
У нас вся цифровая инфраструктура агентства укладывается в 10–15 тысяч рублей. В эту сумму входят:
телефония;
VPN для команды;
подписки на ИИ-сервисы;
инструменты для дизайна.
YouGile полностью бесплатный для команд до 10 человек — у нас именно столько сотрудников. Платить нужно будет только Wazzup за интеграцию с мессенджерами, мы как раз собираемся её подключить.
При этом мы не закладываем бюджет на внедрение и обслуживание. Систему настраиваем сами, под свои процессы, и можем менять её в любой момент.
И, пожалуй, самое важное. Если бы я снова запускал бизнес, то с первого дня собирал бы всю инфраструктуру в одном месте — задачи, сделки, коммуникацию и историю работы с клиентами. Не пытался бы «поработать на коленке», а потом экстренно всё перестраивать.
Потому что, как показал наш опыт, порядок в процессах даёт больше, чем самая «мощная» система на рынке.
Чек-лист: на что обратить внимание при выборе системы
Если бы мы выбирали сервис заново, ориентировались бы на несколько критериев:
Можно ли запустить процессы в день подключения? Если нет, вероятно, придётся заложить бюджет на помощника.
Понимает ли команда логику без длительного обучения? Здорово, если да — это знак, что сотрудники быстро привыкнут к сервису.
Видно ли ключевые показатели за несколько кликов? В идеале, на поиск отчётов должно уходить не больше пяти минут — иначе сверка данных будет отнимать всё свободное время.
Учтена ли полная стоимость владения — включая внедрение и доработки? Зачастую сервис на бумаге кажется недорогим, а потом выясняется, что нужно доплачивать за интегратора, модули, API: всё это важно проверить заранее.
Отмечу: никакой сервис не спасёт тех, кто игнорирует экономику проекта. Поэтому важно сперва научиться учитывать все доходы и расходы — и только потом масштабироваться. Ни одна система не заменит финансовую дисциплину.
Расскажите, а как вы ведёте процессы в компании?
